浅谈大型企业集团秘书工作

浅谈大型企业集团秘书工作
            随着经济体制改革步步深入，企业集团如雨后春笋般出现，其间，一批特大型企业集团也应运而生。特大型企业集团的诞生，对秘书工作如何适应新机制、迎接新挑战，提出了新的课题。
            一、特大型企业集团的特点
            1、资产巨大。不少特大型企业集团是在原来就较大的企业基础上联合组建的，强强联合，可谓更“强”、更“大”。其资产一般都高达几百亿，甚至上千亿，在国民经济中占有举足轻重的地位。
            2、规模巨大。特大型企业集团内部子公司成百上千，独立法人数以千计。集团内部各企业、子公司性质各异：有国有企业、合资企业，有集体企业、上市股份公司，甚至还有合作、合伙企业。各企业规模大小不等，有数万人的大厂，也有几百人甚至几十人的小企业、小公司。从地域分布看，有本埠的，也有外省的；有国内的，也有国外的。
            3、经营范围大。集团奉行一业为主、多种
            营的方针，涉猎360行的方方面面。经营范围十分广阔，经营领域十分宽泛。从经营性质看，有经济实体企业，也有商贸营销单位；有服务加工企业，也有高新科技产业；有建筑施工单位，也有金融投资公司；等等。
            4、对外交往面大。每天来集团视察、参观、调研、学习的人络绎不绝。上至党和国家领导人，下至普通市民和在校学生；近至行业内部同仁，远至国外企业巨头；大自团体观摩，小至记者作家采访；等等。此外，集团派往外地、外国进行业务交流、商贸洽谈、学习考察、科学研讨活动的人也不计其数。
            5、在国民经济中的地位重大。特大型企业集团各项经济指标一般均名列同行前茅，其利税水平、产品质量、劳动生产率、科技开发程度等，都在国民经济中起到了“领头羊”的作用。
            6、组织机构庞大。特大型企业集团领导层次多，成员多，领导班子中高学历、高职称、高级专家多。集团内部头绪较多，分工较细，制度严密，行事规范。
            二、特大型企业集团对秘书工作的新挑战
            特大型企业集团的出现，为秘书工作的发展、创新提供了良好的机遇，同时，也传统的秘书工作提出了新的挑战。
            ——对秘书部门的组织体制提出了新的挑战。秘书工作是党政机关日常工作的一个重要组成部分，是机关行使职权、处理工作的一种手段，直接为机关领导工作服务，因而，秘书工作只直接对其所属领导机关负责，直接受所属机关的领导。所以，一般的秘书部门不可能组成一个由上而下的独立系统，实行直接的领导，上级机关的秘书部门对下级机关的秘书部门只实行业务指导。而特大型企业集团则不同，其下面虽然有许许多多独立法人单位，但作为一个集团的整体，应有统一的目标、统一的理念、统一的市场战略、统一的利益格局。各独立法人对外时是相对独立的单位，在内部又是集团成员之一，因此，它既有独立行使职权的一面，又有接受集团控制的一面，由此产生了秘书工作的组织体制。这种组织体制虽然不可能完全实行垂直领导，但也不完全是指导性的，即在集团内部上下秘书部门之间还有一定的指令性。
            ——对秘书部门的工作程序提出了新的挑战。秘书部门条线繁多，每一条线都有固定的工作程序。但在特大型企业集团内部，如果事事按传统的程序办，势必全贻误工作。试想，一条事关企业产品在市场上胜败的信息，如果经过层层秘书部门逐级上报，最后很可能全败走麦城；一份重要文件如果一个个领导挨个传阅，最后看到文件可能已是“马后炮”；一项重要决策的研究，如果层层听取意见，再层层反馈，很可能全错失良机。秘书工作如何适应快节奏、多层次、大范围企业集团的要求，运作程序也不得不进行改革。
            ——对秘书部门的工作范畴提出了新的挑战。服务，从原来的领导层人数不多、相对集中、一地办公，到领导职数增加，工作场地分散，还会有在外地，甚至在国外的领导，怎样做好服务？决策，从原来的相对集中在本行业业务内，到各行各业、领域广泛，如何为领导正确决策当好参谋助手？督查，以往统一的督查要求、标准的时间界限、一致的评判标准已经很难适应各类不同性质企业的现状。
            ——对秘书部门的工作方式提出了新的挑战。传统的捆捆扎扎、收收发发、爬爬格子、摇笔杆子似乎已不太适应大集团的工作要求，学习运用现代化办会设备已迫在眉睫。
            ——对秘书工作者的知识水平提出了新的挑战。一般说来，一个秘书工作者基本应具备三方面知识，即：基础知识、专业知识、相关知识。从特大型企业集团的要求出发，三方面知识都有待大大加强：基础知识要深化，专业知识要更新，相关知识要拓宽。
            ——对秘书工作者的业务技能得出了新的挑战。仅有一方面技能，只会做一种工作是远远不够的。特大型企业集团对市场挑战的灵敏度相对较高，各类问题、各项决策出现的频率尤为快捷，这对秘书的处事能力、应变能力、协调能力、判断能力都是严峻的考验。
            ——对秘书工作者的价值观念提出了新的挑战。特大型企业集团内各部门、各岗位差异很大，待遇也各不相同，有的部门、岗位工资系数高、奖金名目多、出国机率大。相比较而言，秘书整天默默无闻地工作，更需要具备奉献和自我牺牲精神。
            三、特大型企业集团秘书工作运行模式的思考
            关于特大型企业集团秘书工作的运行模式，笔者认为，应着重建立七大机制。
            1、新颖的组织运行机制。在集团一级秘书部门组织体制上，应实行一种既明确双模糊的分工方式。由于特大型企业集团各项工作分工较细，因此秘书部门的工作也必须按专业进行明确分工，岗位、职责、人员必须一清二楚。但是，特大型企业集团又像是一艘游弋在市场经济大洋中的航空母舰，各种不定因素、随机出现的突发性事情极其频繁，如果拘泥于专业分工，势必会出现某些工作的断档，因此，模糊分工势在必行，一专多能、一人能适应多岗位工作是起码的要求。
            集团一级秘书部门与下属单位秘书部门之间既是一种指导性关系，又应有指令性要求。各级单位的秘书部门应围绕本单位搞好服务、当好参谋助手，但集团的规划目标、计划任务、成本效益、队伍稳定等工作，既是集团对下级单位领导的指令性要求，也是对秘书部门的指令性要求。因此计划执行中的过程控制、问题反馈、节点掌握等必须作为督查的重要内容，不可疏漏；重大突发性事故必须按规定及时上报，并列入秘书部门及本单位党政领导的实绩考核。唯其如此，才能确保集团公司总目标的实现。
            2、灵敏的信息反馈机制。信息反馈最基本的要求是横向到边、纵向到底，因此，仅仅依靠下级单位报送信息是远远不够的。集团公司的秘书部门可在公司级层面上，从机关各部室到驻外机构，从政工部门到各业务条线，从专职到兼职等等，广布信息点。在纵向层次上，应在不同级别、不同性质的单位中有选择地设立兼职信息员，进行垂直领导，这些信息员直接对集团秘书部门负责。
            3、强大的决策咨询机制。辅助决策是秘书部门的重要职责。特大型企业集团秘书部门应在辅助决策上狠下功夫。首先，力量配备要加强，可单独建立调查研究室，配备精明强干的人员。其次，工作条件要优化，保证研究人员能参加集团的各类重大会议，能看到应看的文件，并有权力到下属任何单位了解情况、调查采访。再次，决策追踪要细化，即要特别注意不同类型单位在执行决策中出现的各种问题，及时提交领导纠正。
            4、多能的协调服务机制。综合协调，就集团内部来说，重点是领导间的协调、部门间的协调、企业间的协调以及三者之间和各自上下之间的工作协调。就集团外部来说，重点是与政府部门、同行伙伴、新闻媒介、社会团体间的协调，以宣传和推广企业良好形象。服务则应是全方位的。特大型企业集团领导一般配有专门秘书，秘书不仅要安排好领导活动，搞好联络，安排好行住，更应是领导随行的参谋。要善于捕捉领导在不经意场合下发表的见解，发掘里面重要的信息；要关注领导对某些总是的指示精神，带回来跟踪检查落实情况；要关注领导待人接物的习惯，为服务工作的前置性打下基础。
            5、先进的公文处理机制。建立计算机公文处理系统，倡导无纸化办公及无纸化文件输送。可在集团内部各单位、部门及各单位、部门的上下之间开通局域网络，草拟文件、上报请示和报告、制发文件都上电脑操作，减少起草、誊写、打印、装订、封装、邮寄等环节，使各类文件能及时在集团内部的上下左右沟通。
            6、系统的教育培训机制。特大企业集团对高新技术的开发运用，对新兴产业的敏感程度，对国内外同行先进指标的追求，都是走在前面的。秘书的知识更新、技能提高、思路开阔也应跟上前进的步伐。利用大集团优势开设秘书工作岗位培训班，增强秘书工商管理、高新技术、法律条规、资产经营、涉外交往、电脑网络等方面知识的培训，是十分紧迫而必要的。
            7、科学的人才选拔机制。特大型企业集团因其“大”而使秘书部门的工作包罗万象，涉猎
            广泛。在这里工作的同志应是文理精通、内政外交都拿得起的人。因此，一方面要以积极的姿态大力培养合格的秘书人才，一方面要把要岗经过一定时期锻炼的秘书人才输送到各级管理和领导岗位上去，形成一个良性循环系统，使秘书部门不断增进新鲜血液，永葆青春朝气。
            新世纪正敞开大门迎接我们。崭新的天地，广阔的舞台，新世纪的秘书工作必定会展现出更加绚丽多姿的风采！
            以邓小平理论为指导，把办公室工作提高到一个新水平
            一、认真学习全国党委秘书长、办公厅主任座谈会精神，进一步增强用邓小平理论指导办公室工作的自觉性和坚定性
            曾庆红同志在全国党委秘书长、办公厅主任座谈会上的讲话中指导出：“坚定不移地以邓小平理论为指导，是我们做好新形势下党委办公厅工作的根本。”正是在邓小平理论指引下，改革开放20年来，我省党委办公室工作迅速发展，开创了新的局面。政务工作坚持强化参谋职能与保证日常运转并举，为党委提供了有效的政务服务；行政、接待工作坚持加强内部管理和加快基础建设并举，为机关工作和生活提供了有力的后勤保障；干部队伍建设坚持抓提高和抓稳定并举，锻炼出了一支有凝聚力、有战斗力的队伍，为推动全省改革开放和社会主义现代化建设发挥了重要作用。但是，同党的十五大的要注和面向新世纪的需要相比，与各级党委的要求相比，我们的工作还存在不小的差距，有些薄弱环节还比较突出。
            运用邓小平理论的观点和方法公析形势发展对党委办公室工作产生的深刻影响，我们可以看到，随着改革开放和社会主义现代化建设的深入发展，党委办公室工作毁面临难得的历史机遇，也面临一系列新的挑战；既有不进则退的压力，也有乘势而上的动力。概括起来有这么几个特点：一是我省改革已进入攻坚阶段，发展正处在关键时期，维护社会稳定面临着艰巨任务，大事、喜事、要事多，重点、热点问题也多，对办公室的工作水平提出了新的更高的要求；二是各级领导干部年龄结构的改善和知识化、专业化水平的提高，以及驾权复杂局面任务的加重，要求办公室必须尽快增强适应能力，提高工作标准；三是现代科学技术特别是电子技术等高科技的迅猛发展，办公自动化的普及推广，对办公室传统的工作方式、工作手段、工作程序等提出了挑战；四是机构改革的逐步推进，以及市场经济对人的价值观念的冲击，使办公室的思想政治工作和队伍建设出现了许多新情况、新问题，工作难度加大。在这样的新形势、新任务面前，在这样至关重要的历史时期，我们特别需要政治上的清醒和理论上的坚定，要高举邓小平理论伟大旗帜不动摇，进一步增强用邓小平理论指导办公室工作的自觉性和坚定性，在全面把握邓小平理论的产学体系和精神实质的同时，认真学习和领会邓小平同志关于办公室工作的一系列论述，并把这一理论所体现的基本立场、观点和方法贯彻到我们的各项落实江泽民同志对办公室工作的重要指示结合起来，加深理解，融会贯通，为做好新形势下的办公室工作奠定坚实的思想理论基础。
            二、把解放思想、实事求是的思想路线贯穿于办公室工作的各个方面和整个过程，以改革的精神创造性地开展工作
            解放思想、实事求是是邓小平理论的精髓，是我们推进改革开放和社会主义现代化建设的法宝。党委办公室工作要面向新世纪、开创新局面、达到新水平，就要始终坚持以解放思想为先导。新的形势和任务要求办公室着力抓好“四个一”，落实“六个注重”。
            “四个一”是：一要有一种改革创新的精神状态。办公室要为改革服务，同时双要推进自身的改革。邓小平同志说过：不要僵化，要用新脑筋来对待新事物；新问题就得新办法来解决。用新办法解决新问题，并不是完全摒弃老办法，而是要以“三个有处于”为标准，继承好的，创造新的，改造旧的，抛弃不适用的。无论政务服务还是事务服务，都要认真研究改革和发展的新情况、新问题，积极探索新思路、新办法，勇于开拓，不断进取，增强工作的主动性和创造性。二要有一个“争创一流”的工作目标。办公室只有各项工作都走在前头，才会有权威、有地位。省委办公厅要“全国争上游，全省创一流”，各级党委办公室都要自我加压，不断进取，精益求精，争创一流。三要有一条行之有效的工作思路。我们要紧紧围绕党委工作的指导思想和部署，着眼于提高服务质量和效率，走“强化充实政务，搞好搞活事务，提高整体素质”的工作路子，力求参谋服务卓有成效、后勤保障坚实可靠、干部队伍充满活力。各级办公室都应从实际出发，确定一条符合自己实际情况的工作路子。路子一旦确定，就要坚持不懈、扎扎实实地抓下去。四要创造一个良好的工作环境。要十分注意处理好办公室与党委领导同志与各部门、各基层单位的关系，争取各方面、各层次更多的理解、关心和支持。要充分调动每一个人的积极性，形成团结、和谐、向上的工作氛围，这是保证各项工作顺利进行，取得成效的必不可少的条件。
            “六个注重”是：
            一要更加注重抓大事、设大谋。新形势下党委对办公部门的高要求，主要体现为对参谋服务的高要求。办公室要把为党委决策和决策落实提供服务作为服务工作的主体，自觉地紧巾领导思路，努力观全局、谋大事、当高参。为了提高参谋服务能力，可以根据具体情况，确立大政务的工作格局，加强处（科）室之间的沟通与配合，形成大政务服务体系，使政务力量的整体功能得到充分发挥。
            二要更加注重求真务实。办公室有为党委决策提供真实情况的责任，提供情况一定要坚持实事求是。要大力提倡摸实情、说实话、重实效，反对方行不一、敷衍塞责；提倡雷厉风行，反对拖拉推诿；提倡严谨务实，反对自由散漫。形式主义的东西，必须坚决防止和克服。要把“少说空话，多干实事”作为办公室的一个基本信条，变为每个干部职工的实际行动。
            三要更加注重主动服务。办公室要充分发挥主观能动作用，树立强烈的超前意识，提高工作预见性，尽量把问题想在前面，把工作做在前头。对有关问题要早学习、早考虑、早研究、早介入，努力在被动中争取主动。在主动服务中，要摆正自己的位置，把握好参与、参谋与决策的关系，既不畏首畏尾，又不越权代替，做到到位不越位、参与不干预、出谋不决策、协调不包办；既要大胆履行自己的职责，又要有谦虚谨慎的态度，平等待人，协商办事。
            四要更加注重制度化、规范化、科学化管理。党委办公室同样是靠管理出质量、出效率、出效益。现在一些地方反映存在忙闲不均、苦乐不均、“跑冒滴漏”严重等现象，问题就出在管理上。困此，必须把实现制度化、规范化、科学化管理作为当前办公室改进工作的重要一环，作为一项必不可少的基础性建设来抓。要从建立和完善各项工作程序、标准和规范人手，进一步顺内部关系，更好地形成一协凋的工作秩序。特别要实行严格科学的岗位责任制，做到事事有人管、人人有专责，使每一项工作都能落到实处。还要建立公正、合理、严格的考核制度，奖勤罚懒，奖优罚劣，激励先进，鞭策后进，形成有利于每个人发挥聪明才智的良好机制。
            五要更加注重办公自动化建设。办公室工作要面向新世纪、面向现代化，要适应信息社会和领导高效率、快节奏工作的需要。必须用先进的科学技术来武装，加快办公自动化建设。随着计算机在党委办公部门的普及应用，将开创办公部门为领导决策服务的新时代，也将改变一些传统的工作手段和工作方式，给办公室工作带来深刻的变化。各级党委办公室既要量力而行，又要积极创造条件，尽快在办公自动化建设方面有一个大的进展，跟上时代步伐。
            六要更加注重加强党委办公室之间的联系。党委办公室工作要在党委的领导下进步，同时也离不开上级办公部门的指导和支持，离不开兄弟地市的协作和配合。改革开放越深入，党委办公室之间的联系越要经常化、多样化。这方面省委办公厅要发挥枢纽作用；要进一步加强与中办的联系，加强对地、市、县委办公室的业务指导，尽可能多地组织一些培训、考察、研讨、交流活动；同时要扩大与兄弟省市的交往，在交往中沟通情况，交流经验，增进友谊，拓宽视野，增加对中央精神、外部环境和新鲜事物了解的广度和深度，以促进各项工作。
            三、把“关键在党、关键在人”的战略思想落实一办公室队伍建设中去，努力建设高素质的干部队伍
            要把办公室工作提高到一个新水平，加强干部队伍建设是关键，也是当务之急。干部队伍建设总的要求就是曾庆红同志讲话中提出的：忠诚坚定，经得起政治考验；甘于奉献，耐得住艰苦磨炼；廉洁自律抗得住各种诱惑；业务精湛，担得起服务重任。落实这些要求，必须把讲政治放在首位，把全心全意为人民服务的宗旨作为出发点和落脚点，把政治、思想、业务、作风建设全面落到实处，充分发挥机关党组织的战斗堡垒作用和广大党员的先锋模范作用，努力把办公室的干部队伍建设成为能够经受住各种考验，符合新时期党的事业发展的要求，让党和人民满意的队伍。
            要认真开展以“三讲”为主要内容的党怀党风教育。按照中央的统一部署省委决定今年在县以上党政领导班子和领导干部中，用整用精神开展以“讲学习、讲政治、讲正气”为主要内容的党性党风教育，这是贯彻落实党的十五大精神，深入学习邓小平理论，加强领导班子建设，努力提高领导干部素质的一项重要举措。各级党委办公室要按照中央和省委的部署，认真抓好这项工作，切实解决好领导班子、县处级以上干部在党性觉风方面存在的主要问题，特别是那些影响班子整体合力、影响党群干群关系、影响改革发展稳定的突出问题，从而使广大党员干部特别是县处级以上领导干部，在思想上有明显提高，在政治上有明显进步，在作风上有明显转变，在纪律上有明显加强。
            要在党委办公室大力提倡四种风气。一要大兴学习之风。江泽民总书记指出：一个人坚持学习，可以永葆青春；一个党、一个国家大兴学习之风，可以永葆生机和活力。要认真学习民列主义、毛泽东思想，特别是学好邓小平理论，全面地把握理论体系，深刻理解基本观点，掌握科学的世界观和方法论用以指导工作实践。要坚持学习党的路线、方针、政策，还要读一些有关市场经济、金融、现代科技和文秘、法律、历史等方面的书，同时提倡尽可能学一点外语、电脑知识。不仅要勤于向书本学习，而且要向实践学习，向周围的同志学习，不断更新知识结构，拓宽知识面，增强对工作的适应能力。二要大兴调查研究之风。因为我们所处的时代是个正在发生深刻变革的时代，新情况、新观点、新经验、新问题层出不穷，办公室要当好党委的参谋助手，对事物的认识，对工作的谋划，包括文稿起草、信息调研、督促检查等等，就不能一般化、表面化、绝对化，而要有高度、有深度、有独到见解，这就需要调查研究。调查研究的过程就是从理论与实践的结合上探索客观规律的过程，就是集思广益，博采众长，获得真知灼见的过程，就是推动工作不断进步，不断完善，不断从低水平向高水平发展的过程。从一定的意义上说，调查研究的深度可以体现工伯的层次和水平。因此，办公室的同志要养成乐于调查、勤于思考、善于研究的好习惯，秘书长、办公室主任要带头、要牵头，使调查研究在办公室蔚然成风，成为提高工作水平、提高干部素质的一个基本方法。三要大兴钻研业务之风。只有业务精湛，才能担当提起重任。每个干部职工都要有强烈的事业心和敬业精神，刻苦钻研业务，对本职工作所涉及的专业知识要有比较精深的了解。写文章的要以写好的文章为荣，搞后勤的要以摘好后勤为荣，每个岗位上的同志都要以成为本职工作的行家里手为荣。从政务这一块来看，必须着重练好四项基本功：正确运用理论、政策的基本功，文字综合表达的基本功，调查研究的基本功，协调办事的基本功。四要大兴“讲奉献、比贡献”之风。办公室工作的特殊性，要求工作人员能“任人难任之劳，承人难承之重，挑人难挑之担”，因此，办公室的干部职工要继承和发扬不图名利、默默无闻、甘于奉献、艰苦奋斗的传统和作风，比工作不比待遇，比贡献不比享受，以良好的形象和出色的精绩实现自身价值。要大办弘扬正气，形成正确导向，鼓励能干若干的，倡导团结协作的，教育转化不干事的，从而创造一个以无私奉献为荣、以多作贡献为荣的好风气。要严以律己，做到自重、自省、自警、自励，正确看等金钱和物质利益，自觉抵制腐朽思想文化和生活方式的侵蚀，始科保持清正廉洁、勤政为民、艰苦创业的政治本色，为党委机关树立良好的形象。
            要继续重视、关心和支持办公室的工作。各级党委对办公室的工作历来是重视、关心的。但是，从面临的新形势、新任务来看，办公室工作需要各级党委特别是党委主要负责同志的进一步重视、关心和支持。党委领导同志要经常过问办公室工作，了解情况帮助解决实际问题。要加强办公室领导班子建设，把年富办强、德才兼备的同志充实到办公室的领导工作岗位，形成合理的班子结构，既要有熟悉政务事务的“通才”，又要有善办杂事的“杂家”；既要有协助领导谋全局的“参谋长”，又要有管好后勤接待的“事务长”。要改善干部队伍的整体结构，注重加中关键部位和关键环节。当前要注意挑选政治素质好、理论政策水平高、文字功底强的同志充实到文字工作队伍中去，为加强政务服务补充生力军。要在保持办公室队伍相对稳定的前提下，从更好地培养、锻炼干部的角度出发，加大干部交流和岗位轮换力度。要满腔热情地关心干部职工的工作和生活。党委分管领导和办公室领导要经党了解干部的思想、学习、工作和生活情况，坚持“用事业留人，用感情留人，也和适当的待遇留人”，在政策允许的范围内，千方百计解决办公室工作人员的职级待遇和生活等方面的实际问题。要坚持以用人为导向调动人的积极性，重实绩、重实干、重群众公认，做到公平、公正、正派用人。要经常组织开展有益身心健康的文体活动，丰富干部职工的文化生活。同时还要尽可能保证办公室开展工作的经费，努力改善办化条件。总之，要通过扎实细致的工作，充分调动广大干部职工的积极性，使在家心情舒畅，全办以赴地投入到各项工作中去。

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