论中小型连锁零售企业总部商品采购功能
摘要：处于我国市场经济前沿的中小型连锁零售企业经营的日趋规模化，使得其连锁总部采购功能在采购管理中的地位突显。文章分析了中小连锁零售经营企业在集中采购制下的采购功能，提出了强化和控制总部商品采购功能的建议和措施。
关键词：连锁零售；商品采购；功能
中小连锁零售总部集中统一的商品采购是连锁零售业实现规模化经营的前提和关键，是连锁零售业的四大核心技术之一。分析、强化和控制中小连锁零售企业总部的采购功能，对提高其与供应商谈判中的议价能力，降低采购成本，规范采购行为，提升中小型连锁零售企业的利润来源具有重要的现实意义。
一、中小连锁零售企业总部商品采购功能
中小连锁零售企业规模小、体制灵活、地域性强、对环境反应灵敏、发展潜力大，同时处于我国市场经济的前沿，随着行业竞争的不断加剧，采购战略成为其发展战略的核心。在商品采购过程中，中小连锁零售企业向供应商购进商品是一项十分重要的业务活动，其采购功能主要体现在开发新商品和新供应商、淘汰滞销商品和不良供应商、控制采购付款三个方面。
（一）开发新商品和新供应商
在外资连锁零售企业的强势入住和内资大型连锁零售企业逐渐崛起的市场竞争环境中，开发新商品和新供应商成为中小连锁零售企业商品采购的主要功能。
社会经济发展和人们收入水平的提高，消费者需求呈多样化趋势，消费者对商品要求越来越高。在买方市场条件下，中小型连锁零售业和大型连锁零售企业一样，作为流通业主导者，应主动承担起引导消费、引导生产的重任，积极开发新的供应商，开发新的商品，不断适应消费者需求的变化，更好地满足消费者的需要。
1、开发新商品
新品引进关键是要看其最终对企业的生存、发展是否有利。外资连锁零售企业在开发新商品时遵循“二八原则”与谨慎原则。凡决定开发的新商品，一定要在其他商家试销过，觉得畅销的市场消费者接受的情况下才会引进。如沃尔玛总部所在地的新超级中心增加新品时，首先要在美国总部旁边先做个试点，然后再向全球推广。
我国中小连锁零售企业与外资零售企业相比，在业态上虽然相近，但要结合国内连锁零售业现状、市场环境进行一定程度的精选和相应的改变。中小连锁零售企业进行新品开发时，除效仿国外经验外，要在节奏（如数量、质量、品种、时机）控制、新品进入和旧品淘汰上进行一定的选择、筛选，要充分考虑顾客的需求欲望。尤其新品的引进应让消费者有更多选择的余地。
2、开发新供应商
供应商开发即将一个现有的原型供应商转化成一个基本符合企业需要的供应商的过程。中小连锁零售企业在开发新供货商时，要很好的运用和发挥商品采购功能必须遵循质量、成本、交付与服务并重的原则，同时要关注现有供货商的数量和配送交货情况，供货商的实力及自身的整合速度，供货商对中间代理商的依赖程度。正确决定供应商开发的内容和相应流程。
（二）淘汰滞销商品和不良供应商
为了更好地适应消费者需求的变化，更有效地利用卖场空间，提高销售业绩。中小连锁零售企业连锁卖场与采购部应及时沟通，密切配合，形成一种定期淘汰滞销商品的制度，认真做好滞销商品的淘汰工作。对销路不佳的代销商品、处于衰退期商品或虽是经销但销售业绩不佳的商品，尽快与供应商联系，及时退货或中断供货；对存在质量问题（如卫生、安全、包装等不合格）的商品要尽早停止订货；对一些季节性强的商品（如饮料、服装等）要进行阶段性淘汰，预先做好计划，及时将滞销商品清出去，同时引进适销新品。
对违反采购合同，虚报价格，不按时按量送货，不愿做促销，所送商品质量有问题，屡教不改等信誉不良的供货商要毫不留情予以淘汰。并通过完善采购合同来加大对这些不良供货商的不良行为的制约力度。
（三）控制采购付款
采购部对公司的资金流转负有非常重要的责任。虽然支付货款最终由超市财务部门实施，但货款支付的时间、数量等其他交易条件应根据采购合同的条款，在采购部门控制下执行。
对中小连锁零售企业来讲，由于自身承担风险能力较弱，不宜效仿外资及大型超市实行的全部买断的采购付款方式。为了转移供货商商品的陈列和破损陈列品的更换等方面的责任，本文认为在某些紧俏商品，非常畅销的商品方面，要加快付款周期，以便掌握货源或获得比其他商家更好的供货折扣。而对一些平销、不太好销的商品、或是一些传统百货类商品的服装，化妆品等，要尽量延长付款周期，始终从严考虑供货商的付款条件。
二、中小连锁零售企业总部采购功能的强化
连锁总部的采购功能是运作中小连锁零售企业的核心功能，强化采购功能并对其实施严格的控制，是每一个中小连锁零售企业需要高度重视的。针对目前我国许多中小连锁企业采购业务运转的实际，本文建议强化采购功能应从以下几个方面入手。
（一）制定供货商准入制度
在中小连锁零售企业总部采购部门看到的是每天供货商客户盈门，一片嘈杂，给人一种无序的印象，工作效率极低。究其原因是许多供货商并不符合连锁企业的条件，但已花费了大量时间与其进行了接触交往，结果双方都一无所获。因此，中小连锁零售企业要提高采购业务部的工作效率，就需要借鉴外资连锁零售企业“沃尔玛”的经验与做法，制定一个供货商的准入制度，从一开始就淘汰和筛选不合格的供应商，节约谈判时间。当供应商的资金实力、技术条件、资信状况、生产能力等达到基本要求后，公司的采购人员才将本公司对具体供应商关于商品的质量和包装要求，商品的送货、配货和退货要求，商品的付款要求等要点向供应商提出，初步询问供应商是否能够接受。若对方能够接受，方可准入，并且将这些要点作为双方进一步谈判的基础。
（二）制定对供货商接待与信息反馈的时间制度
规范采购和提高采购工作效率很重要的一环是对供货商信息反馈的时间承诺，即对新的供货商提供的商品或对原有供货商的新品是否能进入企业的采购系统，中小连锁零售企业要制定接待时间、接待地点和洽谈内容的规定，尤其在时间上不能让供货商无限期等待，否则企业会失去许多商机，也会造成采购业务人员工作的低效率化。
实际中，许多中小连锁零售企业以公司的作息时间作为供货商的接待时间，客观上造成一种采购业务部每天都在接待供货商事实，其工作人员根本无时间去进行市场调查，下门店了解商品的适销率、商品价格、竞争对手的商品线组合和价格线组合，结果是把大量时间花在供货商接待上，缺乏时间对市场进行了解。所以，要在制度上规定接待供应商的时间，一般以每周1天-2天为宜，余出3天-4天让采购业务人员进行市场调查和制定采购计划，以保证采购业务工作质量。
（三）创新型采购人才的选拔
对采购业务而言，连锁零售属于一个变化最多端的领域，个人的素质和才华在这一领域是很容易得到发挥的。本文认为中小连锁零售企业要强化总部的采购功能，首先要选好具有创新性思维、能够创造性地解决问题的人才，光是听话的而无创造力的人对连锁零售企业长期发展是不利的，而具有创造力的人往往又会使人感到无法控制。所以，对采购业务人员的选用，企业领导者应超越自我，以素质和才华为重，因为只有具有创造力的业务人员才可能为企业创造财富。
创新型采购人才的选拔，不能只注重知识、能力，同时还要注重其创新人格素养。中小连锁零售企业应将采购人员在采购业务上必须遵守的基本道德，以具体的方针、规定明示，用良好的企业制度来规范他们本身的行为。因为，采购人员控制着企业大量资金，且同时扮演对外谈判的角色，其立场和道德对于企业和供应商而言都非常重要。因此，这些人必须非常杰出，大公无私，必须具备为人正直、诚正清廉，值得信赖，态度积极，勤勉成性，富协调性，乐于和他人沟通，应变能力强，富弹性，学习能力高，处事周密等特质要件。此外，经验的累积亦是重要的要件之一。
三、中小连锁零售企业总部采购功能的控制
我国中小连锁零售企业现行的采购业务流程中某种程度上仍然是单人的全过程操作，形同虚设的总经理决定，缺乏监督和控制的必须纠正的缺陷，暴露出值得深思的现象：如采购部业务人员具有供货商公司的股权，对供货商付款由采购部说了算，公司交易条件的回扣等等。如此状况若不加强对采购业务部门的控制，中小连锁零售企业就不可能良性发展，甚至会给企业造成灾难性的后果。所以，对采购业务部门的控制必须在制度上和程序及操作上做出界定。建议按采购业务的流程作如下四分段控制（见图1）。
以上流程化的分段控制方法，既能通过专业化分工提高中小型连锁零售企业总部的采购功能与采购效率，又能通过各个环节的互相监督与控制，达到对采购业务部的有效控制。
参考文献：
1、彼得•贝利•大卫•法摩尔.采购原理与管理[M].电子工业出版社,2006.
2、方光罗.商品采购管理[M].东北财经大学,2004.
3、陶源,扬军.如何控制采购成本[M].中国经济出版社,2007.
4、迈克•尔利维,巴顿•韦茨.零售管理[M].人民邮电出版社,2004.
5、王孝明.沃尔玛打造“零售帝国”的44个奥秘[M].九州出版社,2004.
（作者单位：昆明冶金高等专科学校。其中，蔡中焕为副教授）
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