职业院校档案管理服务研究

[摘 要]职业院校的档案包含院校发展变化的历史资料、行政管理工作方面的文件、教师科研资料和本校毕业生学籍档案等几个方面。这些档案不论是对院校还是对个人都具有极高的利用价值，需要相关部门进行专门的管理和发掘。随着社会的进步与发展，档案管理的技术和模式也在不断变化，但笔者在工作中发现，职业院校的档案管理服务工作仍有很多难题有待解决，本文将从档案管理工作中的这些难题出发，寻找一些解决办法。

[关键词]职业院校；档案管理；管理服务

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.24.109

[中图分类号]G717.24 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）24-0-02

0 引 言

档案是记载人、事、物历史的重要原始资料，职业院校的档案是对学校的人、事、物发展历史的记录，这些记录学校管理、教育等各个方面的珍贵资料具有很高的保存价值和利用价值。职业院校在对档案进行分类、归档管理时应当将多种因素作为依据，采用多元化的管理手段，直接或间接地保证档案信息能有效服务于需求者。

1 职业院校档案管理服务的服务方式及作用分析

1.1 服务方式

档案服务的形式一般有查阅档案、档案外借、出具毕业生学籍证明和档案方面问题咨询等几个方面。传统的档案管理服务模式一般来说都依赖建立专门的档案室来完成，但随着现代信息技术的不断发展，档案信息管理服务的方式也悄然发生变化，利用现代信息技术建立电子档案，建立网络服务平台开始被众人接受。这些新型的档案管理服务方式，比以往的纸质档案服务方式更加便捷、更加方便查阅。

1.2 职业院校档案管理服务的作用

职业院校的档案主要有管理方面的档案、教学方面的档案、科研档案、毕业生学籍档案等几个重要方面。职业院校做好档案管理服务工作有以下几个方面的作用。

第一，做好档案管理服务工作有利于为职业院校开展其他工作提供有效的参考数据，保证院校日常工作的平稳进行。第二，在院校重大事件的决策中，档案管理服务平台能提供关键、有效的信息，利于决策者进行科学决策，进而提高整个管理团队的管理水平。第三，对科研成果档案进行科学管理并使之服务于大众，有利于实现理论为实践服务，促进科研成果全校共享，真正惠及院校内的每一位师生，提高公共管理水平，也有利于共创先进文明的校园文化。第四，学校做好档案管理服务工作，有利于提升学校的品牌形象，赢得社会对学校的认可。

2 职业院校档案管理服务工作中存在的问题

2.1 档案利用率不高，资源浪费问题突出

笔者在实际的档案管理服务工作中发现，虽然院校内的各类档案材料数量巨大，但实际的利用率并不高，而且存在各类档案的利用率不均的现象。一般来说，党群类、行政管理类及毕业生学籍类档案比其他类型档案的使用频率高，教学资料较低。

虽然大部分院校都建立了电子档案库，但是文书档案依然是一种重要的档案保存管方式，大多数院校都采用文书档案和电子档案并用的管理模式。两种管理方式并用给信息资源的整合优化提供了很多便利，但也存在很多问题。近几年电脑安装了档案软件，虽然把近几年的档案转化为了电子档案，给查阅、利用带来了很多方便，但是由于很多高职院校的建校历史早，所以存在很多初始时期的纸质档案，这一类档案都是珍贵的历史资料，但往往会因被人忽视而保管不善，等到需要的时候才发现白白浪费了这么宝贵的档案资料。此外，电子档案管理服务平台旨在更便捷地为师生服务，但现实中像网络公众号等类型的服务平台往往不为人知晓，学校的推广力度、师生对档案查阅方式的局限认识等因素都又可能导致教师和学生不了解这些平台的具体服务功能，不知道如何利用这些平台，进一步造成资源浪费。

2.2 档案管理方法落后，服务效率低下

虽然现代信息技术给档案管理工作带来了很多便利，但是还有一大部分院校仍然采用传统的档案管理模式。传统的人工管理文书档案，卷宗数量多，人工查找比较困难，这就浪费了大量的人力和时间，会严重影响档案管理服务的工作效率和档案使用效率，也会对其他工作造成不利影响。

2.3 档案管理服务人员素质不高，缺乏专业的档案技术人才

大多职业院校在招聘档案管理工作人员时的准入门槛较低，导致现在服务于档案管理的工作人员有很多并非档案管理专业出身，在管理工作上容易出现很多纰漏。而且，很多工作人员缺乏足够的服务意识，在工作中服务态度较差，无法做到档案管理真正服务于需求者。

现代的档案管理建设一般都会采用电子信息库的方式，但由于职业院校在这方面投入较低等原因，大多数专业的信息技术专业人才不会选择在职业院校就业，导致学校无法建立完善的档案信息库。即使有些学校建立了相对完善的档案服务平台，但也缺少档案技术人员进行日常维护，这些都是阻碍院校档案管理服务工作有序进展的不利因素。

3 提高职业院校档案管理服务工作质量的办法

3.1 提高档案管理服务工作人员的专业素养

管理服务岗位要求服务人员具有较强的服务意识和良好的服务态度，因此，学校要提高档案管理服务工作人员的专业素养。首先，学校在选用人才时应适当提高人才选用标准，加大服务人员的岗前培训力度和在岗人员的业绩审核力度，尤其注重培养职工的现代网络技术使用能力；其次，学校要尽量聘用管理专业和现代信息技术专业的人才，以便提高职工的服务意识和工作能力，提高档案管理服务工作的效率。

3.2 服务方式多元化，加强网络档案管理服务平台的建设

随着信息技术的不断发展，档案管理服务方式也应与时俱进，职业学校不仅要提高线下服务质量，还应利用现代信息技术开设网上服务平台，以便提高服务效率。职业院校的档案管理服务要结合各院校自身的实际情况，提供多种方式的服务项目，例如，通过微信公众号查阅档案信息、网上预约办理档案调取、开设用户网上自行填写档案信息窗口等。在这些新型的服务渠道开通后，相关部门要注意加强宣傳，争取档案管理服务的工作能惠及所有师生。

另外，学校还应建立信息保护系统，网络信息安全也是当今社会热议的一个话题，院校档案网络管理服务应当加强网络信息安全工程的建设，防止用户信息泄露是首要。

3.3 加强与档案信息需求者的联系，及时收集工作反馈

服务工作以服务需求者为目的。首先，档案管理服务人员在日常工作中，应当主动与需求者进行交流沟通，通过收集意见了解他们的需求；其次，档案管理服务人员要及时根据得到的反馈，调整自身的工作方式和服务态度，在日常的工作中让需求者有更好的交流体验，使其成为档案信息管理工作的支持者和传播者。

4 结 语

目前，职业院校的档案服务管理还有很多问题需要解决。在新形势下，职业院校一定要认清自己的位置，高度重视档案管理的作用，并采取合理的措施加强档案管理的服务职能。

主要参考文献

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