企业档案管理信息化初探

当前卷烟工业企业档案管理现状

    信息化管理落后。当前，大部分企业档案管理已经成为体系，但很多企业多年来一直采用手工操作的方式，对利用计算机来进行档案管理还不适应，在一定程度上造成了档案管理的信息化一直处于比较落后的状态。
    缺乏开发档案信息化所需的人才资源。信息化人才是推进企业档案信息化建设的关键，是企业档案信息化建设的重要组成部分。但目前一些企业的档案信息化人员队伍的整体素质与信息化建设的要求有较大差距，尤其是计算机管理档案的复合型人才严重短缺。
    档案信息网络管理的信息安全受到威胁。与一般信息相比，档案信息材料对保密、安全等方面的要求更严格，而计算机网络系统的开放性、集成性、共享性等特点，使上网档案信息的安全受到了一定威胁。
    针对上述问题，企业须对档案管理的信息化工作做进一步改进，应用数字化原理和计算机网络，对档案资源进行科学合理的配置、开发和利用，以实现档案信息资源的全面共享。

如何搞好档案信息化管理

    档案管理信息化是企业发展的必然趋势。档案管理在实际操作过程中，涉及面广，内容也较多。进行档案管理的信息化工作，要逐步推进，实现档案管理的标准化、数字化和信息化。
    加强基础设施建设，健全档案管理标准和制度。基础设施建设是档案管理信息化工作取得成功的第一步。企业应加强基础设施建设，逐步改善服务条件，使档案管理工作实现标准化、规范化、科学化。为使档案管理能够实现规范化，需建立一套统一规范的管理制度。这样不仅可以对档案的整合带来方便，也可以为档案管理信息系统的开发提供便利。在信息化建设中，可根据档案管理的条例，对档案文件的查阅流程、查阅条件等信息进行设置，以加快信息系统的开发步伐。
    加强电子文件的归档管理。电子文件的归档是档案信息化工作的基础。要注意电子文档的归档和保存、保密工作。为确保电子文件和电子档案的安全保管和有效利用，档案部门应将归档电子文件拷贝至耐久性好的载体上，并且采取一式两套的方法，一套封存保管，一套加以利用。归档电子文件的封存件不得外借。要严格控制电子文件和电子档案的使用权限，正确处理电子文件和电子档案安全保密与实现资源共享的关系。另外，要正确认识和把握纸质文件和电子文件的关系问题，坚持电子文件与纸质文件长期并存的原则，在做好电子文件归档管理的同时，继续做好纸质文件的收集归档工作。
    培养档案管理部门的计算机技术人才。档案管理信息化，离不开计算机信息的管理，这需要企业有一支计算机软硬件、网络建设和维护的人才队伍。培养一批既精通计算机技术，又懂档案管理的复合型专业技术队伍是企业的当务之急。当前，企业可以通过引进与培养相结合的方式调整档案管理人员的结构，即对急需人才和高端人才加以引进，对现有管理人才通过培训等方式进行培养。企业只有建立起知识结构合理的复合型档案管理人才队伍，才能适应档案管理的发展需要，有效解决档案信息开发利用不足等问题。
    确保档案信息的安全管理。确保档案信息的安全是档案部门的重要职责。档案部门要常抓不懈，不断改善档案的保管条件，配备必要的保护设备和现代化管理设备，防止档案的损坏。在加强档案实体安全的同时，要确保档案信息内容的安全，自觉做好档案安全保密工作。另外，应制定相应的档案安全管理体系，以解决档案信息共享与档案保密需求间的矛盾。通过建立相应的技术和制度体系，对档案信息全过程进行管理，以更直接、更有效地解决信息化管理工作中的档案保密问题。

作者单位：山东中烟工业公司青州卷烟厂

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