浅谈合资企业档案管理存在的问题及对策

合资企业档案形成的背景及存在问题

    由于合资企业的中外合作双方来自不同的国家和地区，其社会政治法律制度不同，文化背景不同，由此而形成的经营理念、管理决策思维、企业行为方式等存在着很大的差异。要想达到双方共赢、和谐发展的目标，就要建立起更加融合、更为合理的管理制度。档案作为一种无形资产，也是国家的宝贵财富，在改革开放的今天，加强对合资企业发展过程中档案的管理，也就是对国家财产的有效保护。

    当前，合资企业档案管理存在比较大的差异，从档案管理工作的现状来看，大致分为以下两种情况。

    一类是无论是在业务工作方面，还是在管理服务工作方面，档案管理都做得较好。这类企业的档案工作一般归属于企业核心部门，由原中方档案人员管理。档案工作的开展基本按照国家规定的各项程序进行，建立明确的档案管理制度，确保档案管理工作协调发展。档案部门做到统一领导、统一制度、统一规划、统一检查指导和统一培训交流，对于档案的收集、整理、登记、分类等工作做得比较规范。

    另一类是档案工作基础比较薄弱。企业不重视档案工作，领导缺乏档案意识，档案工作无人管理或无中方人员管理。企业在日常活动中形成的大量档案均分散保存，档案散失情况严重。

合资企业档案管理存在问题的成因

    导致合资企业档案管理工作出现漏洞的原因主要有以下几个方面。

    首先，因企业性质特殊，在办事流程及日常工作中自主性较大，易造成档案管理政策性失控。如某些项目的审批，合资企业往往是先斩后奏，导致重要文件、审批手续不齐全、不完整，造成档案资料缺失。

    其次，不同投资、文化背景下的合资企业管理理念差距较大。中外合资企业人员构成通常包括来自两国或多国的雇员，复杂的企业文化环境、巨大的文化差异，往往导致企业内部管理的差异。外方的企业管理偏重事前及事中监管，对已办理完成的事件缺乏问责制度，这就大大削弱了档案的原始凭证功能。

    再次，合资企业档案管理人员兼职过多，且大多不具备档案方面的专业知识。合资企业往往不设立专门的档案管理岗位，而采取兼职的办法。由于没有专职的档案人员，极易造成档案分散保存。如某合资公司基建档案归项目负责人员管理，设备归设备使用部门管理，财务档案归财务部门负责。这样的分散式管理体制缺乏有机的联系与制约，造成档案严重流失。同时，档案管理人员的频繁更迭、档案交接手续不完备也是导致档案缺失的重要原因。合资企业人员流动性较大，档案管理人员更换相对频繁，如交接双方没有端正思想、明确责任，无法保证档案交接工作按照规定办理，出现漏洞。

    最后，在合资企业产权变动中，企业和主管部门对档案处置不力造成档案流失。这些合资企业多为一些破产、关停、改制和空壳企业。企业的特殊时期管理较为混乱，对档案也就疏于管理。由于某些人员档案意识较差，在资产与产权变动过程中，主管部门没有把档案处置同企业转制工作同步进行，因此存在问题较多。如某合资公司在关停过程中档案随意堆放；在破产清算过程中会计档案频繁借出，未办理借出、收回手续；企业的设备档案、基建档案已被原企业辞职员工带走；职工调出带走的人事档案没有办理移交手续等，都会给国家、企业造成不可挽回的损失。

企业档案管理主要对策

    加强对合资企业档案工作的宏观管理。根据档案管理法律法规，建立健全与合资企业体制相适应的档案管理制度。档案行政主管机关应加强对合资企业档案工作的管理，使企业档案工作纳入企业管理计划，并依法对其档案工作进行年度考核。档案行政主管机关还应主动了解情况，上门为专兼职档案人员进行有针对性的业务指导，帮助其建立符合合资企业特点要求的档案分类体系，为合资企业档案工作发展提供有效的支持。另外，要加大宣传力度，多渠道、多形式地对《档案法》及其实施办法等法律法规进行宣传。合资企业档案工作能否保持持续稳定的发展，很大程度上取决于各级领导及企业档案人员的法制意识。因此，档案管理部门要加强对企业领导和员工档案法制意识的培养，强化合资企业的依法治档。

    完善档案服务机制。由于合资企业通常由一个或多个外商参与经营，许多外商对我国档案管理的认识不够，对档案的经济价值认识不够，这就需要我们用档案的实用价值来证明档案的重要性。档案直接为利用者带来经济效益是档案实用价值最直接的表现方式。如可通过最快捷的检索途径，把最优秀、最有价值的档案信息传递给利用者，为企业的生产经营服务，使合资企业的管理者认识档案工作、重视档案工作、发展档案工作。

    建设一支稳定、高水平的档案管理人员队伍。档案工作连续性强，档案管理人员需用较长时间才能逐渐适应。因此，从维护档案工作的长远利益考虑，必须保持档案管理人员队伍的稳定。合资企业人员流动性较大，档案工作将受到很大制约。在签订档案管理人员聘用合同时，应附加有关条款，如从事档案管理的人员在离职时需移交全部所管档案，逾期不交或移交不全的后果要写清楚，以免造成责任不清，相互推诿。要严把用人关，注意引进有档案专业知识、有业务专业技能的人才充实到档案人员队伍中。在配备档案人员时，要注重性别、年龄、文化、专业结构层次的比例，采取多种形式加强对档案人员的业务指导和培训，定期组织业务学习，并定期进行考核。对有突出贡献的人员要适当给予奖励，力争留住人才。档案管理工作专业性强，不能作为其他工作的兼职工作来完成，必须设专业岗位对档案进行管理。另外，各类档案均不应散落在各个部门，必须集中存放，专人专管，在使用时认真遵守各项借查阅制度。

    按照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》合理处置档案的流向。合资企业的变动有其特殊性，在不同制度下建立的企业标准是不一致的。这就要求合资双方在签署合资意向时应考虑得更长远、更周密，包括产权变动后的诸多事宜。为最大限度地保全企业的财产，需要做到未雨绸缪，在签订合同之初就把档案工作考虑进去，避免造成不必要的损失。

    另外，要做好交接工作。交接及监督人员要认真履行职责，坚持原则，严格按程序办理。交接双方在监督人员的监督之下认真做好移交、接收工作，做到账物相符，手续齐全，并要在交接文据上注明交接时间、地点和监督人、移交人、接收人的姓名、职务及移交清册、页数等。移交文据一式三份，移交人、接收人各执一份，单位存档一份。交接工作结束之后，移交人、接收人、监督人应在移交文据上签字盖章，并对交接工作负责。

作者单位：山东中烟工业公司济南卷烟厂

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