高校图书馆期刊采购招标工作探讨

(华中师范大学 图书馆，湖北 武汉 430079)
摘 要： 文章论述了高校图书馆期刊采购实行招标的背景、意义、操作步骤，分析了招标工作 中存在的一些不足，并提出了建议。
关键词：期刊采购；招标；图书馆；高等学校
中图分类号：G253.1  文献标识码：A  文章编号：1007—6921(2009)20—0152—02

期刊文献是高校图书馆文献资源建设的重要组成部分，其内容新颖、出版迅速、情报价值高 ，能快速反应国内外最新的科技动态和文化思想，在高校教学和科研中起到了举足轻重的作 用。期刊采购工作很大程度上决定着图书馆的馆藏结构和馆藏质量，从而影响着学校的教学 和科研工作。近年来，各图书馆的期刊采购工作纷纷采取招标方式，这种方式优势明显，同 时也有一些不足之处。本文拟结合期刊采购招标的实际情况对高校图书馆期刊采购招标进行 一些探讨。
1 高校图书馆期刊采购实行招标的背景
1.1 市场背景

随着改革开放的不断深入，我国市场经济体制逐渐成熟，期刊发行也由过去邮局垄断逐渐发 展成为多家公司竞争的局面，图书馆的选择更加多元化，日益成熟的期刊发行市场为期刊采 购进行招标提供了保障。
1.2 法律背景

《中华人民共和国招标投标法》和《中华人民共和国政府采购法》的制定和实施，为高校图 书馆期刊采购招标工作提供了操作程序及法律保障，对供应商及高校提供法律保护，同时也 使得招标工作在法律规范下得以公开、公平和公正地开展。
1.3 通讯和物流运输背景

计算机和网络技术的飞速发展使得计算机网络技术已经深入到我们工作和生活的各个方面， 高校图书馆与期刊供应商可以借助网络进行数据传输、业务洽谈等各种沟通；另外，我国货 物运输市场的迅速发展也使得期刊运输效率显著提高。这些都使得高校图书馆在期刊采购招 标工作中可以不受地域限制，选择范围大大增加。
2 高校图书馆期刊采购招标的意义
2.1 发挥资金使用效益

近几年来，期刊品种增长迅速，价格上涨迅猛，即使图书馆每年的经费有所上涨，但相对于 文 献价格上涨的幅度还是紧张的。通过期刊采购招标工作，促进多家供应商的竞争，图书馆能 得到更多优惠，从而使有限的经费发挥更大的作用，保障图书馆期刊文献建设。
2.2 提高采购工作效率

通过招标，图书馆期刊采购工作由以往图书馆单一的寻求文献转变为和供应商共同寻找文献 ，增强了采购力量；同时，招标使得图书馆期刊采购工作机制和制度进一步完善，采购人员 可集中精力提高期刊文献资源的质量；通过招标可以约束供应商定期、直接把期刊送 至图书馆，减少了中间环节，加快期刊到馆速度，增强期刊阅读的时效性，并减少期刊丢失 率。
2.3 提供法律保障

通过招标确定供应商后，图书馆与其签订正式的供货合同，具有相应的法律效应，使后续的 期刊工作有章可循，有法可依，保障了期刊服务质量，维护了高校图书馆的利益。
2.4 减少职务犯罪

图书馆期刊采购招标工作遵循国家相关法律法规，在有效的监督机制下本着公开、公平、公 正的原则进行，整个招标过程透明度大大增强，折扣度明确写进合同，从而在根本上抑制腐 败，保护图书馆采购人员。
3 期刊采购招标工作步骤
3.1 招标

由学校有关单位组建期刊采购招标工作小组，负责组织与实施期刊的采购招标工作；根据教 学科研的需求，在保持期刊馆藏特色及期刊文献连续性与完整性的总原则下，对期刊文献采 购品种进行适当调整，制定具体的期刊文献采购计划；在此基础上编写招标文件。
3.2 投标

投标人根据招标文件要求编制投标书，并于规定时间内将投标书送交指定地点。
3.3 开标与评标

开标由期刊采购招标工作小组负责人主持，邀请所有投标人参加。在指定的招标时间内，投 标单位根据标书的内容和要求，进行公开的陈述与答辩。开标过程记录并存档备查。

期刊部门作上一年度期刊采访基本情况及合同执行情况的汇报。

评标人员根据投标单位的陈述、答辩及上年度采访基本情况对投标单位进行实名投票评分， 依总分高低进行排序，综合分析后确定中标单位。整个招标过程接受审计、监察处监督。
3.4 签订合同

图书馆负责起草期刊采购合同书，并组织招标人员集体与中标期刊供应商分别举行商务 谈判 ，在双方达成共识后，签订期刊采购合同书。
4 高校期刊采购招标工作中存在的问题
4.1 招标效率低下

招标工作程序复杂，效率低，且每年都要进行一次，长此以往，将成为图书馆采购工作的一 种负担。
4.2 招标小组组成不科学

现在很多高校期刊采购招标小组成员多是学校各相关职能部门工作人员，他们并不熟悉图书 馆工作和期刊采购工作的特点，对供应商的具体情况、行业动态也缺乏了解，在评标时容易 过多考虑折扣率，而忽视了供应商的服务质量，这对图书馆期刊采购工作是极为不利的。
4.3 对供应商的选择有局限性

一些新兴的期刊供应商以其优质的服务和优惠的价格成为邮局的竞争对手，打破了其垄断多 年的局面，网络技术和物流也为图书馆选择供应商扩大了选择范围，但很多外地供应商受成 本限制，在送货周期上往往比不上本地供应商，使得最后中标的大部分还是本地供应商。
5 对高校图书馆期刊采购招标工作的建议
5.1 采购招标时间的选择

期刊采购具有时效性，一般为每年的6月～9月订购次年的期刊，如果招标拖延时间太长，可 能错过次年期刊的订购时间，所以期刊采购招标工作要提早进行。
5.2 合理组建招标小组

招标小组成员除了有纪检、审计、财务等各相关职能部门人员以外，应该邀请众多图书馆学 方面的专家。这些专家熟悉图书馆业务工作，了解期刊采购流程和期刊发行市场动态，更有 助于通过招标选择到既能提供最优惠价格又能保障服务质量的供应商。
5.3 正确看待折扣率

合理的折扣是有序竞争和良好服务的前提，供应商的所有服务都是需要成本的，过低的折扣 往往影响供货质量和售后服务，有时图书馆为节省资金一味以折扣率为衡量标准，反而在后 续工作中给图书馆造成不可弥补的损失，所以在评标过程中，还要综合考虑供应商各方面的 条件，如资信实力、服务承诺等。
5.4 合理定标

由于期刊的特殊性，图书馆的期刊文献采购虽然属于大宗购买，但所需期刊品种繁多，来源 广泛且复本量很少，任何一个供应商要完全满足图书馆的采购要求都不容易。不同的发行商 对不同类型或者不同学科的期刊文献可能会有不同的发行优势，抑或不同的发行商有不同的 服务优势，所以图书馆在采购招标时应充分考虑这些因素，在招标时将不同类型文献分开， 拟定几个标段，以选择不同的供应商，充分利用其各自的优势，从而保障采购任务的圆满完 成。另外，经费分配上，可以向那些资质信誉高、刊源质量好、售后服务完善的供应商适当 倾斜。当然，还需预留部分经费，用作招标之外的零星采购，来弥补招标采购中的缺漏。

从实践看来，图书馆期刊采购招标模式是可行的且有着传统采购模式所不可比拟的优势，虽 然它仍存在着各种问题和不足，但是它必将不断地完善，对图书馆期刊的发展起到积极 的推动作用。
［参考文献］
［1］ 孙炜. 图书馆期刊文献招标采购的实践与认识［J］.情报资料工作，2006，（ 5）.
［2］ 王勇.高校图书馆期刊招标采购刍议［J］.新西部，2007，（20）.
［3］ 李素美.浅谈高校图书馆期刊采购招标［J］.徐州教育学院学报，2007，（6） .

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