档案信息资源在深化医院改革中的重要作用

    长期以来，在以医疗为中心的医院管理中，档案工作由不被重视、缺乏科学规范的管理，到近年来通过开展档案目标管理的评审，使档案管理逐步走向规范化、制度化、科学化和现代化，成为医院管理工作的一个重要组成部分。医院档案工作部门要适应卫生改革的要求，有效服务于医院管理及各项工作，就必须从医院工作性质入手，以服务于医院全面工作为宗旨开展档案业务建设，提高整体水平，促进自身发展，让档案信息资源在深化医院改革、建设文明行业、提高医疗质量中发挥重要的作用。

1　树立档案工作讲求效益的观念
医院档案工作人员要适应市场经济的需要。一是要树立档案工作的动态观。医院档案工作的发展是动态的，在档案管理中档案人员要改变“管理就是保管”、“坐等上门”、“闭室自守”的传统观念，围绕医院各项工作需要，积极主动提供利用档案。二是要树立档案工作的时效观。医院参与医疗市场竞争，档案人员要树立效率观念，在档案提供利用工作中，及时、准确地为利用者提供档案，为医院竞争出力。三是树立档案的价值观，医院档案人员要充分认识档案的价值和作用，特别是要认识到医学科技档案就是潜在的生产力，一旦发挥作用，就能为医院乃至社会创造效益，更主要的是服务于患者，提高广大人民的健康水平，努力开发档案信息资源，为医院创经济效益服务。

2　增强法制意识，完善制度建设
随着我国社会主义法制化进程的不断深入和发展，医院作为和人民群众的切身利益息息相关的特殊行业，依法行医、依法管理已经成为该行业的行为准则。无论从医学方面的学术研究、科技交流，还是到医院的行政管理、法律纠纷，无不依赖于医院的档案管理工作，所以，必须高度重视医院档案的依法管理工作。医院档案部门在促进档案业务建设过程中，应抓住国家加强法制建设这个契机，在档案工作中认真抓好《档案法》及实施办法以及相配套的有关档案工作的行政法规、条例的实施。要适应卫生体制改革的发展，医院档案部门在认真执行国家档案局、卫生部《医药卫生档案管理暂行办法》、《医学科学技术档案管理办法》的前提下，联系卫生改革实际制订本单位的规章制度体系，将档案工作诸环节通过科学的规章规范，使医院各类档案管理工作有法可依，有章可循。
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3　夯实档案业务基础
随着社会“信息时代”的到来，医院管理日趋规范化，导致了大量文件的产生；计算机和网络技术的广泛应用，产生了越来越多的电子文件；医疗保险制度改革的实施和医保专门档案的数量日益增多，导致医院档案内容不断更新，数量日益增多，因此，档案部门必须做好业务基础工作。一是扩大档案材料的收集范围，进一步完善归档制度，积极做好各门类、各种载体档案材料的收集归档工作，防止档案材料的流失，丰富馆藏。二是搞好档案材料的价值鉴定工作，医院要成立档案鉴定领导小组，对超期保管的各类档案进行鉴定销毁工作，分清玉石，保证馆藏档案的真实、完善、精练，有实用价值，优化馆藏。三是搞好档案材料的整理工作，提高案卷质量，对形成的档案材料要按照医药卫生档案分类方案进行基础的分类、组合、排列和编目，组成有序体系便于提供利用。四是完善档案检索工具体系，满足医院各方面对开发利用馆藏档案的需要。

4　档案工作者要养成良好的工作作风和研究习惯
在医药卫生体制改革的条件下，医院档案工作面临着范围广、内容新、任务重、责任大的挑战，这就要求档案工作者不仅要加强自身修养，狠抓业务水平的提高，还要积极参加学术研究和学术论文写作。研究能力的提高可使档案人员能敏锐地发现工作中存在的问题，及时总结经验，更好地将档案理论应用于工作实践。坚持进行学术研究和论文写作，积极参加档案学术活动，必将有利于专业人员的理论水平乃至各方面综合素质的提高。档案人员理论水平和研究能力的提高，除了专业学习时形成的基础外，主要是靠在工作实践中不断钻研和积累并结合工作实际进行自学和业务进修，不断开动脑筋，用新的思维方式开拓视野，吸收新知识，并结合自己从事的专业工作形成合理的知识结构，不断地把知识转化成工作能力，为医院档案工作的发展和研究打下基础。

5　管理思想的现代化是实现档案管理现代化的关键
随着科学技术和经济的发展，医院各方面管理对档案信息的需求有增无减，而且要快速、准确、系统地提供。医院档案部门必须改进档案管理手段和方法。首先，编制检索工具要做到科学、适用，切忌盲目追求数量而搞多、滥、杂；其次，在一个单位内编制何种检索工具，建立何种检索工具体系，都必须考虑能否迅速、准确地满足利用者多角度查寻档案的需要。在积极创造条件，利用电子计算机、光盘设备等先进技术管理档案，提高档案信息的储备和检索速度的同时，要加强对档案工作现代化的研究，本着“实用与效能”的原则，选编具有较强针对性的检索工具，确定目标，统筹安排，逐步实施，加速医院档案信息由传统管理向现代化管理转变的进程。
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6　努力开发利用档案信息资源，增强服务功能
有效利用医学档案是医院档案管理工作的目标和归宿。医院档案部门要大力开发利用档案信息资源，为档案利用者提供良好的利用条件和优质服务，满足医院各项工作对档案利用的需求。第一，档案人员不但要搞好常规查档对象的接待工作，而且要加强与医院各管理部门的联系，及时了解医院各项工作的需求，为利用者准确提供档案信息服务。第二，搞好编辑研究选题，提供编辑研究服务。编辑研究材料要紧紧围绕医院当前或长远的医疗技术、科研活动以及各项管理的实际需要，在形式上可以多种多样，如：全宗介绍，专题汇编，文摘题要等，但必须忠于原文才有利用价值。第三，为保证档案材料收集的齐全和完整，搞好跟踪服务。特别对归档难度比较大的科研课题和基建档案，档案部门可采用跟踪服务的办法取得宝贵资料。第四，医院档案管理部门要以开发利用为目标，逐步从“封闭型”向“开放型”、从“保管型”向“参与决策型”转变。档案馆藏由“单一型”向“综合型”方向发展，搞好档案、资料、情报信息的一体化服务，这样可以使医院的各种信息互相补充，互相渗透，构成医院信息的完整体系，使档案室成为信息储藏中心和利用中心。

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