四川政府采购四川省广安市广安区档案局广安区档案馆馆藏民国档案目录体系建设采购项目询价采购公告17774

　 广安区档案馆馆藏民国档案目录体系建设采购项目

　询

　价

　文

　件

　 采 广区采 GQC[2017]116 号

　 广安市广安 区档案局 广安市 公共资源交易中心广安区分中心

　二○一 七 年 九月 月

　 温

　馨

　提

　示

　各潜在供应商：

　由于本政府采购项目实行网上报名、网上下载 询价文件。报名成功的供应商名单只有在投标截止时间后才会解密，采购代理机构对采购文件的澄清或者修改内容等无法通知到报名成功的供应商。为此，对澄清或者修改内容等将不进行书面通知。澄清或者修改等内容将会在四川政府采购网（http://www.sczfcg.com）、广安公共资源交易网（网址：http://www.gasggzy.com/)发布，请各潜在供应商在开标之前注意查看，以免错漏重要信息，若投标人没有及时查阅、领取、下载相关内容，后果自负。

　 广安市 公共资源交易中心广安区分中心

　2017 年 10 月 13 日

　 广安区档案馆馆藏民国档案目录体系建设采购项目

　广安市广安 区档案局

　广安市 公共资源交易中心广安区分中心

　询价 文件 广区采 GQC[ [ 2017] ]6 116 号

　广安市广安区档案局与广安市公共资源交易中心广安区分中心共同组织对广安区档案馆馆藏民国档案目录体系建设采购项目进行询价采购，现诚邀国内符合资质的潜在供应商参与竞标。

　一、项目概况

　1、采购人：广安市广安区档案局（联系人：李先生，联系电话：0826－2222351）

　2、采购代理机构：广安市公共资源交易中心广安区分中心（ 地址：

　广安市广安区北辰大道 8 138 号 号 4 4 楼，城北汽车客运站附近区文化馆处，联系人：向先生、刘女士，联系电话：0826－2160795）

　3、项目名称：广安区档案馆馆藏民国档案目录体系建设采购项目 4、采购项目编号：广区采 GQC[2017]116 号 5、资金来源：财政资金 6、采购最高控制价：文件级目录的拟写和著录 3.50 元/条

　二、 询价 项目技术、商务及其他要求

　1. 采购数量 ：完成 50000 条以上文件级目录的拟写和著录。

　2. 总金额：合同固定价 17.50 万元。

　3. 技术要求

　1 3.1 项目概述。对广安市广安区档案馆民国档案文件级目录数据采集和编制，目录制作工作包括案卷级目录和文件级目录制作。目录制作完成后，将文件级目录按顺序一一对应挂接到广安区档案馆指定的档案管理系统案卷级目录下，实现快速无误检索。

　2 3.2 质量要求

　（1）确保在目录制作过程中不对档案原件造成二次损伤； （2）遵循“一文一件”原则，在不破坏民国档案原有卷内文件顺序前提下，使用现代语言和自由句式，采用规范的简化汉字简明扼要地揭示文件的内容。

　（3）符合国家标准《档案数字化外包安全管理规范》。

　（4）符合 GB/T3792.1《文献著录总则》、DA/T18《档案著录规则》。

　 （5）符合 DA/T20.1-1999《民国档案目录中心数据采集标准 民国档案著录细则》、《四川省重点档案抢救项目数据加工采集细则（民国档案部分）》及采购方要求。

　3 3.3 文件级目录制作要求

　（1）文件目录著录项主要包括档案馆代码，档案馆名称，全宗名称，档号，文件提名，责任者，时间，页数，语种，附注等。

　（2）尽可能维护纸质档案原貌，原则上不对卷内文件顺序进行调整。

　（3）原档案已编有页号，顺序未前后颠倒的，沿用原页号；如原页号顺序混乱的，应重新编写页号再制作目录。原档案没有页号的须重新编制。

　（4）遵循“一文一件”原则,在不破坏卷内文件原有顺序前提下，排列在一起的同一种报表、同一种登记册、同一套图纸、文件处理签与正文浮贴、复文与来文、各地依照训令集中报送的同一种材料、办理同一具体事务的系列材料、同一对发信人与收信人之间来往信函及电文、没有解码的电文、没有翻译的外文档案、存根、领条、请假条等文件应合并为一件。

　（5）发文者、受文者分别填写公文形成单位、主送单位全称。著录人名时，如档案中已写明其单位或职务的，应在人名后加“（）”注释。

　（6）题名使用现代语言和自由句式。一般要揭示每一份文件材料涉及的主要事项。如原文件提名准确表达文件内容的，可照录，如原文件提名未准确表达文件内容的，则自拟题名。合并为一件的，应综合各材料情况拟写题名。如一文多事，摘几个主要事项进行描述，各事项间用“：”分隔。

　（7）文件照填文件材料的文种。

　（8）文件日期。填写文件材料的落款时间，格式统一为阿拉伯数字公元纪年。

　（9）字迹无法辨识的文字，在制作目录时统一以“□”代替。

　（10）原纸质档案有缺失文件、虫蛀、破损、霉烂、字迹褪变等特殊情况时需按采购方要求进行相应备注。

　（11）民国档案案卷状况较为复杂，项目实施过程中如遇到本制作要求尚未涉及之特殊情况，遵照采购方现场监督人员意见执行。

　4 3.4 目录数据挂接

　（1）目录制作完成后经质检合格，将文件级目录按顺序一一对应到相应的案卷目录下，并将正确的目录数据导入广安市广安区档案馆现有档案管理系统数据库中。机读目录各字段格式应符合采购方相关数据库要求。

　（2）成交方应确保案卷目录、卷内文件目录 100%挂接正确。

　（3）确保加工成果在采购人所使用的档案管理系统中有效检索和显示。

　 5 3.5 数据备份储存介质要求

　（1）使用不同品牌的储存介质提交原始目录数据两套。储存介质封面标示符合采购方要求。

　（2）原则上以全宗为单位进行备份，内容包括：本存储介质所包含档案卷号及目录清单；总目录数据；文件目录数据等。所采用的 Excel、DBF 等文件存储格式，应符合采购方要求。

　（3）采用的存储介质为采购方认可。

　6 3.6 作业环 境要求

　为确保档案的安全，民国档案目录数据采集和编制工作须在广安市广安区档案局内进行，加工设备、软件、网络、工作用储存设备等均由成交人配备，加工期间产生的水电费由成交人承担。

　7 3.7 质量验收

　成交供应商履行完加工合同约定的加工内容后，为确保加工质量，受成交供应商委托，采购人将组织验收专家根据以上各项指标及《四川省档案数字化质量验收办法》，对本项目完成成果同步进行验收。

　4. 商务要求：

　（1）项目完成时间：合同签订后 60 日内，成交供应商应当根据时间和质量要求认真完成，所供服务未达到合同要求的，采购方有权拒绝付款。

　（2）项目完成数量：50000 条以上。

　5. 其他要求：符合民国档案文件级目录数据采集操作办法

　1 5.1 著录项目

　（1）必要项目：档案馆代码、档案馆名称、全宗名称、档号[全宗号、目录号、案卷号（含宗号）、文件（序）号]、文件题名、责任者、时间、页数、控制使用标识、语种、载体形态、政权标识、附注。

　（2）选择项目：受文者、文种、起止页码、文本、分类号、缩微号、电子文档号、主题词或关键词（人物、机构、会议、事件等）、电子画幅数。

　2 5.2 著录项目要求

　（1）档案馆代码Δ 依据《全国档案馆名称代码》著录。

　（2）档案馆名称Δ 保存档案的机构全称。

　（3）全宗名称Δ

　 全宗名称：档案全宗（一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体）的全称。

　（4）档号Δ 档号：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。文件级档号由全宗号、目录号、案卷号（含宗号）、文件号（卷内文件的顺序号）组成。

　（5）文件题名Δ a．文件题名：又称文件标题，用来表达单份或一组文件内容特征和中心主题。

　b．文件题名著录应能揭示文件主要内容，一般要揭示责任者、事由、文种，表述力求精准。

　c．单份文件原题名准确表达文件内容可照录；没有题名、题名不完整或不能揭示主要内容的则依据内容重新拟写题名。

　d．一组文件的题名依据该组内文件的内容拟写。

　e．文件题名中的地名，县级及县级以下的应写明所属省份。

　f．文件题名中的人名、机构名参照“（6）责任者”对应要求规范著录。

　g．文件题名中的标点符号须规范使用。

　（6）责任者Δ a．责任者：形成文件内容并对其负有责任的机构或个人。

　b．机关、企业、团体等机构责任者应著录准确全称。

　c．内设机构或基层机构责任者应标明完整全称。

　d．以长官署名发出的机关公文，责任者著录官署全称。

　e．文件中明确标明职务的个人责任者须在姓名前著录职务。

　f．外国或少数民族责任者照录原文，并在“（）”中标明现规范译名。

　g．两个或两个以上责任者时，最多著录三个，中间以“、”相隔，被省略的责任者用 “等”表示。

　h．附件责任者以附件落款为准。

　（7）时间Δ a．时间：文件的形成时间。

　b．时间应著录年、月、日，用 8 位阿拉伯数字表示。年份 4 位、月份 2 位、日期 2位，年、月、日都没有的不著录。

　c．时间分起始时间和终止时间两列著录。公私文书在起始时间项著文件制发时间，没有制发时间著录收文时间。

　 d．文件针对时间及具有特定意义的时间须在题名或关键词中表述，如计划、报告、预决算、公债等，时间项著录文件内显示的最早和最迟的时间。

　e．时间以公元纪年，其他特殊纪年一律换算成公元纪年。千字文代年、地支纪月、韵目代日等应换算成相对应的年、月、日著录。

　f．档案上时间记载有误，仍照原文著录，将考证得出的时间著录于后，并加“[ ]”号。

　(8)页数Δ 该份文件的实际页数。用阿拉伯数字著录。

　（9）控制使用标识Δ 控制使用的文件著录控制符“k”。

　（10）语种Δ 档案的书写文字。汉字文件不著录，非汉字文件须依据实际语种著录；汉字和其它文字并存的文件著录“汉蒙”、“汉英”等；不能识别的外国文字著录“外文”字样，不能识别的少数民族文字著录 “少数民族文”字样。

　（11）载体形态Δ a．载体形态：档案信息载体物质形态的种类。

　b．非纸质档案载体类型须著录，例：印章、胶片、标本等。

　c．非档案原件需著录“仿真复制”、“静电复印”字样。

　（12）政权标识Δ 特殊政权机构（以文件的制发机构为准）用汉字著录政权全称。例：汪伪政权、伪维新政府、伪华北政务委员会等。

　（13）附注Δ 本条目录中需要特别解释和补充说明的事项。

　（14）受文者 文件主送机构或个人的全称。

　（15）文种 按性质和用途确定的文件种类的名称。

　（16）起止页码 文件起始和终止页码，用“~”连接著录，不连续的页码分段标注，每段之间用“、”。

　（17）文本 文件稿本的名称。依据实际情况著录副本、草稿、定稿、手稿、草图、蓝图等。

　（18）分类号

　 依据 DA/T 20.3——1999 及《民国档案分类表》著录。

　（19）缩微号 档案缩微品的编号。

　（20）电子文档号 电子文档号：电子文件的一组符号代码。

　（21）关键词（人物、机构、会议、事件等）

　关键词:反映文件内容，用以表达档案主题并具有检索意义的名词或词组（包括人物、机构、会议、事件等）。

　（22）电子画幅数

　电子档案的实际画幅数。

　5.3 3 标识符号

　（1）（）解释或说明性内容， 外国或少数民族责任者现规范译名。

　（2）[ ]表示考证得出的著录内容。

　（3）? 用于不能确定的著录内容，一般与 “[ ]”号配合使用。

　（4）□表示每一个残缺的文字，难以计数的残缺文字用三个 “□”表示。

　（5）两个或两个以上责任者、关键词、附注栏中的解释和说明词及不连续页码分段标注的间隔符号。

　（6）~ 时间起止之间连接。

　（7）+ 附件前冠“+”号 （8）k 文件控制符，表示文件不对外开放。

　5.4 4 著录文字

　（1）著录文字为简体汉字。

　（2）著录数字除文件题名和全宗号外一律使用阿拉伯数字。

　（3）著录外文与少数民族文字时，可依照外文和少数民族文字书写规则著录，亦可根据实际需要翻译成汉字著录。

　附件 1：文件级目录数据库结构表

　附件 2：范例

　 附件 3：文件级数据采集表头式样

　 附件 1 1 ：

　文件级目录数据库结构表

　序 号 数据字段名 字段类型 文字类别 字段长度 1 档案馆代码△ c 字符 6 2 档案馆名称△ c 汉字 80 3 全宗名称△ c 汉字和字符 50 4 档号△ c 汉字和字符 200 5 文件题名△ c 汉字和字符 200 6 责任者△ c 汉字和字符 60 7 起始时间△ c 字符 18 8 终止时间△ c 字符 18 9 页数△ c 字符 4 10 控制使用标识△ c 字符 1 11 语种△ c 汉字 40 12 载体形态△ c 汉字 40 13 政权标识△ c 汉字 60 14 附注△ c 汉字和字符 100 15 受文者 c 汉字和字符 60 16 文种 c 汉字 40 17 起止页码 c 字符 60 18 文本 c 汉字 40 19 分类号 c 汉字和字符 40 20 缩微号 c 汉字和字符 18 21 电子文档号 c 汉字和字符 18 22 主题词或关键词 c 汉字和字符 60 23 电子画幅数 c 字符 4 注：△为必要项目

　 附件 2 2 ：范例

　档案馆代码△ 档案馆名称△ 全宗名称△ 档号△ 题名△ 责任者△ 432001 中国第二历史档案馆 社会部 十一-2-1536-6 中海海员工会香港分会关于日本皇后轮船赴雪梨时该轮 2 人提请加薪的电文 中华海员工会香港分会 432001 中国第二历史档案馆 交通部 二十-4-3407（58）-1 香港民生实业公司剑门轮船员陈凯呈请检定考试（附履历表、体检表、财务报告书、照片）

　陈凯

　 起始时间△ 终止时间△ 页数△ 控制使用标识△ 语种△ 载体形态△ 政权标识△ 附注△ 19410200

　 3

　 19490900 19491000 12

　受文者 文种 起止页码 文本 分类号 缩微号 电子文档号 主题词或关键词 电子画幅数 社会部 电报 119~121

　 交通部 呈、函 1~12

　 附件 3：

　文件级数据采集表头式样

　 档案馆全称 全宗名称 档号 题名 责任者 起始时间 终止时间 页数 控制使用标识 语种 载体形态 政权标识 附注 受文者 文种 起止页码 文本 分类号 缩微号 电子文档号 主题词或关键词 电子画幅数 6 6． 付款方式：无预付款，项目完成后，通过初步验收合格后采购人支付合同金额的 70%，上报四川省档案局验收合格后采购人支付剩余合同金额的 30%（成交商必须开具有效的正式发票，付款方式为转账）...

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