图书馆情报业务工作经验技巧的介绍与阐释

(华北煤炭医学院 图书馆 ，河北 唐山 063000)
摘 要：文章介绍了三个图书馆业务工作中比较实用的小 技巧，并就业务工作中新经验、新方法的总结、推广应用提出了自己意见和建议。
关键词：经验与技巧；图书馆业务工作；经验推广 
中图分类号：G25  文献标识码：A  文章编号：1007—6921(2009)04—0101—02

图书情报工作者在日常工作中发现和总结的小技巧、新经验等对提高工作效率、推动业务工 作的开展具有非常重要的意义。作者长期从事图书馆业务工作，结合日常工作总结 了几个比较实用的小技巧，经实践验证，对日常业务工作的开展起到了很好的促进作用。现 将这几个小技巧进行介绍和阐释，仅供图书情报工作者和有类似用途的人员参考使用，以期 能在某种程度上推动图书馆业务工作更好的开展。
1 业务工作技巧举例
1.1 在混合数据中，自动统计单一数据的出现频率
1.1.1 应用范围。在图书情报统计工作中具有广泛的应用。如对某杂志做关键词、作者、单 位等数据的统计分析，依据此技巧可简便而快速地统计出关键词、作者、单位等数据的出现 频率。该技巧也可在其他有类似需求的数据统计工作中应用，具有很高的推广价值。

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1.1.2 应用过程介绍。①将待统计的同类数据输入到EXCEL中Sheet1的A列（在输入过程中，应保证输入的数据前 端无空格），选种目标列，进行数据排序(见图1、图2)。②在EXCEL文件中，选择工具栏中 的工具→宏→Visual Basic 编辑器。③双击Sheet1，在显示窗口拷入VB程序代码，并替换 代码N(注：N=待统计数据总个数+1)，(见图3)。④在工具栏中，选择“运行” →“运行子过程/用 户窗体”，关闭程序编辑器。⑤回到EXCEL文件，此时在Sheet1中便显示出处理数据中同一数据的出现频率（每一条统计 频率数据与排序后的相应目标数据的相同数据第一条对应）。如图4所示。⑥进行生成数据排序，完成统计工作。如图5所示。
1.1.3 VB程序代码：
Sub a ( )
For i = 1 To N
    For j = i + 1 To N
        If Range(“a” & i).Value = Range(“a” & j).Value And Range(“a” & i). Value <> “” Then
            Range(“c” & i).Value = Range(“a” & i).Value
            Range(“d” & i).Value = j - i + 1
        Else
            Range(“c” & i).Value = Range(“a” & i).Value
            Range(“d” & i).Value = j - i
            i = j - 1
            Exit For
        End If
Next
Next
End Sub 
(注： N=待统计数据总个数 + 1)

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1.2 将不带“-”的ISBN号变成带“-”的标准格式
1.2.1 应用范围。
在图书预定过程中，经常会有图书的ISBN号不带“-”的，或采访人员为 提高工作效率，在数据输入时省略ISBN号中的“-”，而在图书馆管理系统中，进行数据查 重时，还要求ISBN号带“-”的标准格式。因而，将不带“-”的ISBN号变成带“-”的标准 格式，进行数据集中处理，就成为采访人员必须解决的问题。此技巧在采访过程中对图书IS BN号进行集中处理或对有类似数据分裂要求的数据集中处理过程具有一定的参考价值。
1.2.2 应用过程介绍。① 将数据按出版社或按ISBN号排序，将同一出版社的图书条目集中，并将不带“-”的同一 出版社的ISBN号复制到新建EXCEL文件中的某一列中。② 选种目标列，选择工具栏中的“数据”→分列→选择“固定宽度”按钮，单击“ 下一步”，按出版社固定的ISBN号分段格式设定分列线→选择“完成”按钮。如图7所示。 ③ 将分列后的数据复制到新建的文本文件中。在文本文件中，选择工具栏中的“编辑” → 替换，复制数字间的空格作为查找内容，输入“-”作为“替换为”栏内容，单击“全部替 换”按钮，则ISBN号便自动加“-”，变成标准格式。如图8所示。 ④复制标准格 式的ISBN号到图6的EXCEL文件中，并 覆盖原有的ISBN号，完成数据处理过程。如图9所示。

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1.3 图书查重录入任务的自动执行

① 将EXCEL订单按订购复本数排序，将订购数据倒入汇文图书馆系统，进入订单组织界面。 ② 从网络上下载MacroManger软件（即屏幕录制软件或鼠标操作录制软件），运行此软件， 单击“任务”——“新任务向导”——选择“通过录制鼠标键盘操作来建立一个任务”按钮 ，确定。如图10所示。③ 在汇文系统订单组织界面，单击“新增订户”按 钮，填入订户信息、经费来源、订购套 数等信息单击确定，之后即弹出刚才出现的界面，单击取消。点击“确定”按钮，按提示保 存。如图11所示。④ 回到MacroManger软件界面，按“Esc”退出。⑤ 查看EXCEL订单，确定固定套数的图书种数。⑥  运行MacroManger软件，将图书种数作为 软件运行次数填入，确定。之后便自动执行数据录入。如图12所示。

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2 建议与思考
2.1 转变思想认识，注重经验总结

工作人员应在日常业务工作中开拓思路，积极探索提高工作效率的新方式与新方法，同 时注重对工作经验的总结与提炼。应改变落后、保守的思想认识，必须清醒地认识到：只有 借鉴和吸收他人的优秀成果，才能大幅度提高自己的工作效率；只有把自己在工作中发现和 总结的经验在行业中推广应用，才能促进整个图书情报事业的发展。
2.2 开辟专门空间，进行技术交流

可在图书情报领域专业杂志或权威的网站或论坛设立业务交流专栏，不定期刊登在实践工 作中发现和总结出来并经过实践验证的经验和技巧。通过这种形式，使许多好的经验和技巧 能在广大图书情报工作者中广泛传播，借以提高工作效率，开拓工作思路，为今后更好地为 用户提供高质量的信息服务工作奠定坚实的基础。
2.3 制定奖励政策，鼓励经验推广

由于种种原因，有很多在图书情报领域个别单位或人员中应用、促进业务工作开展的小经验 、小技巧的很难在行业中大面积的推广应用，其中一个很重要的原因，就是缺乏相应的奖励 政策。据此，相关部门可制定具体的奖励措施，对提出对业务工作具有推广价值的经验与方 法的单位或人员进行一定的精神和物质奖励。

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