烟草专卖局办公自动化信息系统建设试点工作情况报告

某市烟草专卖局（分公司）办公自动化信息系统建设试点工作情况报告

四川省烟草专卖局（公司）：

办公自动化信息系统建设是省局（公司）实施企业信息化建设、打造数字化烟草的重要内容之一。根据省局（公司）统一安排部署，某烟草作为该系统建设的试点单位。为此，首先要感谢省局（公司）的信任和关怀。这也给予了我们做好此项工作加倍的动力和热情，使我们有必胜的信心保质保量提前完成试点工作任务。目前，在省局（公司）特别是省局（公司）办公室和信息中心的大力帮助指导下，在杭州某和成都科分院技术人员的密切配合下，在某烟草各级领导的关心支持下，通过我们办公战线和信息战线的共同努力，某烟草办公自动化信息系统建设试点工作已初见成效。现将试点工作情况汇报如下：

一、基本情况

从去年省局（公司）把某作为办公自动化信息系统试点单位以来，我们根据省局（公司）安排，参与了大量的前期准备工作，包括软件开发的招投标会议和到浙江烟草考察学习，使我们对办公自动化信息系统建设有了基本了解和感性认识。考察学习回来后，市局（分公司）办公室负责人向市局（分公司）主管领导和分管领导分别作了专题汇报，随后以某烟办[2003]232号文成立了办公自动化信息系统建设工作小组。在全省系统办公室主任会议后，我们于2004年元月召开了全市系统办公室主任会议，把办公自动化建设作为2004年办公战线主要工作来安排布置，以某烟办[2003]293号文调整了办公自动化信息系统建设工作领导小组，并印发了《某市烟草专卖局（分公司）办公自动化信息系统建设实施意见》（某烟办[2004]10号），明确了指导思想、工作机构，提出分阶段实施计划和具体要求。根据计划，我们于2004年2月23日至29日组织市局（分公司）领导、中层干部和各单位领导在某市计算机学校进行了为期7天的全脱产计算机知识培训；3月20日至28日，又组织市局（分公司）机关和物流中心职工参加了第二批次的培训，所有参训人员都参加了网上考试并取得信息产业部认证的办公自动化职业技术资格证书。同时，各区、市、县局（中心）的培训工作也在全面开展。5月18日，软件开发人员到达某后，我们在18、19日迅速提供了市局（分公司）机关的相关基础资料。5月20日，我们召集各区、市、县单位的办公室主任，携带文头、印章参加需求会议，现场提供人员名单，明确人员岗位，确定门户风格和栏目版块。5月21日至23日，开发人员和信息中心的同志牺牲周末，用3天时间完成初始化工作。5月24日至25日在市局（分公司）机关进行客户端配置和软件安装调试。5月27日，省局（公司）史良全主任和陈晓威主任又亲临某指导督促，给我们提出了殷切希望和要求，进一步鼓舞了我们的斗志。5月31日至6月3日，办公室、信息中心和技术人员一道，分为3个组，马不停蹄地奔赴全市12个单位，用4天时间完成了各单位客户端升级优化配置和软件安装调试工作，同时进行了初步的现场应用培训。6月4日和6月7日，市局（分公司）办公室分别上挂两篇正式发文，按照流程办理并邮送各区、市、县单位，所有单位顺利收文；6月9日，上挂正式收文一篇进行网上处理，每一流程由相关人员顺利完成。这标志着某烟草办公自动化信息系统成功运行。由于某烟草信息化工作有较好基础，加上前期培训准备工作充分，我们基本上从6月4日开始就同步甩开纸质公文，凡是纸质公文都压在办公室，促使大家形成公文网上处理的习惯。6月8日，市局（分公司）办公室、信息中心和软件开发人员召开碰头会，分别提出各自小组在安装和运行过程中发现的问题，梳理总结，形成具体意见提供给技术人员，进行调整、修改、补充、完善。为了进一步促进办公自动化工作开展并完善相关制度，6月15日和16日，市局（分公司）又在网上印发了《关于办公自动化信息系统（OA）推广应用有关问题的通知》（某烟办[2004]118号）和《关于印发〈某市烟草专卖局（分公司）综合办公信息平台（OA）管理办法〉的通知》（某烟办[2004]122号）。6月18日，市局（分公司）根据前期进展情况，召开了各单位办公室主任、应用管理员、系统管理员参加的应用培训，用一天时间详细讲解了门户维护、内容添加、收文流程、发文流程等。6月21日，又举行了市局（分公司）机关的应用培训。至此，通过我们的不懈努力，某烟草办公自动化信息系统的运行终于走上正轨。截止目前，仅市局（分公司）机关顺利实现网上发文23篇，网上收文78篇，比原订计划提前近1个月实现了无纸化办公。市局（分公司）门户和下属12个单位的二级门户日趋成熟，各具特色并得到了充分使用。

二、实施步骤

（一）前期准备。我们的前期准备工作主要分以下四个方面：1、成立组织机构。办公自动化信息系统建设和推广应用工作涉及面广，参与使用人员多，必须有强有力的领导和工作机构。我们经过两次调整，把办公自动化信息系统建设作为“一把手”工程，市局（分公司）局长、经理尹柯同志亲任组长，市局（分公司）其他领导任副组长，各区、市、县单位“一把手”和机关中层为成员。领导小组下设办公室，市局（分公司）办公室王远同志任主任，信息中心龙雷同志任副主任，各单位办公室主任为成员，首先在机构和人员上保证此项工作得到高度重视，得以顺利实施。2、制定实施计划。OA建设千头万绪，必须理顺思路，周密安排，详尽计划。我们通过制定实施意见，明确了指导思想，提出了阶段性工作安排，对相关问题作了严格要求，按计划行事，并注重效率，力争走在时间前面。3、开展全员培训。办公自动化具备全员性、全面性、全程性的特点，和以前单一系统不同，要求人人会用，人人要用。因此培训工作是前期准备的重中之重，也是难点工作。而且，培训要注重效果，务求实效。通过考试获取证书的要求不失为一个较好的方法。4、提供基础资料。办公自动化软件初始化需要完整的基础资料，包括人员名单、岗位确定、权限分配、公文流程、文头、印章、门户栏目及风格等等。我们召集各单位办公室主任现场提供所需资料，共同商定相关问题，效率较高，效果较好。

（二）安装调试。初始化工作完成后，我们先在市局（分公司）进行了安装调试。在门户上添加了部分内容，初步测试了公文流程，感觉该软件较为成熟，决定在全市系统同时铺开。为提高工作效率，我们分为3个组，分赴各单位进行客户端配置和软件安装调试。在安装过程中，也遇到了不少问题，比如计算机内存不足、应用软件版本较低、下载速度太慢等。我们通过加装内存条，改变微机设置，优化升级应用软件等办法尽可能当场解决问题。同时，我们每安装一个单位，都要求办公室主任、系统管理员和应用管理人员全程参加，向他们演示安装过程，把门户和公文流程都走一遍，作为初步的培训。我们也把安装调试的过程，视为学习提高的过程，学到了不少东西。我们用4天时间完成了全市客户端配置安装这一最为艰苦的基础性工作，为全市顺利实施办公自动化创造了良好的条件。

（三）推广应用。我们和软件开发商早已达成共识，前期工作再难是部门和技术人员在做。从阶段性工作来看，最难的还是推广应用。因为OA是全员使用，而每一个使用人员的微机操作水平参差不齐。特别是领导和中层干部如果不能顺利使用，OA推广应用的效果就会大打折扣。收发文挂到网上后，办公室和信息中心人员就一趟一趟地往领导那里、往各个部门跑，随时提醒并协助领导和部门负责人处理网上公文。发文邮送到各区、市、县单位后，市局（分公司）办公室人员不厌其烦地给各单位办公室主任打电话，提醒接收文件。市局（分公司）还制定了领导和中层由相关人员实行网上公文处理“一对一”服务的办法。同时，我们还于6月18日和6月21日分别举行了各区、市、县单位和市局（分公司）机关的应用培训。通过大家共同努力，在较短时间内形成了公文网上处理的习惯，保证了推广应用的顺利进行。

（四）补充完善。在安装调试和推广应用的过程中，我们也遇到了不少问题，既有软件的原因，也有使用的原因。我们发现软件方面的问题，马上提出，技术人员作好记录，迅速进行修改调整，比如外部调用Word容易出错，文件标题过长不能打开正文，门户运行速度过慢等，还有流程的调整、权限的分配、细节问题上的处理等，到现在都得到了较好的解决。在使用方面发现的问题，如果是操作不当引起，就上门进行有针对性的培训和操作纠正，如果是其他原因，则由技术人员负责解决。在此过程中，市局（分公司）办公室、信息中心和软件开发技术人员经常召开碰头会，对发现的问题及时调整、修改和补充完善，使这套软件日趋成熟。

（五）总结提高。市局（分公司）办公室人员自始自终参加了OA试点工作的全过程，这对我们在微机知识、软件应用、操作技能等方面也是一次很好的学习提高机会。在具体操作应用中，结合相关知识，我们也总结出了一些方法技巧。比如怎样正确使用公文自动编号和手动编号，怎样正确使用特送功能从而避免流程的反复。比如外来纸质公文我们采用扫描的方式，以PDF格式进入系统流转，每页文件大小保持在10k以内，在每一个客户端安装了AdobeAcrobat5.0版本的阅读软件。在门户内容添加方面，从商业网站上复制的新闻首先粘贴到记事本上进行过滤处理；在图文并茂栏目上挂图片时，先用Photshpo5.0版本软件进行处理，使图片大小保持在20k以内，避免占用过多系统资源，在HTML在线编辑器上把插入图片大小值改设为600、450，使图片以适宜的大小上挂等等。通过这些应用的总结，提高了我们对软件的使用水平。

三、几点体会

某烟草办公自动化信息系统建设试点工作从技术人员入驻到第一篇正式公文网上流转，仅用了半个月时间，并同步实现了无纸化办公。从目前来看运行正常，效果也较为理想，应该说这是省局（公司）和各级领导大力关怀和高度重视的结果，也是与软件开发人员、市局（分公司）办公战线和信息战线所有同仁的辛勤劳动、无私奉献分不开的。在此过程中，我们也有不少心得体会：

（一）领导高度重视，组织机构健全，部门分工明确，是顺利开展此项工作的前提。办公自动化是打造数字烟草、推进企业向现代化方向迈进的重要内容，对提高企业管理水平和工作效率，从根本上改变传统工作方式具有极其重要的意义。市局（分公司）领导对此高度重视，无论在人员上、在硬件设施上、以及在培训工作上都给予了大力支持，也从精神上鼓舞我们以加倍的热情投入此项工作。领导重视，带头使用，上行下效，为我们应用推广创造了良好的条件。办公自动化建设确定为“一把手”工程后，我们调整健全了组织机构，相关人员纳入工作小组，从而在全市系统形成了人人重视、人人关心、人人使用，以点带面，全面实施的良好局面。而且机构成立之初，我们就明确部门分工合作，各司其职，以办公室为主，各级办公室主任是第一责任人，信息部门提供技术支持，其他部门协同配合。实践证明，办公自动化软件从前期准备到推广应用，办公战线必须要发挥主导作用和主观能动作用，才能保证此项工作顺利实施。

（二）制定周密计划，开展全员培训，做好前期准备，是顺利开展此项工作的基础。凡事预则立，不预则废。办公自动化涉及点多面广，任何环节稍微耽误则难以达到时间进度要求。所以我们预先制定好计划，严格按时间进度执行，各阶段工作任务具体明确，时间上赶前不赶后，有条不紊，紧锣密鼓地开展工作。年初事情很忙，但我们仍然挤出时间进行全员培训，要求大家参加考试，取得证书。把培训工作做在前面，为后期推广应用创造了良好的条件。软件开发人员到达某后，我们迅速交流沟通。他们需要什么，我们就提供什么。在较短时间内根据软件开发需求提供了初始化所需基础资料，确立了相关事项。由于基础资料翔实、准确，软件开发就少有重复，较为顺利。

（三）提高工作效率，具备一支良好战斗队伍，是顺利开展此项工作的重要条件。办公自动化信息系统建设又一次检验了我们办公室和信息中心的队伍。应该说，在整个试点过程中，我们较为注重工作效率，遇事说干就干，雷厉风行，从不推诿拖沓。在这一、两个月以来，加班加点、牺牲周末休息时间对大家来说都是家常便饭。办公室人员、信息中心人员和软件开发人员密切配合、协同作战、状态良好、效率较高。大家不顾奔波忙碌之累，不计牺牲休息之苦，赶在时间前面，保证保质保量完成阶段性工作。实践证明，这是一只特别能吃苦、特别能战斗、特别讲奉献的队伍。有了这种精神，有了这支队伍，具备这种效率，我们的办公自动化建设才有了今天的局面。

（四）加强推广应用，注重实际效果，采用有效方法，是顺利开展此项工作的关键。推广应用是办公自动化建设工作的难点。要真正用起来，要让大家形成网上办公的习惯，绝非一日之功。这既要主观努力，又要形成客观环境。我们采取“一对一”帮助服务的办法，从市局（分公司）领导和中层的应用开始入手。最开始用打电话、跑办公室的方法，象苍蝇一样盯住大家。通过在办督查，看公文到了哪一个环节，就盯住该环节的处理人，上门服务或打电话催促。由于大家微机操作基础较好，十天半月下来就基本形成了公文网上处理的习惯。而且，从第一份公文在网上流转开始，我们就把纸质公文压在办公室，把重要通知、滚动消息都上挂在门户，电话通知大家收看，而不作具体内容通知，从而促使大家及时查看门户和处理公文。具备一定基础后，我们乘势举办了两次大规模的应用培训。培训工作主要由市局（分公司）办公室负责人来完成，结合单位实际，结合公文流转知识，把握重点难点，提醒容易出错的环节，解释可能发生的问题，进行详细讲解。我们感觉这种方式要比单纯的软件操作应用培训效果要明显一些。通过这些工作，我们目前的应用总体较为顺利。

（五）健全相关制度，落实责任到人，全员共同参与，是顺利开展此项工作的保证。在推广应用和试点过程中，我们就把建章立制，实行制度化管理、规范化操作列上了工作日程。印发了《关于办公自动化信息系统（OA）推广应用有关问题的通知》，进一步明确时间进度和培训计划，进行了推广应用安排，实施“一对一”应用服务的办法，对文件扫描、图片处理等作了相应要求。出台了《某市烟草专卖局（分公司）综合办公信息平台（OA）管理办法》，重点对门户栏目维护进行了分工，明确了不同栏目由相关部门负责维护，相应人员上网承办和审批，分管领导进行督查。这样，办公自动化信息平台由办公室负总责，各部门和相关人员落实相应责任，达到全员参与、全员维护的目的，对我们今后门户栏目的维护和基础资料上挂具有很好的促进作用。

（六）不断补充完善，加强交流沟通，促进全面进步，是顺利开展此项工作的有效手段。在安装调试和推广应用中，我们都碰到了这样那样的问题，有些问题还确实让人意想不到，初期存在这样那样的遗漏也在所难免。我们及时拾遗补漏、修改调整。能够发现并解决问题，恰恰说明了我们在不断前进。在实践中遇到的问题和在应用中总结出来的心得体会，我们通过碰头会、通过网上发布消息或通知、通过应用培训等方法，加强上下左右的交流沟通，让大家尽可能多地掌握相关知识，从而带动了全市系统办公自动化建设的整体进步。

四、存在问题和下一步打算

从前期应用实践看，我们遇到的软件中存在的最大问题一是外部调用word容易出错；二是门户在运行过程中不断占用服务器内存而很少释放空间，导致门户浏览速度越来越慢，最终不能正常运行；三是少量文件不能正常打开阅办。从应用方面看，存在的问题一是个别处理人仍对微机和流程操作不熟练、不规范，操作失当，导致下一处理人不能正常编辑；二是由于时间原因，市局（分公司）门户和各区、市、县二级门户各栏目的基础资料有待进一步补充完善；三是简报、要情参考这类文件目前还没有找到理想的流转途径；四是目前基于办公自动化的档案管理系统从发展的眼光看必然走向电子档案，会远远走在地方档案要求的前面并打破传统的档案管理，何去何从，如何取舍，我们还需要省局（公司）的明确指示。

对于上述在软件方面存在的问题，杭州某对办公自动化软件已作了相应的优化调整，目前已基本得到解决。下一步我们将通过实践应用，提高各环节处理人的操作技能技巧，尽可能杜绝操作中存在的问题。我们将根据栏目维护分工，尽快充实完善门户基础资料和相关内容，尽可能地形成具有某特色、内容丰富翔实、美观大方实用、有较高品位和艺术美感的某烟草门户。我们将充分使用好门户的相关栏目，使办公自动化信息系统成为某烟草全体员工办公的平台、交流的平台、汲取各种信息知识的平台。

我们一定会在省局（公司）的领导下，认真贯彻执行省局（公司）办公自动化建设工作安排部署，进一步加强推广应用，做好工作总结，以良好的状态迎接省局（公司）的检查验收，不辜负省局（公司）对某的信任，同时也为办公自动化软件在全省顺利推广做出自己应有的贡献。我们的内心愿望如此，我们的行动亦如此！

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