信息系统环境下的审计工作

【摘要】本文分析了信息系统环境下审计工作系统的功能特征、运作环节以及系统的构成,介绍了系统测试的方法,以期提高审计信息化水平,提高审计效率和效果。

【关键词】 审计 工作系统 数据库

数据库技术在审计信息管理中的广泛运用,为审计人员提供了充分、有效、便利的信息服务,为满足快捷决策的需要奠定了基础。其主要设计思想是将分析决策所需的大量数据从传统的操作环境中分离出来,把分散的、难以访问的操作数据转换成集中统一、随时可用的信息而建立的一个大的数据库,其中存储了所有审计数据。

一、审计工作系统的功能特征

在审计工作系统中,审计数据库将信息按照主题来进行组织、管理、控制,审计系统对信息的组织、管理、控制方式一般具有以下特征。

1、一致性。不同来源的多种数据一旦进入数据库,就必须按照统一的主键和结构与编码规则重新组合,因而在审计系统中的数据信息具有一致性的特点。当业务事件发生时,所有原始数据被适当加工成标准编码的源数据,集成于一个逻辑数据库(或数据仓库),而不是重复存储于多个低耦合系统中。数据库不只记录符合会计事项定义的业务事件,而且记录管理者想要计划、控制和评价的所有业务事件,并且存储业务活动中多方面的细节信息。任何授权用户都可以通过数据库所存储的数据来定义和获取所需的有用信息,这样既能提供多种视图驱动应用所能提供的全部视图,又能避免数据重复存储和数据不一致的问题。此外,这种体系结构还实现了信息处理的实时控制,数据库中的处理单元在业务发生时捕捉业务数据,既能执行业务规划和控制,又能校验数据的准确性和完整性。

2、时间变量。审计数据库中的数据键始终包括时间元素,数据保存的时间通常较长,具有作历史比较和趋势分析预测的长期数据基础。数据库技术是将计算机应用于数据管理而产生的一种新的技术,它仅是审计信息系统凭借的一种新的管理手段,对于数据库的基本要素和管理对象——审计信息的源数据,并不是指没有经过任何加工的原始数据,而是在原始数据的基础上,经过了类似于会计流程中的原始凭证确认、统—会计科目标准编码等加工后所形成的数据。

二、审计工作系统的运作环节

审计数据库在审计工作系统的运作过程大致有如下4个重要方面。

1、数据获取。数据获取是指获取企业的数据信息,记录数据信息的功能和处理过程。根据审计人员的需要,对在数据库中运算所需的数据通过一定的方式进行采集,可以得到企业完整而清晰的数据信息,选取和不断更新数据,保证数据的一致性,使审计信息系统的数据不断更新与补充,并使数据在审计信息系统内部各部件之间可以沟通;利用现有系统的信息,确定从企业数据到审计信息系统的数据模型所必需的转化/综合模式。生成审计信息数据,是进行审计工作的数据基础,类似于传统手工环境下的审计对象。审计信息系统上的财务信息不再是简单的纯文本传统财务信息,它是特定协议标准格式,如超文本格式(HTML)的电子报表,所有数据只要点击都可以被随意移植使用。通过网络传输而来的电子报表按照一定的协议标准格式编制,也可以转换成审计信息系统所需的数据。通过数据获取环节,把这些数据转换成审计信息系统所能识别的形式,或直接采用被审计单位所提供电子数据加工出审计信息系统想要的形式。

2、数据管理。此环节包括会计信息库和用户信息库两部分,前者主要依据数据库技术进行管理,注重对信息的分类、组织、维护、检索等,对存储的数据建立模型,通过数据模型来对信息进行保存和管理;后者主要包括有关用户个性特征的信息,个性特征数据结构设计是这部分的关键问题,决定了个性化信息服务系统服务质量的优劣,也是实现信息服务自动化和智能化的关键。通过将各种数据装入数据管理库之中,生成必需的、能为审计人员所直接使用的数据管理库,或通过其他方法为审计人员提供查询工具,以便审计人员能方便地从数据管理库中获取所需的信息,并可以通过一定的形式将其输出。生成审计工作所需的数据管理库包含各种审计计算底稿、审定表、审计报告、管理建议书等信息的结构化数据库,并形成与其他部件进行联系的桥梁。

3、分析推理。这是审计信息系统中对信息流进行控制的核心,其主要功能是接受审计人员通过审计信息系统传来的信息需求,判断需求指向的是已存在的信息还是不存在的信息,或者是哪一层次的信息。对已存在的信息可直接调出并通过用户浏览器予以显示;对不存在的信息需要进行记录,并判断是否经适当可行的计算或处理即可提供,是则进行计算处理并显示,否则作为遗留问题提示进行特别设置处理。此环节是审计工作数据库的主要组成部分之一,可以利用采集到的数据信息,根据程序设置,推断出审计人员工作需要的可能解,并提供方便的审计分析模块。

4、解释报告。审计软件可以提供审计报告生成功能,审计人员可以通过它选择具体的信息项目、类型和表达形式,主要内容包括以下几方面。

(1)设置报告模式。模式中列有会计系统中与要素模块相应的数据项目,模式中的项目与含有多种会计方法的对话框或序列框相联,以便审计人员选择他们需要的会计方法来处理其选择的信息项目。

(2)初始选择。在生成报告时,现行的会计准则和法规作为初始选择存放在对话框或子对话框中。如不进行任何选择,审计人员可以得到一份通用的标准的审计报告。

(3)选择项目。除初始选择以外,模式报告还提供可选择项目来满足审计人员不同的信息报告要求,这些选择项目可以是会计准则和法规、会计计量和估价方法、财务信息与非财务信息的类型、报告的频率、范围和使用的语言、形式等,提供可选择项目能够增强交互性相对化特征,既能满足审计人员的特殊信息报告需要,又能减少报告使用人员的信息负担。

(4)帮助功能。可以采取3种方式:自动显示专业技术概念解释;在对话框中提供环境敏感帮助;一个全面的包括如何应用更复杂的会计技术和方法的目录。帮助功能可以避免审计人员和报告使用者有限的时间被信息的多样化这种无实际意义的工作浪费,有利于及时、准确、有效地寻找有用信息,提高对信息的利用效率。

三、审计工作系统的组成及内容

1、审计项目管理部分。通过建立审计项目管理组件,对每一个被审计项目的各方面情况进行记录并生成电子档案,可以让审计人员更方便地查阅、了解被审计单位的情况,让审计项目的新进人员可以更快熟悉工作;可以建立审计质量控制系统,明确审计人员的工作职责。

2、审计法规管理部分。可以自动检查有关处理是否合法合规,能完成法规资料的录入、修改、删除、检索、打印等功能。检索功能不仅可以为用户按各种条件查找审计法规的目录,而且可以根据目录查找法规全文,可以按要求摘要其中的内容并打印输出。审计法规数据库也可以单独成为一个软件,现已成功地应用于审计工作第一线,是我国目前开发和应用较成功的专项审计软件之一。

3、审计操作管理部分。审计操作管理的功能主要包含以下几方面。

(1)参考功能。提供计算机审计中常用的工具、手段、可使用的审计程序,其主要内容有:审计环境建立、查询、抽样、汇总与计算、排序与分类、财务与效益分析、编制与输出工作底稿、打印各类审计文件等。

(2)图像处理功能。通过对图像显示参数的设置,可以使审计结果以图表的形式表达出来,可以让内部审计人员直观地了解被审计单位的情况。

(3)底稿处理功能。能完成审计工作底稿及有关参数和数据的增、删、改等维护工作。针对计算机系统还能自动查找、计算、输入底稿所需数据,并按格式打印,针对手工系统则可以提示审计人员输入有关数据,并进行计算性复核。

4、专用程序管理部分。对于一些需要对外报送资料的项目,尤其是需要送交政府部门的项目,有的政府部门可能提供了单独的审计软件,或者需要单独配备专用的审计功能,以满足政府部门的数据需要。还有的审计项目因数据量大、牵涉面广,并且各被审计单位的情况又不尽一致,为了对这些项目进行有效的审计,也需要针对每个项目的不同情况,单独配备专用的审计功能,以满足审计工作的要求。

四、审计工作系统的测试方法

1、现场交易选择测试数据。对被审计单位的现场交易作标记并输入到应用程序中,把带标记的交易当作测试数据。采用这种方法,应用程序中必须有特定的计算机程序能够识别出带标记的交易,并且使这些交易既要更新应用系统的主文件,同时也要更新做检测用的虚拟实体。现场交易作标记选择和识别带记号的交易测试数据有多种策略。

第一,在源文件中或屏幕布局中包含一个专门的标识字段,用来表示一笔交易既为正常交易又为带记号交易。由审计人员来选择确定对哪些现场交易作标记,所选交易的特征可以与测试数据的设计相一致,也可以根据制定的抽样计划进行选择。

第二,在应用系统的程序中嵌入审计软件模块,利用审计软件来选择交易并给交易加标记使其成为带记号交易。

第三,在应用系统中嵌入抽样程序,抽样程序具有根据抽样计划给交易作标记,并使其成为带记号交易的功能。不论采用何种策略,应用系统中必须有相应的处理程序,专门处理带标记的交易。

2、自行设计测试数据。自行设计测试数据是将测试数据与现场交易数据一同输入应用系统。采用这种方法,审计人员应根据所要使用的测试数据特征设计并创建测试数据。自行设计测试数据的优点是覆盖面广,可全面测试系统;但设计和建立测试数据要花费一定的时间和费用。本文认为,应用程序进行检测时,首先要在应用程序的文件中建立一个虚拟实体,并让应用程序处理该实体的审计测试数据。如果应用程序是工资系统,可在其数据库中建立一个虚拟的职员资料库;如果应用程序是存货系统,可在其数据库中建立一个虚拟的存货项目。将带标记的实际数据或模拟数据一同输入应用程序和审计软件进行处理,通过将应用程序对数据处理的结果同审计软件处理的结果进行比较,可确定应用程序的处理和控制功能是否恰当、可靠。当应用程序非常庞大或复杂时,全面追踪通过系统的不同执行路径会有一定难度,审计人员对交易进行审查时,可以在应用系统的重要处理发生点嵌入软件,当交易通过不同处理点时,嵌入软件可捕捉交易的过程。为证实不同关键点的处理,审计人员使用软件捕捉交易的前后过程,通过检验前后过程及其变换,评价交易处理的真实性、准确性和完整性。

【参考文献】

[1] Wayne More and David Hendrey:IT Audit Renewal[J]. Internal Auditor,2008(4).

[2] Pete Rosenwald:To Be or not to Be[J].Accountancy,2008(8).

[3] 秦宇:会计电算化条件下的计算机审计[J].会计之友,2008(3).

(责任编辑:唐石泉)

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