用Access开发MIS的方法

                                       (呼伦贝尔学院信息科学分院，内蒙古 海拉尔 021008)
摘 要：本文就信息输入、信息处理、信息输出界面设计、代码设计和数据保护等几个方面的问题，阐述和介绍了如何使用Access的方法。
关键词：Access；开发；MIS；过程
中图分类号：TP313  文献标识码：A  文章编号：1007—6921(2007)07—0086—02
       一般人们采用Excel、Foxbase或Foxpro开发研制管理信息系统(MIS),这里将简要介绍如何用Access开发MIS。通常一套MIS主要包括信息输入、信息处理、信息输出三大组成部分,用(Ac
cess处理这些部分均显得绰绰有余。Access是Office办公软件中极为重要的组成部分。不管是处理公司的客户订单数据；管理自己的个人通讯录；还是大量科研数据的记录和处理，人们都可以利用它来解决大量数据的管理工作。它同时具有数据表、图表和数据库的功能,具有极强的分析性能、报表制作工具和丰富的统计图表。可以为企业开发物资管理、财会管理、营销管理和人事管理的MIS,充分感受到其强大功能和方便性。下面就信息输入、信息处理、信息输出界面设计、代码设计和数据保护等方面的问题谈谈如何使用Access。
      在学习之前，我们先了解一下什么是“数据库”。 实际上“数据库”就是为了实现一定的目的按某种规则组织起来的“数据”的“集合”，例如：我们常常用一个笔记本将亲戚和朋友的姓名、地址、电话等信息都记录下来，这个“通讯录”就是一个最简单的“数据库”，每个人的姓名、地址、电话等信息就是这个数据库中的“数据”。 我们使用笔记本这个“数据库”能随时查到某位亲戚或朋友的地址、邮编或电话号码这些“数据”，还可以修改，更新这些“数据”。
1 信息输入

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      向表中添加数据之前要先打开一个数据库，首先启动Access，选择“打开已有文件”，双击“客户订单数据库”打开它。在数据库窗口中单击“表”选项，可以看到在数据库右边的“创建方法和已有对象列表”列表框中，除了三种创建表的方法之外，还有一个“客户资料表”选项。
      要打开这个表可用鼠标双击这个选项或先单击这个选项后再单击数据库窗口上的“打开”按钮。打开这个表之后，我们就开始输入数据。
2 信息处理
      如何在表中添加、修改和删除数据？首先将鼠标移动到表上的“公司名称”字段和第一行交叉处的方格内，单击鼠标左键，方格内出现一个闪动的光标，用键盘在方格内输入“北京兴科”，这样就输入了一个数据，只有第一行中可以输入。其他的数据都可以按照这种方法来添加。按一次“→”键将光标移到“联系人姓名”字段内，输入“王刚”两个字。如果输入时出现错误想改的话，将光标移动到要修改的值所在的方格，或用鼠标单击，选中方格内的数据，然后用键盘上的“DELETE”键删掉错误值，并输入正确的值就可以了。
      如何定义表之间的关系？Access数据库中，不同表中的数据之间都存在一种关系，这种关系将数据库里各表中的每条数据记录都和数据库中惟一的主题相联系，使对一个数据的操作成为数据库的整体操作。就拿这几个表来说吧，“客户信息表”中的“公司名称”和“订单信息表”中的“订货单位”所包含的值有很多是相同的。因为签了订单的“订货单位”肯定已经是公司的客户了，这些客户的名称也被记载在“客户信息表”的“公司名称”字段中。当我们已知一个客户的名称时，既可以通过“客户信息表”知道它的“客户信息”，也可以通过“订单信息表”了解它所签订的“订单信息”，所以说“公司名称”作为纽带将“客户资料表”和“订单信息表”中的相应字段信息连接在了一起， Access为了把数据库中表之间的这种数据关系体现出来，提供一种建立表与表之间“关系”的方法。
　　  当我们在“客户信息表”和“订单信息表”中建立这样的关系以后，只需要看看“客户信息表”，在不增加表内容的情况下，就可以看到所有客户的信息及其所有“订单”的情况。统计图表是各类MIS的特色之一,能否设计出简洁易懂的图表从一个方面反映了MIS生命力的强弱。Access的作图能力特别强大,操作使用方便,它可从工作表中灵活地提取所需的数据,快速生成二维或三维的条形图、柱形图、饼图、气泡图、散列图、曲面图、雷达图等。
3 信息输出
      在Access中使用“报表”来打印格式数据是一种非常有效的方法。“报表”就是用来打印在纸上的，我们在预览“报表”的时候在工具栏靠左的位置上可以看到一个“打印”按钮，我们只要单击这个按钮就可以将“报表”打印出来了 。
　　  我们在打印之前，先要看看在Access中是怎么设置打印纸的页面情况的。 首先你要将鼠标移动到窗口的主菜单上，单击“文件”按钮，然后在弹出的菜单中单击“页面设置”项，这时会弹出一个页面设置对话框，当我们设置好了以后，单击“文件”菜单中的“打印”命令，在对话框“打印”中选定“打印机”的型号。然后在“打印范围”选项中指定打印所有页或者确定打印页的范围。在“份数”选项中指定复制的份数和是否需要对其进行分页。最后单击“确定”按钮，就可以打印出来了。
4 界面制作
      在“报表”中添加文字；修改值的边框线条；调整字段显示对齐方式。
5 SQL语言的使用
       在SQL语言中用得最多的就是SELECT语句了。我们就先讲

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