论档案信息资源的开发与利用

(安徽省勘查技术院档案室，安徽 蚌埠 233005)
摘 要：文章指出档案是重要的信息资源，开发利用档案 信息资源重在“开发”开发有效信息资源，提高档案利用效率，是档案管理工作的最终目的 ，并针对档案信息资源的开发利用问题提出了具体措施。
关键词：档案；信息资源；鉴定；利用
中图分类号：G273.5  文献标识码：A  文章编 号：1007—6921(2008)13—0183—01

档案是重要的信息资源，开发利用档案信息资源重在“开发”。要拓宽收集范围，克服 档案原件不被广泛系统利用缺点，变坐等接收为主动收集、广泛征集，做到广角度、多层次 收集，建立纵向与横向收集工作网络。开发有效信息资源，采取多渠道、多形式的提供利用 方式，如：文件汇编、大事记、组织机构沿革、干部任免、数字汇编等，以文字、图表、照 片、录像等多种形式，都是开发档案信息资源的主要手段。开发有效信息资源，提高档案利 用效率，是档案管理工作的最终目的。
1 开发利用档案信息资源的重要性
1.1 开发利用档案信息资源，有利于了解档案的价值和作用

有的单位领导，之所以对档案工作不够重视和支持，主要一个原因是档案部门长期处在“封 闭”状态，单位和领导也认为档案不能给单位出效益、出成果。其实无数事例证明，这完全 是一种偏见和误解。所谓“档案”都是有价值的，只要查阅、借阅、调阅、复印档案它就产 生了价值，它的价值一是利用价值，二是查考价值，有价值就要保存、利用，但价值的大小 ，必须通过利用加以证明，一旦利用就会产生一定的社会效益和经济效益。
1.2 开发利用档案信息资源有利于档案的鉴定工作

档案的保管期限定为永久、定期两种，档案到了保管期限，就要组织鉴定，确定其销毁还是 延长保管期限。而档案的价值是鉴定时必须考虑的一个重要因素。档案利用率高、周期长， 即使已到规定的保管期限，也要继续延长保管期限；反之，档案利用率较低，保管价值不大 ，即使未到规定的保管期限，也应降低其保管期限。通过调查收集档案利用的实际效益，有 利于档案的鉴定工作。如：我院1991～1993年度的会计档案已到保管期限，应组织鉴定销毁 ，但考虑到我院从1991年开始全面进入地质市场，避免不了债权、债务问题，因此延长了其 保管期限。
1.3 开发利用档案信息资源，有利于了解和掌握档案的利用信息，进一步拓宽档案 利用工作的渠道，最大限度地发挥档案的价值和作用

通过实际效益的调查和收集，可以进一步了解社会和市场对档案利用的需求和利用者的心里 ，从而改变我们的服务形式，拓宽利用渠道，使更多的利用者了解档案，熟悉档案，利用档 案，为国家建设和单位发展服务。如：我院为了在地质市场锦标中拿到项目，更好地宣传自 己，发挥优势，制作出宣传资料、图片，档案人员便主动提供档案史料，为其服务。如果我 们忽视调查和收集档案利用的实际效益，档案利用渠道就无法拓宽，就影响档案价值作用的 充分发挥。
1.4 开发利用档案信息资源有利于汇编档案利用实例，加大档案宣传工作力度

通过调查和了解、收集档案利用的实际效益，取得一个又一个的利用实例，充分体现档案的 保存和利用价值，并进行筛选、整理汇编成册，下发各单位和领导，使他们了解档案的作用 和价值，要比空喊几句档案工作重要强，尤其对不太了解档案工作、不熟悉档案自身价值的 同志来说，更是一个实际的宣传和教育，使他们通过例证，了解档案、支持档案工作。
1.5 开发利用档案信息资源是档案室业务工作实绩的体现

档案业务工作的内容很多，而开发利用档案资源应该是业务工作的“主体工程”，因为，收 集和管理档案的根本目的，是为了提供利用，否则就失去保存档案的意义。而要衡量一个档 案室的工作与实绩，在业务工作上，开发利用档案信息资源最能说明问题了。各单位通过利 用档案，获取了社会效益和经济效益，这就是档案工作的实绩。如果既统计利用数据，又注 意了解档案的实际效益，将档案从静态变为动态，丰富了档案的内涵，那么档案工作就不在 是枯燥无味了。
2 开发利用档案信息资源的措施
2.1 必须加强档案的设施和业务建设

拥有规范化、科学化、现代化的档案管理是档案信息资源开发利用的前提和基础。档案收集 的是否齐全完整是决定和影响档案价值
的因素，整理归档和装订质量是决定和影响档案工作 规范化、标准化操作性因素。 
2.2 档案人员熟悉所管档案的相关业务，是开发利用档案信息资源的必要条件

档案工作要建立规范化的制度，就要归档有范围、分类有标准、借阅有规定、保密有条例、 库房管理有措施、开发利用有目标，这就在细节上保证了档案管理工作的顺利开展。档案管 理人员要明白其职责，从而维护档案的完整与安全。这既是档案管理工作的基本任务，也是 档案保管工作的目的，更是开发利用档案资源的基础。
2.3 热情主动提供服务是开发利用档案资源的必备条件

档案信息资源的开发利用，既要坚持按规章制度办事，又要注意改善服务态度，提高服务质 量，做到热情、主动、准确、迅速。档案室要改变那种“看门守摊、等人上门、坐等接收” 的封闭式做法，及时了解利用者的需要，采取分发目录、汇编材料等多形式服务，主动提供 档案信息资源，并及时将有关成果进行全面的收集、整理、汇编成册。将这些编研成果再继 续为单位的科研、生产服务。使档案资源发挥更大的作用。

总之，开发利用档案信息资源涉及的内容很多，领域很广，途径各异，档案信息资源来 源不同，不同门类的档案服务的对象也不同，加之不同的单位、不同行业之间存在着不同的 特点，我们在开发档案信息资源时就要针对单位的特点和工作规律，做到有的放矢。针对中 心工作，从不同角度、不同侧面开展深度的、有重点地开发，为社会和单位创造出更多、更 大的社会效益和经济效益。
［参考文献］
［1］ 国家档案局第八号令［A］.院档案室汇编材料［C］，2006.

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