浅析电算化会计系统的内部控制

    内部控制关系到企业财产物资的安全、完整，关系到会计系统对企业经济活动反映的正确性和可靠性。企业为实现既定的管理目标，必须建立一整套内部控制制度，以保证企业有序、健康发展。企业在建立了电算化会计系统后，会计核算和会计管理的环境发生了很大变化。由于使用了计算机，会计数据处理的速度加快了，会计核算的准确性和可靠性得到了极大的提高，减少了因疏忽大意及计算失误造成的差错。但是，也为企业的内部控制带来了许多新问题。针对电算化会计系统的特殊性，建立一整套适合电算化会计系统的内部控制制度显得尤为重要。

电算化会计系统对内部控制的必然性和特殊要求 

    （一）计算机的使用改变了企业会计核算的环境

    企业使用计算机处理会计和财务数据后，企业会计核算的环境发生了很大变化。会计部门的人员由会计专业人员和计算机数据处理系统的管理人员及计算机专家组成。会计部门不仅要利用计算机完成基本的会计业务，而且要利用计算机完成各种原先没有或由其他部门完成的业务活动，如销售预测、人力资源规划等。随着远程通讯技术的发展，会计信息的网上实时处理成为可能，业务事项可以在远离企业的某个终端机上完成。原先应由会计人员处理的有关业务，现在可能由其他业务人员在终端机上一次完成；原先应由几个部门按预定步骤完成的业务，现在集中在一个部门甚至一个人即可完成。因此，要保证企业财产、物资的安全、完整，保证会计系统对企业经济活动反映的正确性和可靠性，达到企业管理的目标，亟需建立和完善企业内部控制制度。

    （二）电算化会计系统改变了会计凭证的形式

    在电算化会计系统中，会计和财务的业务处理方法和处理程序发生了很大的变化。各类会计凭证报表的生成方式、会计信息的储存方式和储存媒介都发生了很大的变化。由于电子商务、网上交易、无纸化交易的推行，有关交易信息由业务人员直接录入计算机，原先使用的交易必备的各种凭证、单据部分被取消了；原先在核算过程中进行的各种必要的核对、审核等工作，有相当一部分变为由计算机自动完成了；原先以书面形式存在的各类会计凭证开始以文件形式储存在磁性介质上。电算化会计系统的内部控制与手工会计系统的内部控制有较大区别，控制的重点由以对人控制为主转变为以对人、机控制为主，控制的程序也应当与计算机处理程序保持一致。

    （三）计算机的使用提高了控制舞弊、犯罪的难度

    随着计算机使用范围的扩大，利用计算机进行犯罪活动的可能性也有所增大。这是因为储存在计算机磁性媒介上的数据容易被篡改，未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件，复制、伪造、销毁企业重要的数据。计算机犯罪具有很大的隐蔽性和危害性，计算机舞弊和犯罪造成的危害和损失可能比使用手工会计系统时更大。因此，电算化会计系统的内部控制难度大、复杂，要有各种计算机技术手段进行控制。

    由此可见，电算化会计系统的内部控制制度与手工会计系统的内部控制制度相比，控制程序更为复杂，应由职能部门和计算机数据处理部门协同控制。

    随着计算机在会计工作中的普遍应用，管理部门对由计算机产生的各种数据、报表等会计信息的依赖性越来越大。这些会计信息的产生只有在严格的控制下，才能保证其可靠性和准确性，也只有在严格的控制下，才能预防和减少计算机犯罪。

电算化会计系统的内部控制制度 

    （一）系统开发、发展控制

    电算化会计系统的系统开发、发展控制包括开发前的可行性研究、资本预算、经济效益评估等工作，开发过程中的系统分析、系统设计、系统实施等工作，以及对现有系统的评估、企业发展需求、系统更新的可行性研究、更新方案的决策等工作。系统开发、发展控制的主要内容一般包括以下几个方面：授权和领导认可；符合标准和规范；人员培训；系统转换；程序修改控制。

    （二）管理控制

    1．组织机构设置

    企业实现了会计电算化后，应对原有的组织机构进行适当调整，以适应电算化会计系统的要求。

    2．职责划分

    内部控制的关键在于对不相容职务的分离。电算化会计系统与手工会计系统一样，对每一项可能引起舞弊或欺诈的经济业务，都不能由一个人或一个部门办理到底，必须分开由几个人或几个部门共同承担。

    3．上机管理

    企业要对计算机的使用建立一整套管理制度，以保证企业用于电算化会计系统的计算机专项专用。

    4．档案管理

    与电算化会计系统有关的资料应及时存档，企业应建立起完善的档案制度，加强档案管理。

    5．设备管理

    对于用于电算化会计系统的各种硬件设备，应当建立一套完备的管理制度，以保证其完好和正常运行。

    （三）日常控制

    1．业务发生控制

    业务发生控制又称程序检查，主要目的是采用相应的控制程序，甄别、拒纳各种无效、不合理及不完整的经济业务。

    2．数据输入控制

    如果输入的数据不准确，会影响整个电算化会计系统的正常运行。企业应该建立一整套内部控制制度，以便对输入的数据进行严格控制，保证数据输入的准确性。

    3．数据通讯控制

    企业为了防止数据在传输过程中发生错误、丢失、泄密等，而采取内部控制措施进行控制。

    4．数据处理控制

    对电算化会计系统进行数据处理的有效性和可靠性进行控制。

    5．数据输出控制

    为保证输出信息的准确性、可靠性而采取控制措施进行控制。   

 作者单位：河南中烟工业公司驻马店卷烟厂

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