谈谈烟田基础设施建设中的档案管理

编者按：烟基档案是烟基建设工程的重要组成部分，是烟基建设的真实记录，本刊请省局机关专职档案管理员林巧良馆员

　　烟田基础设施建设档案（以下简称“烟基档案”）是烟基建设工程施工管理，检验工程质量、竣工验收的重要凭证；是为烟基建设项目的使用、维护、改建、扩建提供准确、真实、可靠的依据；是为烟基建设项目日后产生的事故处理、产权转移、债务纠纷等提供重要的证据。因此，做好烟基档案管理对我们及时总结烟基建设的经验教训，开展烟基建设的科学研究，指导今后的烟基建设工作具有重要的意义。

　　当前，我省烟基建设项目数量多、投资大、工程量小、工期短、分布广、相应地产生大量的工程项目档案。由于烟基建设专业性强，参建单位多，管理难度大等客观因素，不利于烟基档案的收集、整理、归档。容易造成档案管理滞后于项目建设，做好烟基档案管理应注意以下几个问题：

　　强化责任，建管并重。烟基建设的项目，是一个个看得见，摸得着，实实在在，工程参建各方一致努力，领导关心，社会各界关注，而项目档案，只是一个“软件”，往往容易被忽视。同时承建方考虑更多的是如何抓质量，抢进度，促关键目标的实现等问题，对于工程文件的收集、积累和归档等工作较易忽视，无意识中影响了项目档案的完整与齐全。但烟基建设要实行终身质量负责制，就离不开烟基档案。因此，要从思想上真正重视档案工作，克服重建设、轻管理的倾向。

　　要有专人管理。烟基档案工作的好坏与各级领导的重视密切相关。在人手少的条件下，必须确保一名烟技员或烟基办人员担负起烟基档案的管理，与各参建单位工程技术人员一起负责现场技术文件、工程图纸的积累、收集整理。

　　建章立制，规范管理。要使烟基建设项目各阶段、各部门、单位形成的项目档案规范准确、收集齐全、管理科学，就必须依法制定、健全一整套行之有效的规章制度。明确项目档案的分管领导及各部门职责分工，将项目文件的形成、积累和管理列入有关领导、部门、人员的职责范围或岗位责任制。并对项目档案的形成要求、收集范围、归档时间、整理规范和移交手续等都要有明确的规定，作为企业内部考核的内容之一。

　　要把烟基档案收集齐，整理妥，保管好，利用活，应做好以下几个方面：

　　首先要做好档案人员的培训。目前，烟基建设档案人员多以兼职为主，专业知识有限，势必影响工程项目文件的形成质量和档案整理质量。因此，组织相关人员进行档案业务知识的培训，使他们能尽快熟悉掌握档案业务技能，确保烟基建设档案完整、齐全、准确、系统。

　　档案工作纳入工程合同，为烟基档案提供法律保障。要充分应用法律手段确保工程竣工档案的准确、完整和齐全，在工程合同签订之时，应明确参建各方的档案责任。把项目文件材料的积累、整理、归档，作为合同（协议）的重要内容确定下来，明确参建各方文件材料的形成范围、费用及归档套数，并提出档案质量要求，明确档案权属，使参建各方能够高度重视工程档案的归档工作，并成为参建各方依法执行项目建设的条件，以避免项目档案的原件、原始记录等归档不全。同时，还应当把工程文件材料纳入项目验收的标准范围。

　　材料收集是烟基档案完备的前提。烟基档案要靠平时收集，逐步积累起来的。收集工作没有做好，烟基档案材料则残缺不全，整理工作就不能顺利进行，就不可能有完整、齐全的档案，就会给其他环节的工作造成困难。因此，要从工程项目的立项开始注重抓好文件材料的形成和积累工作，使其能紧跟烟基建设进度，与工程建设同步，才能保证归档文件齐全、完整。

　　相互配合，做好工程竣工验收的档案工作。在项目验收阶段，应加强档案人员与工程技术人员的密切配合，严格把关，按要求对移交来的各施工单位编制的竣工图、文字材料、施工报告进行认真核查，着重检查隐蔽工程验收记录的真实性和工程设计变更单的落实情况，认真查对竣工图及文字材料是否完整、准确，以保证竣工档案的真实性和准确性，使竣工档案在使用过程中，真正发挥凭证作用。

　　加强烟基档案的整理。

　　烟基建设材料的归档范围与时间。烟基档案是指烟基建设项目从提出、建设到竣工验收、投入使用、管理维护的全过程中形成的，应当归档保存的文件，包括受益烟农的申请、村委会决议；项目立项、设计、论证、审核、工程招投标、合同签订、施工、竣工、使用等活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。

　　根据烟基建设项目工程量小、周期短的特点，采用按工程结束时间归档，即一个工程建设结束后，围绕该项目工程所产生的工程文件也相应形成，在这时候把有保存价值的文件系统整理后归档，既符合工程建设活动的自然过程，也易于保持文件的完整，并使归档工作和工程的总结收尾工作相协调。

　　烟基档案的分类原则与方法：烟基档案的整理，就是在对烟基建设过程中形成的文件材料进行完整收集的基础上，按照一定的原则和方法，进行系统的整理和科学的编目。以揭示其内容和成份，有利于科学管理烟基档案，便于提供利用。因此，根据烟基建设项目数量多、工程量小的特点，烟基档案的分类应层次清楚、条理明晰，不宜太繁杂，否则，会影响烟基档案的系统性，割裂其内在的有机联系。

　　建设单位应根据本工程项目档案数量的多少，来确定工程档案设置的类目层次。对于工程项目较多的，可以按工程项目的使用性质和档案内容进行分类（如图）。采用按时间排序，即以文件的形成时间或其内容所反映的时间进行排列，便于日后的管理和查找利用；对于小型工程，形成的档案数量较少，可以不设二、三级类目，按工程建设程序对档案进行组卷整理后依次排列即可。

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