会计档案管理标准

　 G . Q/MMGS 某 某 公 司 企 业 标 准 Q/MMGS

　G1407—2020

　 会计档案管理标准

　 2020 - 08 - 01 发布 2020 -08 - 01 实施 某某公司

　 发 布

　Q/MMGS

　G1407—2020 I 前

　言 本标准由某某公司财务管理部提出。

　本标准由某某公司财务管理部归口管理。

　本标准由某某公司财务管理部负责起草。

　本标准主要制定人：

　本标准为2020年*月*日首次发布。

　Q/MMGS

　G1407—2020 2 会计档案管理标准 1 范围 本标准规定了本公司司会计档案的整理归档、保管、查询、借阅、销毁的相关要求。

　本管理标准适用于公司所有会计业务资料档案的管理，包括：财务年报、财务月报、总帐、明细帐、会计记帐凭证、会计凭证附件、银行对帐单、出入库单据、价格审批单、生产报表、盘点资料、票据存根（销售发票、收款收据）等，以及相关的会计帐套电脑数据、电子文档等。

　2 职责 2.1 相关部门职责 集团财务管理部：负责本管理标准的制定、修订完善、和监督执行。

　2.2 相关人员职责 2.2.1 财务部长：负责会计档案管理工作的监督、检查、考核。

　2.2.2 副部长（财务主管）：负责会计档案的收集、整理归档；财务年报、财务月报、总帐、明细帐、销售价格审批资料的打印、整理归档；负责会计档案的日常保管。

　2.2.3 总帐会计：负责会计记帐凭证、凭证附件、票据存根、银行对帐单的打印、整理、收集归档。

　2.2.4 成本会计：负责生产报表、盘点资料档案的整理、归档。

　2.2.5 材料会计：负责出入库单据、采购价格审批单的整理、归档。

　3 档案保管期限 根据会计档案的性质和使用需求，将会计档案按以下期限保管：

　档案保管期限明细表

　序号 档案名称 保管期限 备注

　序号 档案名称 保管期限 备注 1 财务年报 永久

　 8 票存存根 3 年

　 2 财务月报 永久

　 9 材料出入库单据 3 年

　 3 总帐 永久

　 10 采购价格审批单 3 年

　 4 电脑帐套数据及文档 永久 需加密 11 销售价格审批单 3 年

　 5 明细帐 15 年

　 12 生产报表 2 年

　 6 记帐凭证及附件 10 年

　 13 盘点资料 2 年

　 7 银行对帐单 5 年

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　G1407—2020 3 4 过程方法和要求 4.1 档案整理、归档要求 4.1.1 档案归档前，首要要对会计档案进行分类，不同类型的会计档案要分类整理、归档； 4.1.2 档案资料要清晰、完整； 4.1.3 档案资料装订要整齐、牢固，便于翻阅。装订封面要标明单位名称、档案类别、名称、所属期间、装订日期、经办人、保管期限、档案序号(年度序号、月度序号)。

　4.2 保管要求 4.2.1 会计档案要建立专门的会计档案室存放，专人管理。档案室要求安全性好、密闭性好，要求防潮、防火、防虫蛀、防鼠咬。

　4.2.2 会计档案要使用专业档案橱存放，同类档案每隔断按日期、序号存放，便于查找、取阅。

　4.2.3 电子档案要使用专业移动工具加密存放，要求双重备份、分开存放。

　4.3 查询、借阅 4.3.1 财务管理部门内部人员需要查询、借阅相关会计档案时，需经财务副部长同意，借阅时档案不得离开档案室、财务办公室。需要复印时，需经财务部长检查复印需求是否合规、必要，同意后方可复印。借阅时当天必须归还入档。

　4.3.2 其他部门人员需要要查询时，需向财务部长申请，说明查询的内容、用途以及是否需要复印，经同意后方可查询。查询人在档案查询登记表上登记完相关信息后，由财务档案管理人员调取档案，提供给查询人查阅，查询人不得直接接触会计档案，会计档案不得离开档案管理人员的视线。

　4.3.3 会计档案一律不得外借其他部门人员。

　4.4 会计档案的销毁 4.4.1 对达到保管期限的会计档案，每年定期集中进行销毁。销毁前，须按档案类别、名称、序号逐一清查，编制档案销毁申请，由财务负责人、公司总载批准后方可销毁。

　4.4.2 会计档案销毁时，需要由财务负责人、档案管理员现场监督执行，可以采取火烧、粉碎等手段进行彻底销毁，严防因销毁不彻底致使档案外流。

　5 记录 R1407-01

　查询/借阅会计档案资料记录表

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　G1407—2020 4 查询/ / 借阅会计档案资料记录表

　R1407- - 01

　 查询/借阅日期：

　 年

　 月

　日 查询/借阅部门

　查询/借阅人员

　查询/借阅档案资料名称

　查询/借阅事由

　申请部门负责人意见

　财务管理部部长意见

　查询/借阅开始日期时间

　查询/借阅归还日期时间

　归还时档案资料完好情况

　 归还人签字：

　 档案会计签字：

　备注

　1、必须如实填写，并由所在部门负责人签字。

　2、档案资料原则上只提供查阅，确因工作需要，需借阅应办理手续，借出档案必须当天归还，如不能按期归还，需办理续借手续。

　3、归还时借阅人及档案管理会计应对完好情况检查确认并签字。

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