湖南烟草工业系统办公室工作探析

湖南中烟工业公司与所属长沙卷烟厂、常德卷烟厂合并重组后，湖南烟草工业站在了一个新的更高的历史起点上，对办公室工作提出了新的更高的要求。要做好湖南烟草工业系统办公室工作，就必须适应新形势、新任务的需要，创建和谐、规范、高效、创新的办公室，更好地服务于湖南烟草工业的改革与发展。

　　一、把握工作性质　掌握工作规律

　　根据湖南烟草工业系统的实际，办公室的职能比较多，各单位对办公室职能分工有较大的差异，但主要的、基本的职能是综合、协调、服务、参谋、管理和督查。综合职能重点是做好文字综合、综合信息和秘书工作，充分发挥枢纽作用；协调职能的重点是联系上下，协调左右，沟通内外，增进单位和领导班子的和谐；服务职能的重点是搞好四个服务，即服务中心，服务领导，服务机关，服务基层；参谋职能的重点是围绕中心，服务大局，协助领导班子想问题、出主意、办事情，注重就前瞻性、关键性、全局性的重大问题开展调查研究；管理职能的重点是搞好机关内部的行政事务管理，当好内当家，搞好车队管理，热情周到地服务；督查职能的重点是督促检查各单位和部门对党组重大决策和领导重要指示的贯彻、落实情况。只有履行好了这些主要职能，办公室工作才能把握关键，掌握主动，有所作为。相反，如果大包大揽，势必冲淡这些主要职能，甚至顾此失彼，从而影响单位工作的大局。

　　只有把握好办公室工作的性质，才能更好地掌握办公室工作的规律，提高办公室工作的质量和水平。办公室不同于主管某一方面业务的职能部门，办公室是一个直接为本机关、本单位领导工作服务，承上启下、协调左右的综合办事机构，是上情下达、下情上达的枢纽，代表着机关的形象。办公室起草的每一篇文稿、报送的每一条信息、组织的每一次会议、安排的每一次外事活动，都具有很强的政治性。同时，办公室工作的从属性、服务性决定了其工作的被动性，但被动中却孕育着主动，就是要努力做到在实干之中勤于思索，在忙碌之余善于总结，准确把握办公室工作的规律性，善于变被动为主动。

　　办公室的工作大致有两类：一类确定性的，如会议组织、机要保密、档案管理、文电收发、盖章用印等，对这类确定性的工作只要在总结经验的基础上，制定出规范化的制度，然后照章行事，就能形成有序的运行机制。在日常工作中，对这类确定性工作，不要消极等待，要未雨绸缪，提前准备；第二类是非确定性的，如领导临时交办的任务、应急的事件和突发事件的处理等。对这些非确定性的工作，除了加强预见性外，更重要的是要有灵活应变能力，即工作上要分清轻重缓急，把重点放在抓大事、急事上。要合理运筹时间，做到忙而不乱。要运用分权、分责等办法，调动大家的积极性。这样，即使工作再重、再急、再难，也能做到井然有序，有条不紊。

　　二、加强作风建设　树立良好形象

　　作风建设好坏直接影响到部门的工作效率和形象。办公室工作纷繁复杂，纪律性强，随机性大，时效性高，因此办公室在作风建设方面的要求要更高，风气要更正。每一个办公室工作人员要高标准要求自己，用一流的人格人品、一流的工作态度、一流的工作作风、一流的工作业绩，塑造办公室的良好形象。

　　一是要敬业奉献。办公室工作无小事，而且纷繁复杂，忙忙碌碌，加班加点比较多。因此，办公室工作人员必须要有树立甘于奉献、乐于奉献、甘为人梯、埋头苦干的敬业精神，正确看待名利、对待得失，耐得住清贫，守得住寂寞，稳得住阵脚。要少谋人，多谋事，少说空话，多做实事。

　　二是要实事求是。办公室的同志要重实际、讲真话、干实事、求实效。向领导反映问题，要真实、全面、可靠，决不能以偏概全甚至隐瞒事实真相、弄虚作假，决不能见风使舵、看脸色行事。传达领导的指示，不能含糊其辞，办每一件事都要讲原则、讲规矩、讲程序。

　　三是要密切联系群众。做好办公室工作，必须坚持党的群众路线，一切为了职工群众，一切依靠职工群众。要加强与基层、与职工群众的信息沟通、情感交流，多深入市场、深入车间班组，深入职工群众，听职工群众的呼声，当好职工群众与领导的桥梁和纽带，下情上传，上情下达。尤其是从事信访接待工作的同志要增强群众观念，接待群众上访时要做到“三个一”，即一张笑脸、一张板凳、一杯热茶。

　　四是要谦虚谨慎。越是在领导身边工作，越是领导信任，越要保持清醒的头脑，保持谦虚谨慎的工作作风，潜心做事，低调做人。“把头低下，不代表你没有高度；把腰弯下，不代表你没有脊梁”。要准确理解、领会、把握领导的决策意图和指示精神，认真贯彻落实到位。要牢固树立大局意识，认识大局、把握大局、服从和服务大局。为领导出主意，当参谋，一定要把握好“度”，掌握好分寸。办公室在领导决策中处于辅助和从属地位，不能缺位，更不能错位、越位。要想领导之所想，急领导之所急，要为领导决策提供尽可能多的背景资料，但不能越俎代庖。要积极谏言，但不能瞎掺和。要自觉维护领导同志和领导机关的权威，维护领导班子的团结。

　　五是要加强自律。办公室工作人员要讲原则，讲大局，讲纪律。要坚持公平、公正、公开的原则，处事要出于公心，为人要公道正派。办公室工作中经常接触到党的秘密文件和企业的商业机密，要严守保密纪律，该说的说，不该说的不说，不能跑风漏气、传播小道消息。接待外宾时要严格遵守外事纪律。办一切事情都要遵循勤俭节约、艰苦奋斗的原则，量力而行，精打细算。要进一步加强对公务用车、接待用烟、招待费、会议费等费用的管理，严禁用公款大吃大喝、游山玩水和进行高消费娱乐，决不能以权谋私，以烟谋私，更不能打着领导的牌子为自己办私事、谋私利。

　　三、提高工作效率　增强工作实效

　　效率是企业的竞争力之所在。湖南中烟工业公司由行政管理公司转变为生产经营实体后，直接面对市场，提高系统效率显得尤为重要；办公室作为公司的枢纽，更要切实提高工作效率。办公室工作人员要增强工作的积极性、主动性和创造性，改进工作作风，加快工作节奏，提高工作效率，努力做到“大事小事都要想到，大事小事都要到场，大事小事都要做实”，从而进一步增强办公室工作的实效。

　　一是提高工作效率。要增强工作的主动性，积极适应领导的工作思路，把问题想在前面，把工作做在前头，主动超前做好服务，为领导集中精力议大事、抓全局创造条件。要培养战略思维，发挥办公室作为综合部门的优势，从全局的高度、系统的观点和前瞻的要求来考虑问题，围绕中心工作提出建议。要增强工作的计划性，定期召开工作例会进行回顾总结、布置任务、督促检查，防止“脚踩西瓜皮，滑到哪里算哪里”。要加大协调沟通的力度，确保机关日常工作的高效运转。要学会“弹钢琴”，坚持“中心工作与一般工作相结合”的原则，统筹兼顾，分清主次，分清轻重缓急，坚持做到急事急办，要事快办，特事特办。要提高工作执行力，事前要认真准备，事中要执行到位，事后要跟踪反馈，提高工作整体效率。对领导交办的事项做到雷厉风行，即交即办，能今天办的事决不要等到明天，能马上办的事决不能等一会再办，克服办事拖拉、相互推诿的现象。要及时将工作进展情况、工作落实情况反馈给领导，以便正确做出决策，及时进行调整。要做到事情办完有结果，事情在办有回音。要建立规范的办文、办会、办事程序，严格按程序办事，一级对一级负责，形成高效快捷协调统一的运行机制。要及时报送和处理综合信息，增强综合信息工作的时效性。

　　二是增强团队精神。要加强团队协作，对内加强管理，对外搞好协调，对上对下做好服务。要进一步明确分工，落实岗位职责，对经办的事情负责到底。实行目标管理考评制度，把工作绩效与薪酬分配挂钩。要加强分工合作，坚持分工不分家，积极补位，做到既有分工，又有协同。办公室的同志要互相尊重，互帮互助，互相学习，共同提高。

　　三是提高工作质量。“天下大事必作于细，天下难事必成于易”。办公室的工作事无巨细，每做一件事都要高标准、严要求，无论是办文、办会、办事，都应该尽心竭力，严谨细致，一丝不苟，精益求精，力求完美，来不得半点马虎。对于职责内的工作一定要抓紧抓好，要抓一件成一件，事事有回音，项项有交代，件件有着落。对周期长、费时多的事项，要连续跟踪实施全过程；对时间紧、任务重、难度大的事项，要明确主要责任人，规定完成时间和效果。对职责以外但没有明确部门抓的或职责不明的工作，办公室就是“不管部”，要义不容辞地承担起来，做到机关工作不留空档，保证各项工作的全面推进。具体来讲，信息工作要在及时、准确、全面上下功夫；文稿起草要在胸怀全局、立意高远、准确体现领导意图和紧密联系实际上下功夫；督促检查要在跟踪、主动查办、求真务实上下功夫；公文处理要在制度化、规范化上下功夫；组织协调要在严谨细致、热情周到，确保各项日常工作高效有序运转上下功夫。
　　四是加强制度建设。俗话说“无规矩不成方圆”，湖南中烟工业公司重组伊始，制度建设的任务十分繁重，办公室要在公司制度建设中发挥积极作用。要整章立制，不断使办公室工作制度化、规范化。要按照理论联系实际，将科学管理理论、学习借鉴兄弟单位先进经验与本单位实际相结合的原则，提高制度的科学性、适用性、操作性。要实行删、改、立、废，不断完善制度。在制定制度的过程中，要注重自身的学习与提高。要提高执行力，将制度落实到位，办公室的同志更要模范地遵守公司的规章制度。

　　四、加强队伍建设　提升人员素质

　　做好办公室工作关键在人，对于办公室工作人员的素质要求很全面。

　　一是要有坚定的理想信念。崇高的理想、坚定的信念，历来是推动党和人民事业前进的力量源泉、指路明灯，是接受考验、战胜困难的强大精神力量。办公室的同志要不断加强党性修养，加强自我改造，牢固树立马克思主义世界观、人生观、价值观和正确的权力观、利益观、地位观，忠诚于事业，忠诚于组织，忠诚于自己的信念，以强烈的事业心、责任感，立足本职岗位，创造一流业绩。

　　二是要有较高的政治理论水平。要认真学习马克思主义基本理论，学会运用马克思主义基本原理、立场、观点、方法，认识问题，正确判断形势，准确把握大局，有效参与政务，注重克服思想上的片面性、主观性、绝对性。要坚持用邓小平理论和“三个代表”重要思想武装头脑，坚持用科学发展观统领全局，正确地理解和执行党的路线、方针、政策，与党中央保持高度一致。要善于从政治上观察、思考和处理问题，做到计划安排工作把握政治方向，分析判断形势掌握政治动态，解决处理问题注意政治影响。要坚决执行党组（党委）和领导班子的决定，确保办公室各项工作正确的方向。

　　三是要有较高的道德修养。办公室工作人员要牢固树立社会主义荣辱观，自觉做到“八个坚持、八个反对” ，带头实践“两个至上”的行业共同价值观。要模范遵守社会公德、职业道德、家庭美德，坚决抵御各种腐朽落后思想文化的侵蚀，培养高尚的情操。要“以品立人，以德立身，以言立世”，不争名、不争利、不争功，自觉做到面对名利淡然，面对荣耀超然，面对批评豁然，面对得失坦然。要经受得起各种误解、委屈和挫折，胸怀要宽，肚量要大，真正做到任劳任怨，无怨无悔。要始终做到忠诚老实，切不可弄虚作假，阳奉阴违。要自尊自信，培养独立的人格，砥砺高尚的道德情操，坚持堂堂正正做人，认认真真做事。

　　四是要有较高的综合素质。办公室工作涉及方方面面，因此要求办公室的同志都要有自己的一技之长，以个体的“专”，提高整体的“能”。同时，由于办公室工作的综合性，要求办公室的同志素质比较全面，成为复合型人才，会想、会说、会写、会干。办公室的每一个同志都要培养扎实的文字概括能力，高度的综合分析能力，较强的组织协调能力，勤学善思，多写多练。要掌握基本的公关接待礼仪，能履行公关接待任务。

　　办公室是培养人、锻炼人的部门。新的形势和任务迫切要求办公室的同志克服忙于事务、疏于学习的倾向，坚持把学习放到重要位置，树立终身学习的观念，不断提升自身综合素质，增强做好本职工作的本领。

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