构建高校二级院系教学档案优化管理体系

(内蒙古财经学院  公共管理系，内蒙古 呼和浩特 010070)
摘 要： 文章指出了高校二级院系教学档案管理的重要性，剖析了目前二级院系教学档案管 理存在的问题，提出了合理的建设意见和优化方法。
关键词：教学档案；优化管理；二级院系；高等院校
中图分类号：G64∶G27  文献标识码：A  文章编号： 1007—6921(2009)20—0155—02

教学档案是高校师生在教学实践与教务工作中形成的真实记录，同时也是衡量教学管理工作 成效高低的重要尺度。优化教学档案管理工作，进一步规范健全教学档案，有利于建立良好 的教学秩序，有利于提高教学质量、工作效率和教学管理工作水平。然而在一些普通高校的 二级院系中对教学档案管理工作不重视的现象还普遍存在。因此，如何构建高校二级院系教 学档案优化管理体系已成为高校档案管理研究的课题，使高校二级院系教学档案管理尽快进 入规范化管理变得尤为重要。
1 二级院系教学档案优化管理的现实意义
1.1 二级院系教学档案优化管理是高校教学管理工作有效开展的基础

所谓院系教学档案是指作为高校二级教学单位的院系在教学、师资、学籍管理活动中形成的 ，具有保存价值的文字和声像资料。这些是进行教学管理和教学研究不可缺少的依据和参考 ，是有效开展高校教学管理工作的重要前提。实现教学档案的规范化管理,有利于高等院校 建立良好的教学秩序；有利于提高教学质量和工作效率,有利于改善教学管理水平。
1.2 二级院系教学档案优化管理是高校教学管理工作评估的重要指标之一

教学档案是教学评估工作的基础和依据。高校的教学管理水平如何,在评估的量化指标体系 中,一个重要的考察方面就是对其教学档案材料管理水平的检查。这项工作主要是由专家对 评估材料进行检查,系统地审阅学校各项工作形成的原始档案材料,并通过审阅原始档案材料 ,了解学校各项的工作发展过程,从而做出客观评价。由此可见院系教学档案优化管理工作在 高校教学评估中的重要性。
1.3 二级院系教学档案的优化管理是建立良好教学运行机制的重要环节

二级院系教学档案内容覆盖面较广,涉及师生员工人数多,不严格规范管理就会导致教学工作 陷入杂乱无章的无序状态。同时,教学档案中教学计划是否完善,课程安排是否合理,学籍管 理是否严格,成绩管理是否准确无误等等,都在很大程度上影响到教学质量。因此,只有使教 学档案实现规范化管理,才能为提高教学质量和建立良好的教学运行机制提供有效保障。
2 二级院系教学档案管理的现存问题
2.1 教学档案管理队伍不稳定

很多院系由教学秘书或年轻教师兼顾教学档案管理工作，这些兼职管理人员由于没有受过专 业知识、专业技能的培训，能力参差不齐。同时，他们工作繁忙再加上教学档案内容杂、涉 及范围广、工作量大，使他们当中的一部分人不愿意从事这项工作，造成频繁换人，这就导 致了教学档案管理人员不稳定,进一步导致教学档案管理可能缺乏连续性。
2.2 教学档案管理制度不健全

就目前各高校教学档案管理的现状来看，很多高校仍存在着管理制度不健全的问题，尤其是 基层教学档案的管理缺乏有效的制约机制，存在着诸多问题。如：有些高校没有建立规范的 部门立卷制度，各种档案材料都由档案部门的人员进行整理、立卷；有些高校的各基层部门 没有指定专人负责文件材料的收集归档工作，每到年度归档立卷时临时安排人员搞突击；各 部门对档案工作很不重视等。这些问题的存在，严重影响了教学档案管理的质量与水平。
2.3 院系教学档案的编研工作滞后

对教学档案分析、研究、总结是教学档案的深加工,是进一步利用教学档案的基础。目前很 多高校对院系教学档案信息编研存在诸多不足：①不重视教学档案编研工作,没有将其纳 入日常教学管理工作范围；②教学档案编研仅限于原始资料的简单汇总,信息含量低,日常 教学档案的归类统计不够规范,不够细致；③高校对教学档案的编研忽视了对教学档案用 户的需求调查,针对性、实用性不强,利用率低。
2.4 教学档案缺乏系统性、完整性和科学性

目前，许多院系领导主要重视专业建设、科研工作和课堂教学,却忽视了教学档案管理工作 的重要性。同时院系教学档案管理没有制定相应的管理规章制度和具体的实施细则,档案无 法形成,致使教学档案杂乱而无体系性,残缺而无完整性,有些临时拼凑的材料缺乏可靠性。 教学档案的科学性也大打折扣,严重影响了教学档案的开发和利用。
3 实现二级院系教学档案优化管理的途径
3.1 稳定档案管理队伍，提高管理人员素质

面对教学档案管理队伍兼职多、人员变动频繁、业务生疏的状况，高校首先要在制度建设的 基础上，对相关职能部门和教学单位提出具体明确的教学档案工作人员配备要求，保证教学 档案工作队伍适应教学档案管理的要求；其次要提高档案人员的思想和业务素质。具体做法 有:①切实加强对院系教学档案管理人员的业务培训，提高他们对教学档案文件材料的归 档范围、案卷整理、编订等项工作的水平，使他们不仅懂得档案专业知识、计算机知识，同 时还要精通网络技术、多媒体技术及信息处理分析能力等；②加强交流，虚心向兄弟院系 学习，不断取长补短，博采众长，努力提高档案管理水平。只有管理队伍稳定了，素质提高 了，教学档案的收集与管理才能持续发展，才能为院系教学、科研发挥更大的价值。
3.2 建立与健全教学档案的管理制度

建立健全教学档案管理工作的各项规章制度是优化教学档案管理工作的基础。应根据国家的 有关档案法规并从本校、二级院系的实际情况出发,制定、调整教学档案管理的各项制度。 建章立制的目的是改革原有的教学材料归档方式,创建全新的二级学院教学档案管理体系,使 之更具有操作性和可行性。最终使院系档案管理走出杂乱无序的现状,从而步入系统化、规 范化和标准化的管理模式。
3.3 重视教学档案信息编研工作

院系教学档案重在于开发利用,而利用的最大价值在于对原始材料的提炼和编研。在教学过 程中所产生的材料也是一笔十分有价值的财富,这笔财富如何开发,以怎样的方式进行提炼, 关键要找到新的切入点,反过来同样可以为教学服务。通过全方位和整体性地开展编研工作, 将封闭式的“死材料”变成开放式的“活信息”,利用率出现根本性的突破,发挥了档案信息 资源开发的功能。通过编研,凝练出具有前瞻性的院系教学档案典型如何拓宽档案编研工作 的业务领域,从深处挖掘提炼,在编研领域逐渐凝练出有创新视野的院系教学档案,使管理成 为典型。编研目标要准,点子要新,还要注重如下要点:①保持材料原始性和真实性；②在原 始材料中提炼内涵,衬托主题；③根据教学需求,从一次文献的编纂到三次文献的编研,凝练 出具有前瞻性的院系教学档案典型。
3.4 科学分类与系统整理教学档案

院系教学组织和管理活动中直接形成的各种文字、图像、声音等原始材料的系统记录及其管 理工作的好坏直接影响到高校的全盘工作。而在高校院系级教学档案管理中应如何对其进行 科学的分类和系统的整理,又是院系级教学档案管理工作中的关键环节。因此，负责教学档 案管理工作的人员,在搜集教学档案的过程中一定要认真负责,保证高校教学档案的完整、准 确、系统和成套,要依据国家档案法规标准,对教学档案进行科学合理的鉴定分类、统计编目 和系统排列,以便为开发利用教学档案信息资源做好准备。
3.5 采取科学的管理模式、提高管理的手段

教学档案与教学管理密切相关,教学文件在教学过程中必须依靠管理来规范形成并最后转化 为档案。只有科学的、规范的教学管理,才能形成完整、准确的教学档案。因而,要依托计算 机和网络技术,采取集中式与分散式相结合的管理模式,实现教学档案的电子化、网络化管理 ,提高教学管理的工作效率。将现代办公技术与教学档案管理相结合,是优化教学档案管理工 作的重要途径和发展方向。事实证明,这种方式可以建立和完善多种检索渠道,更直接、快捷 、方便地满足教师对教学档案的需求,更好地促进院系级教学档案管理工作的优化进程。
4 结束语

高等学校的教学档案不仅是教学运行和管理的历史记载,而且是目前工作和未来发展的基础 。在国家对高校所开展的各项评估或检查工作中,教学档案所发挥着举足轻重的作用。高校 二级院系教学档案的管理,来自平时工作的积累，只有结合教学工作的各个环节,占有大量材 料,遵循高校教学的基本规律,严格遵守教学档案工作的基本原则,合理规划,精心整理,才能 合理优化二级院系教学档案管理工作。
［参考文献］
［1］ 张予宏.本科教学评估与高校教学档案建设［J］.郑州大学学报，2006，(7).
［2］ 李晓红.高校教学管理制度建设与改革创新［J］.黑龙江高教研究，2003，(5) .
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