大学人事档案管理制度（试行）模版

　人事档案管理制度（试行）

　第一条

　目的

　科学、规范管理员工档案，精确、完整的档案资料为人力资源管理的高效运作提供保障。

　第二条

　范围

　本管理制度所指人事档案，是指在工作中形成的，有关员工本人的信息资料，非特殊说明包括纸质与电子档案。

　第三条

　原则

　员工档案是员工在企业成长的个人记录，记录着员工的工作背景、工作技能、薪酬情况、人事任免等重要机密内容，新员工入职一周内，应为其建立个人档案并妥善保管。

　第四条 内容和分类 （一）履历、自传材料。即应聘登记表、职工卡片、员工信息登记表、个人简历等属于个人经历或自传性质的原始材料； （二）学历、职称评聘材料。包括学历、学位、学绩、培训、结业成绩表、专业技术职称和评聘专业技术职务、考绩审批材料等（以复印件存档为主）； （三）身份证或户口薄复印件； （四）鉴定、自我鉴定、考核、考察、干部任免材料。即以鉴定为主要内容的，能够显示员工表现情况的材料，如转正申请及审批表，个人工作总结，作为任免、调动依据的正式考察综合材料，正式发文的任免职通知，绩效考评结果，述职材料，民主评议等综合材料； （五）评定岗位技能、培训材料。即能够证明专业技能水平、培训成绩等的材料，如计算机等级证书、英语证书、参加培训所获得的证书材料、证明材料等； （六）聘用及劳动协议、合同、工资、调动、退休、退职、保险、福利待遇等材料。包括员工个人与公司签订的劳动合同，及能够证明与公司存在事实

　劳动关系的证明材料，工资调整、工作调动所产生的文件材料，离职移交表等相关材料； （七）政审及参加党派材料，重要社会活动材料。包括个人政治历史情况的调查报告，政审材料，入党、入团所填志愿书、转正材料、退团、退党材料、参加重要社会活动的证明材料等； （八）奖励及处分材料。包括先进模范事迹、嘉奖、通报表扬、获奖纪录的证明及各种荣誉证书；违法乱纪、违反公司规章制度等行为造成被处分的文件材料等； （九）其他材料。

　第五条

　管理职责

　人事档案管理员由学院人事处指定专人兼任，履行以下职责：

　（一）收集、鉴别、整理人事档案材料； （二）做好人事档案的安全、保密、保管工作，为公司积累档案史料； （三）办理人事档案的查阅、借阅、催还和转递； （四）负责年度人事档案核查工作； （五）办理人事代理有关手续，并为有关人事代理机构提供有关人员的档案材料； （六）为有关部门提供存档人员的情况； （七）办理其他人事档案管理事项。

　第六条

　档案归档

　凡属应归入人事档案的材料，均应进行整理立卷；应做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐，通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。

　除进行人事档案建立、维护和分类管理外，还应采用电脑管理，建立电子文档。电子档的保存期限同纸质档案的保存期限。

　第七条

　归档流程

　（一）将鉴别完成的材料分类整理好后，编制每件材料的档案号（简称“档号”）及卷内序号，并在每件材料左上角盖上印迹清晰、位置端正的档案章， 如左上角无空位，则选择其他合适位置，以清晰方便查询为原则。

　（二）档号及卷内序号编制完成后，应填写《人事档案卷内目录》（附件 1），并将纸质档案材料扫描，扫描件以“JPEG 格式”保存到相应的文件夹内，文件夹名称按“档号+人名”编制。

　（三）将所有的人事档案扫描装袋完毕后，填写《人事档案案卷分类目录》（附件 2）

　第八条

　档号及卷内序号的编制

　（一）类目设置，详见《人事档案类目分类示意图》（附件 3）

　一级类目：根据总的档案设置设立一级类目。

　二级类目：根据学院的实际情况，将各公司设立为二级类目。

　三级类目：根据员工类别设立三级类目。

　（二）人事类档案档号按员工类别分类，采用“分类号（一·二·三级类目）”+案卷顺序号的模式编制。

　举例示意：

　 9 · 00 · 02 — 001

　 （三）

　人事类档案卷内序号根据本办法第八条归档范围的分类序号+卷内序号编制。举例示意：

　 1 — 1

　卷内序号（1）

　分类序号（第一类 履历、自传材料）

　8.4

　档案章型号（如图）

　档

　号

　序

　号

　案卷顺序号（001）

　三级类目（中层管理干部档案）

　二级类目（总部）

　一级类目（人事类）

　 档案章尺寸为：长 5 ㎝（3 ㎝+2 ㎝），宽 2 ㎝（1 ㎝+1 ㎝）

　第九条

　保管要求

　（一）根据安全保密、便于查找的原则要求，对人事档案应严密、科学地进行保管。

　（二）严禁任何个人非法获取、利用他人档案营私舞弊，如有违者，应视情节轻重，予以严肃处理；对违反国家、公司相关规定的，应依规定处理。

　第十条

　档案借阅

　借阅人员应填写《人事档案借阅审批表》（附件 4），并报相关领导审批同意后，方可借阅相关材料。

　第十一条

　保存期限

　（一）人员退（离）休或自动离职、被辞退（解聘）、开除以后，其人事档案从办理离职手续之日起，一般员工保留 3 年，中层管理干部保留 5 年，高层管理干部保留 8 年。

　（二）

　人员死亡、失踪、逃亡后，其档案从死亡、失踪、逃亡之日起，保留 6 个月后进行封存处理。

　第十二条

　档案销毁

　（一）人事档案销毁鉴定。学院人事处每年要定期对已到期的保留纸制档案进行清理，提出档案销毁和延长保留的意见，对有保存价值的档案重新整理继续保留，对没有保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》（附件 5）鉴定人员签字，并形成鉴定报告，报分管院领导审批。

　（二）

　对批准销毁的人事档案，由学院人事处分别确定 1 名销毁执行人和监销人，方可销毁档案。

　（三）

　审批人、鉴定人、监销人、销毁执行人均应在《档案销毁清册》（附件 5）上签字。凡人事档案，未经鉴定和批准，未按销毁程序进行，任何人不得自行销毁人事档案。

　第十三条

　附则

　原有规定与本管理制度不一致的，以本管理制度为准。

　本管理制度由学院人事处负责解释、修改。

　本管理制度自下发之日起实施。

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