关于执行《GMCC企业办公管理系统(EOAS)管理办法》的情况汇报
2004年7月27日,为了加强企业办公管理系统的规范化管理,推进系统应用扩展建设和优化工作,确保系统的安全性和稳定性,省公司下发了新的《GMCC企业办公管理系统(EOAS)管理办法》(以下简称“《管理办法》”)。该办法分八个部分对系统的管理进行了全面的规定。针对系统负荷过重的突出问题,该办法第三条规定:“为减轻办公系统的压力,原则上公司各职能部门的管理人员开通OA的办公系统、邮件功能,一线员工(营业、客服人员),不单设个人账号。”、第四条规定:“一类营业厅用户账号总数为5个,其他营业厅为3个,每个营业厅拥有OA办公权限的ID为1个。”
深圳分公司对《管理办法》非常认同。当前,由于服务一线人员迅速增加,申请OA办公权限人员也相应增加;当前不但系统负荷过重,而且用户使用也存在不便。目前深圳分公司正常上班时间OA系统考核指标严重(星期一尤甚)超标,同时同一份公文在OA帐号多的部门处理速度比OA帐号少的部门要慢许多。我们深感OA系统负荷过重的现状亟需改变。但是,由于一线人员数量较大,我们在执行上述《管理办法》第三条、第四条规定时存在难度。经查,深圳分公司当前一线员工的个人账号数已超过了省公司《管理办法》规定的标准,但目前存在的账号数仅仅达到营销、客服部门需求账号数的一半。为此,为了兼顾减轻系统负荷和方便员工工作两方面需要,经与省公司综合部、信息技术中心相关人员沟通,目前我们考虑按照以下原则执行《管理办法》:
1、建议保留深圳分公司在《管理办法》下发前已存在的超额账号。今后,一线员工申请新增OA办公权限时,将进行严格把关,确属工作需要,方予以审批。并且,当人员发生变更时,要及时进行OA账号清理。
2、采取各种措施引导员工改变工作习惯,减轻系统负荷,包括:(1)减少公文量;(2)缩小发文范围;(3)能阅不办(即综合员和部门领导进行公文分发时,能阅的就不用办理方式);(4)倡导利用企业门户的公告栏、待阅信息、QQ等方式进行公司内部宣传等。
以上做法是否妥当,恳请省公司给予指导,并感谢省公司综合部、信息技术中心一直以来的帮助和支持!
特此汇报。
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