事业单位项目档案管理工作创新之初探

(内蒙古自治区地质环境监测院，内蒙古  呼和浩特  010010)

摘要：文章阐述了事业单位项目档案管理创新的重要性，并从思想观念上的创新、档案工作管理模式的创新、服务机制和手段上的创新三个方面进行了探讨。

关键词：事业单位；项目档案管理；创新

中图分类号：G271    文献标识码：A    文章编号：1007—6921(2009)21—0137—02

地质环境保护是国民经济社会发展的基础性、公益性工作，承担着区域地下水监测、地质灾害防治、地质遗迹保护、矿山环境恢复治理、矿泉水及地热资源监督管理、地下水资源勘查评价等服务社会的职能。作为与知识经济社会与时俱进的地质环境保护单位的档案部门，在保持传统的工作方式优势的基础上，应该拓展管理与服务的领域与方式，通过项目档案管理的先进性、创新性工作，为地质环境保护在国土资源的科学规划、管理、保护和合理利用方面服务。
1 项目档案管理是单位管理体系不可或缺的一环

项目档案管理，就是始终把档案管理体现在与项目相关的各项管理制度之中，并在项目实施的各个阶段，介入档案管理环节，使档案的收集、整理、鉴定、归档与项目同步执行，在最大限度地节约人力、物力等资源的同时，充分发挥管理在生产实践中的效能。
1.1 体现在合同管理中的项目档案管理
1.1.1 在合同评审前，档案工作人员利用现有的资料或通过其他渠道来获得经济技术信息资料，如拟签订项目的《常规及特殊技术要求》、《设计方案技术要求》等相关标准、规程规范；拟合作方与本单位已合作项目的《招标书》、合同、跟踪管理记录；拟合作方与其他单位合作情况等。这些经济技术信息资料为合同评审前的准备工作与领导的决策充当了助手作用。所谓“知己知彼，百战不殆”，正是这个道理。
1.1.2 合同评审过程中，及时整理并建档保管《合同评审表》、《合同更改记录》、《顾客档案》、《合同评审会议记录》。对于《合同更改记录》，要收集齐全部文件更改的有相关人员签字的草稿；对于《顾客档案》，应关注所记录的顾客名称、地址(包括厂址、网址)、联系方式(包括电话、传真、电子邮箱)、法人代表、联系人(包括其性别、年龄、学历、职务、嗜好等个人特征)以及对成果或服务满意度的要求填写是否齐全、正确。
1.2 体现在设计过程控制中的项目档案管理

在从设计策划开始至设计更改后定稿的设计过程控制中，档案人员应根据设计过程的特点，分别从内部接口和外部接口两种不同的接口关系来进行档案管理，并提供服务。

以内部接口档案管理与服务为例。内部接口一般涉及到项目各专业成员及其设计分工范围与责任、各专业协作技术骨干条件要求以及各专业成员配合进度与会签、校审要求。这种设计过程及设计关联的各部门之间的组织接口和技术接口所形成的信息，必须以文件的方式保存。项目管理档案人员应关注设计工作进程，及时提供专业人员相关信息，查找相关信息图件和模型并附信息解释，搜集整理项目工作地区人文、地理、历史、经济状况等资料。对地质调查项目所在地的地质构造情况，档案工作人员可充分发挥信息资源共享优势，用心查询项目招标书没有描述的、对地质调查项目野外调查设计工作必不可少的详尽资料，做到把正确的信息，在正确的时间，以正确的方式，传递给正确的对象。由于档案人员积极介入文件的形成和保管过程，使《设计任务书》、《设计计划书》、《设计评审报告》等设计过程形成的档案文件在进行归档工作的同时，还完成了档案资料的鉴定。

至于对参与设计过程的外部组织间的关系即外部接口关系的档案管理与服务，则着重于组织间相互传递所形成的文件及必要的会议文件的收集、整理、鉴定、著录与保管，在归档时，将这些文件与设计过程形成的其他文件资料组合在一起，既便于检索，又全面完整；既符合项目工作的自然流程，又能反映事由的全貌，符合“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”的文件整理规则。
1.3 体现在项目管理控制程序中的项目档案管理

项目管理控制是对地质环境保护单位承担的各类水文地质、工程地质、环境地质等地质勘查成果的形成、确认、交付过程的控制。在项目实施过程中，项目档案管理应着重强化项目跟踪指导和内部验收移交工作，从档案资料方面促进项目质量，在为工程竣工验收提供高质量的档案资料的同时，也为后续利用奠定基础。
由于地质环境保护项目必须有野外作业阶段，而像县、市地质灾害区划调查项目的调查则涉及区域内不同县市的多个野外踏勘点，可谓点多面广，这样，档案管理人员亲自参与生产全过程来收集资料是不现实的。在项目管理控制中的项目档案管理，就必须首先从制度建设上领先一步，再借助现代化的办公设备与规范化标准化的管理，才能保证地质项目档案的质量。
1.3.1 将先进的地质项目档案管理的管理理念与具体的管理方式嵌入地质环境保护单位的管理制度体系中，要从先进性的高度实践胡锦涛总书记对档案工作的指示：“档案是人们认识和把握客观规律的重要依据”。在行政制度体系中，《会议制度》、《依法行政暂行办法》、《计算机、网络使用管理规定》、《财务管理暂行办法》、《工作人员考核实施办法》、《保密制度》、《地质资料管理办法》等规章制度，均应规定档案室与相关行政部门的组织结构关系，明确规定档案工作人员在单位行政工作环节中的地位与职能。同样，在《安全生产管理办法》、《资质及合同管理办法》、《地质项目管理办法》、《地质项目质量管理办法》、《突发事件应急措施》等规章制度中，也应规定档案室与相关业务部门的组织结构关系，明确规定档案工作人员在成果的实现过程中的地位与职能。
1.3.2 为保证地质项目档案的质量，控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性、实时性和系统性，档案管理人员须在规范化管理体系的支持下，指导一线作业人员运用拍照、录音录像及传真、扫描、网络传输等数码技术和网络技术与手段，及时填制、造册中间成果及其校审记录，将《野外原始资料自检、互检记录》、《原始资料抽检记录》、《勘查过程检查表》、《勘查过程验收表》、《勘查成果校核记录》、《勘查成果审核记录》、《勘查成果不合格品的评价、处置记录》、《野外竣工验收意见书》、《勘查成果质量等级评定记录》等文件与项目工程音像资料同步传输至档案部门。根据设计的时间安排，档案工作人员适时按照接收到的资料编目，实地或在项目组归队后，与实物资料、纸质文件核对。
2 推广项目档案管理，促进地质环境保护单位的档案管理工作在创新中求发展

项目档案管理，是规范化管理体系的管理思想在档案管理中的体现，与传统的档案管理相比，具明显优势。
2.1 档案的接收由“被动型”向“主动型”转化

以往的档案工作者以参加科研产品鉴定、重要设备开箱及重要工程项目竣工验收来收集项目资料，档案的接收滞后于生产过程，而且对于接收到的资料只起“马后炮”的整理作用。而以直接介入服务与管理过程的职能、身份来指导、监督并归集档案资料，则使档案的接收过程变成主动的、动态的、再现“历史”真实的“写真”式工作过程，其完整性、可靠性、系统性、可利用性自然远胜于传统工作方式下对档案的接收。
在档案的搜集上，由只重系统内部所属档案的收集，向既重内部收集又重系统外部档案搜集转变。
2.2 档案的种类由只重文书档案向既重文书档案又重科技档案、声像档案转变

在项目档案管理过程中，对项目作业过程形成的各类档案资料，均要求及时收集、记录、整理、造册。比如地质遗迹保护项目，会采集保护区化石并制作标本。对这些珍贵化石标本及其唯一性标识与文字说明，就需要在安全、完整地保管实物化石箱的基础上进行拍照、录制声像资料、刻录光盘，并备份。在项目档案归集时，实物资料与其对应的图片、声像资料同时鉴定，保存。从档案载体的角度看，则由只重收集“红头”文件向既重政府部门下发文件资料，又重收集有保存价值的文字、原始数据、合同、协议书、图纸、录音、录像带、实物等为载体的各种档案材料转变。
2.3 档案服务由“封闭型”向“超前型”与“渗透型”转化

传统档案工作就是简单的“闭门整档、看门守摊”，处于等客上门、你要我查的服务状态。项目档案管理则立足单位职能，由精通档案工作、了解本单位项目作业流程、熟悉规范化管理体系的档案管理人员，使档案工作协调体现在单位管理、服务的实现过程、支持过程中，使项目档案管理乃至整体档案管理成为内部管理机制的有机组成部分。比如要在项目合同评审前准备充足的、有用的资料，档案人员必定预先储备了大量相关的信息或获取相关信息的途径、渠道；在项目管理控制程序中，项目档案管理与一线工作及其生成的信息同步运行，在整个管理体系中，发挥着独特的、不可替代的功用。

“借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来”，这是胡锦涛总书记对档案工作的诠释。项目档案管理的可操作性、实用性、先进性以及所生成档案资料的可永续利用性，在生产实践、科研、教学、法律及社会服务等方面的作业日益凸显。前国际档案理事会主席瓦洛先生指出：“档案事业正处于一个完全被重新塑造和重新接受的时代”。正是为了顺应时代的潮流，作为“保护地质环境，防治地质灾害”中坚力量的地质环境保护单位，要大力推广项目档案管理，使基层档案管理部门在发展中求贡献，在贡献中求创新，在创新中求发展。
［参考文献］
［1］中华人民共和国档案法［Z］.1996-07-05.
［2］马玉玲,张晓霞.谈谈对高校档案工作的创新［J］.档案学通迅,2003,(03).

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