浅谈我厂OA系统存在问题及改进对策

浅谈我厂oa系统存在问题及改进对策

我厂的办公自动化系统（oa）自2001年7月份正式运行以来，至今已经3年多了。oa系统的运行，既保留了传统的日常办公程序，又改进了工作方法，在实际的应用中取得了一定的成效。但随着社会的发展和管理理念的更新，oa系统不适应企业发展新形势需要的弊端日益突出。

一、oa系统中收发文管理存在问题及对策。

（一）发文管理的现状及需完善的方面。

1、发文流程使用现状。oa系统中收发文管理将过去的手工传文上升为电子传文。现在我厂的发文流程是起草、部门领导核稿、文字审核、领导签发、编号、排版打印、用印、封发、归档8个环节，电子发文与手工发文最大的提高：一是在文件的核稿过程中，可以通过电子邮件进行修改，减少文件的流通时间；二是在几分钟之内，可以将已经形成的文件同时传送给所有需要阅办和阅知的人员，文件的传送及时、迅速，大提高了工作效率；三是文件不用再印制，节省了大量的纸张、耗材等费用。发文流程是oa系统中的重要模块，目前基本所有的发文都在网上下发，所有管理人员均可以熟悉使用，近几年各部门纸张费用大幅度降低，文件、材料的网上传送实现了规章制度、企业标准在全厂的共享。

2、当前oa系统中发文管理存在的问题及对策。社会的发展日新月异，企业的发展必须是与时俱进才能与社会的发展保持同步。2002年我厂进行了贯彻质量、环境和职业安全卫生标准体系，于2003年11月12日，环通认证公司给公司颁发了质量管理体系iso9001、环境管理标准体系iso14001以及职业安全卫生管理体系oshms的认证证书。在贯标过程中，我部门在文件控制程序的会审过程中，发现了oa系统发文管理的不足，一是企业发文传送到的用户，流程无法进行用户是否打开有关文件的跟踪，文件管理人员也不知道文件送过去后，使用人员是否查看；二是没有作废文件标识或作废文件专栏，作废文件与现用文件无法分开，也无法在文件上加注作废标识。三是已归档文件仍在发文界面上出现，程序设计不太合理。四是当前oa系统中档案借阅流程不符合我厂档案借阅常规，审批手续不全。对策：1、重新进行发文程序设计，增加文件阅知人员填写意见栏，增加作废文件识别标记或增加作废文件项，可以将作废的文件移到作废文件项。2、档案借阅拟定流程为：借阅人——本部门领导审核——厂办审核——主管领导签批——档案员——借阅人

二、oa系统中收文管理存在问题及对策

oa系统中收文的管理基本能够满足现在文件运行的需要，收文的程序是：登记、拟定、送签、传送、传阅、整理、归档7个环节，实际使用中存在的问题是：1、在进行收文登记时，无法将图像类的文件直接引用，需要粘贴到word内才能使用，看的效果不如直接引用效果好。2、当收文处理到传阅状态时，文件管理人员按照领导指示送相关的厂领导阅示或阅办时，办理的厂领导可以有将文件直接删除的权限，将此权限取消时，厂领导又无法办理文件。

对策：按我厂工作需要，修改相关程序。

三、oa系统中邮件管理存在的问题及对策

我厂明确规定了在oa系统中的邮件用用途是：传送用因工作需要的非正规材料。但是在应用中发现，有些邮件虽然没有必要行文下发，但确属重要的生产资料、工作方案等企业内部重要资料，但是邮件在传送过程中，既没有流程跟踪，又无法长期保存（拆离保存时，将无法将领导指示一并保存）。因此，重要材料发邮件时无法实现痕迹管理。

对策：希望对邮件进行分类，可分为一般邮件或重要邮件。一般邮件不用进行流程跟踪。重要邮件必须进行起草人登记、领导审核（可签发意见）、二次整理、封发有关人员办理，实现流程跟踪，同时控制起草人权限，经领导批示后不得删除。

oa系统也需要随着企业的发展而不断完善，我厂自2002年2月份oa系统升级以来，基本流程一直保存到现在，期间虽然进行了一些小的变动，但有些实质问题始终得不到解决。由于我厂使用的oa系统，属他人开发技术，我厂的信息管理员无法进行修改，因此，在贯标、标准修订和业绩评估等工作中，所提出的文件处理方面的问题目前无法解决，但是若直接将已作废文件从oa系统中删除，将造成电子归档文件和纸质归档文件不一致的情况，给档案管理造成一定的混乱。

随着使用oa系统时间的延长，存在问题引发的矛盾会越来越多，oa系统的内文件的管理会越来越不规范，希望企业考虑尽快将oa系统升级，使oa系统能够随着企业的发展而不断改进和完善。

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