现代企业行政管理系统现状及改革探讨

摘要：企业行政是企业的中枢神经系统，行政管理体系担负着企业的管理工作，为了进一步降低行政管理系统资源消耗，提高管理效率，在行政管理系统引进了精益管理思想。通过对现代企业行政系统的管理工作进行分析研究，结合精益管理思想相关理论和工具，阐述了现代企业行政系统实施的精益管理策略。实施结果表明，现代企业行政系统的单箱管理费用和各项消耗数据同比均有了明显降低。精益管理理念为提高行政管理系统的管理水平提供了理论指导思想。

Abstract： The enterprise administration is the central nervous system of the enterprise， the administrative system bears the management of the enterprise. In order to further reduce the resource consumption of the administrative management system， improve the management efficiency， the lean management ideas are introduced into administrative management system. Through analyzing and studying the management of the modern enterprise administrative system， combining with the related theory and tools of lean management， this paper expounds the lean management strategy of the modern enterprise administrative system. Implementation results show that the single box management costs and the consumption data of the modern enterprise administrative system are significantly reduced. The concept of lean management provides the theoretical guide for improving the management level of the administrative management system.

关键词：现代企业；行政管理系统；精益管理

Key words： modern enterprise；administrative management system；lean management

中图分类号：F272.9 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2016）28-0059-03

0 引言

近年来，社会主义市场经济体制发生了很大变化，现代企业制度开始逐步建立和完善，与此同时，企业行政管理也应该与时俱进，加强和改进企业行政管理，使之更加适应新时代的要求，如此不仅有利于企业更好地进行内部管理，还能够帮助企业更快地适应市场经济和企业转机建制，对于提高企业活力和发展市场经济而言意义重大。基于此，引进先进的管理模式是至关重要的，良好的行政管理能够为企业各部门、各专业建立一个管理服务平台，确保企业每个人都能够各司其职，充分发挥自身才干，良好的行政管理能够大大提高企业的工作效率，同时行政管理还是企业文化的一个重要组成部分。

1 企业行政管理概述

企业行政作为企业的中枢神经系统，在企业的管理工作中具有举足轻重的地位，建立良好的行政管理体系，才能确保企业各部门之间各司其职，同时相互协作、相互帮助。依靠企业行政组织、按照行政渠道管理企业的一系列措施和方案就是企业行政管理。在企业发展中企业行政管理的三大功能分别是管理、服务、协调，其主要手段包括奖惩条件、规定、指示、行政命令等。在管理功能上，企业行政管理通过处理好公司各项日常事务，不仅能够保证公司的正常运行，还能够结合公司的各项情况，比如企业文化建设、企业精神、管理策略等，为高层决策提供有益建议；在服务上，能够为公司提供完善的后勤保障；在协调上，能够为企业各部门、各专业之间建立一个统一的管理服务平台，该平台的作用相当于在企业之间建立了一座沟通的桥梁，有利于企业各部门、各专业之间的良好沟通协调。企业行政管理学与其他学科之间存在很大差别，其中最大的差别在于企业行政管理学的研究对象是企业行政事务，企业行政管理的目的是通过探讨企业行政管理的客观规律，实现惬意行政管理的科学化，进而提高企业行政效率。

面对市场竞争越来越激烈的局面，企业行政管理的关注度越来越高。要想保证企业能够顺利正常的运行，必须成立一个专门的团队，负责将企业各部门、各环节连接成一个完整的有机体。只有这样才能保证企业的正常运行，确保企业达成各项生产经营目标。而要想确保目标实现，提高企业竞争力，企业行政管理有效的组织企业生产经营活动是至关重要的，具体应做到以下方面：

1.1 计划工作

即确定管理内容的目标和决定如何达到这些目标。要想实现行政管理科学化和行政管理成功的目的，必须使现代企业行政管理具有计划性，只有做好各项准备工作，行政管理才能更加高效。

1.2 组织工作

企业运作的基本框架就是企业的组织机构，企业的各级行政管理人员应自觉履行自身职责，同时明确规定企业各个人员的职责，明确每个人的任务是什么，谁来做决策等。要求企业建立自上而下的责权关系，确保行政管理渠道的畅通无阻，只有这样才能建立高效的企业行政管理机制。而要想建立完善的企业行政管理机制，必须首先选择和设计科学合理的行政组织机构，因为行政组织机构是实现行政管理目标的重要基础和必要条件，通过组建企业行政组织机构并加以良好的利用，能够为企业行政管理工作增光异彩。

1.3 指挥工作

即企业行政管理中采取的具体措施，明确企业各个员工的职、责、权，同时加强各个员工之间的合作，充分激发和调动起每个员工的工作热情和积极性，尽量避免员工之间的冲突，且能够良好地解决员工之间已经发生的冲突。要想良好地完成指挥工作，就要建立行政首长（厂长或经理）负责制为首的指挥系统，这是科学行政管理的基础。

1.4 控制工作

即对指挥工作的各项措施进行监测、控制与调整，包括建立激励机制、监督系统和制定奖惩条例并认真执行。控制工作能够使企业了解和掌握自身的行政管理工作是否科学合理，从而发现并改进行政管理中存在的问题，更加完善企业的行政管理工作。

2 现代企业行政管理要求

随着社会的不断发展，现代社会对企业行政管理的要求也发生了变化，更加侧重于生产经营活动和行政管理自身的要求，其中正常组织经济活动是生产经营活动要求的行政管理的重中之重，主要包括财务和销售管理、信息、沟通以及公关和劳资关系等。

实行和完善行政首长负责制。科学行政管理的基础是建立行政首长负责制及以其为首的指挥系统，实行行政首长负责制。这无疑对行政的负责人提出了更高的要求，行政负责人由于权力具有很大的权威性，应不断提升其自身素质和能力，尽量减少人为因素造成的行政措施不当，正确使用和利用自己的权力，明确自身的职责和权限。

合理选择和设计行政组织机构。企业行政管理对于企业而言至关重要，行政组织机构作为企业行政管理的中坚力量，其重要性不言而喻，因此必须合理选择和设计行政组织机构，而合理选择和设计行政组织机构最重要的环节就是选拔优秀的行政管理人才，具体要求如下：一要求人才能够适应社会的发展，与时俱进；二要求人才具有良好的个性和心理特征、优秀的政治素质、强烈的创新素质和健康的身体素质；三要求人才具有正确的价值观、人生观和世界观等。

确立正确引导、准确评价与适当奖励相结合的激励机制。有人说当今社会企业最重要的资源就是人力资源，为此企业应千方百计留住优秀人才，确立正确引导、准确评价与适当奖励相结合的激励机制，做到奖罚分明。

3 我国企业行政管理改革思路

与世界发达国家相比，我国在企业行政管理中还存在很多问题，为此我们应积极吸取国外的成功经验和失败教训，改革我国传统的行政管理工作，使其更加适用于我国市场经济发展，在改革过程中应注意以下问题：

3.1 按规范化要求，适当调整企业行政机构。虽然我国行政管理工作经过多次调整已经解决了多个问题，但是依然存在一些待解决的问题，不足之处依然存在，比如管理渠道冗余复杂、人员配置紊乱、企业行政机构臃肿等。为此，我国企业应按规范化要求，适当调整企业行政机构，明确各级行政机构的职能和作用，按实用性和科学性的原则合理建立行政机构系统。

3.2 建立健全和认真执行行政部门的各项管理制度、岗位责任制度、工作程序以及一系列规范化表格、图表等，从而建立起行政部门的法治秩序。更重要的是，要培养出一支高素质、高效率的行政人员队伍，同时要搞好科学分工、管理层次和合理授权。只要建立了完善的各项规章制度，组建了高效率高质量的团队，整个行政管理体系就会高效的自动运行，事半功倍。

3.3 健全企业行政管理的领导体制。目前我国的企业领导体制几乎都是党政合一甚至以党代政，在这种情况下，使得我国行政管理工作中存在一些问题，比如行政首长的权力无法得到充分良好的施展；尚未建立完善良好的企业领导体制；缺乏相应的辅助人员；监督机构和手段不足等。基于此，我们应健全企业行政管理的领导体制，逐步提高和加强行政管理工作的效率和质量。

3.4 定期评价业绩，择优使用行政管理人才。企业行政管理的一项重要工作内容就是对企业绩效的评价，其结果直接关系到相关人员是否能够获得晋升，但长久以来对企业绩效的评价一直没有建立统一的标准，评价的科学性和准确性一直饱受争议，这其中既有人为因素的干扰，也有技术因素的干扰。可采用部门监督方法逐步消除人为因素造成的干扰，而要想消除技术因素方面的干扰需从人才学角度出发，综合各项科学手段准确做出评价，定期评价业绩，择优使用行政管理人才。

4 精益管理在行政行业应用现状

精益管理方法是在丰田管理方式基础上发展起来的，其最终目的是通过流程整体优化、均衡物流、高效利用资源、消灭一切库存和浪费，达到用最少的投入向管理人员提供最完美价值的目的。在过去的很长一段时间内，企业之间的竞争都集中在行政管理计划资源的争夺上，导致企业行政管理存在很大问题，比如资源配置水平不高、管理粗放等，因此行政行业的管理将从行政管理为主向行政管理与资产经营管理并重转变。随着行政行业管理水平的不断提升，各行政管理系统纷纷导入精益管理的思想，但尚没有形成成熟的理论体系用于指导行政管理系统的管理。如何有效的将精益管理理念应用到行政管理系统日常管理当中，整合现有资源，已成为当前行政管理工作的重要课题。现代企业行政系统通过导入全面规范化管理、绩效管理精益质量管理，构建了基于现代企业行政系统特色的精益管理体系结构，旨在减少浪费，提高管理效率，加强企业竞争力。

5 精益管理的目标

精益管理方式是彻底消除无效劳动和浪费的一种管理思想，根据这个基本原则，确定推行行政管理系统精益管理方式的总目标。现代企业行政系统推进精益管理的最终目标是通过降低成本产生效益，即提高有效率和降低消耗，减少管理过程中的浪费。精益管理方式的基本体系以持续改善为基础，以拉动式管理和准时化管理为两大支柱，以全员规范化管理维护、绩效管理等为辅助工具，从而实现高质量、高收益的最终目标。

6 现代企业行政系统实施的精益管理策略

6.1 拉动式管理

现代企业行政系统管理计划与控制设计的核心是用拉动式管理系统替代传统的推动式管理系统。拉动式管理即每一道程序的管理都是由其下道程序的需要来拉动，这就是要坚持准时化管理和看板管理，由于环环相扣，因此准时化管理的管理效果良好。通过看板来向前道程序传递信息，并对管理过程进行实时控制。因此，拉动式管理系统就是坚持一切以后道程序的需要为出发点，坚决杜绝超前和超量管理。

6.2 准时化管理

准时化管理指企业管理系统的各个环节、程序只在需要的时候，按需要的量，管理出所需要的产品。准时化管理最重要的管理工具是看板，看板是用来控制管理现场的管理排程工具，在保证适时适量管理中起着至关重要的连接作用。以管理线为例，用看板来组织行政管理的过程。

在行政管理程序中把管理成品看成是最后一道程序，按看板管理理论在必要的时间可以在上一个行政管理程序获得必要的半成品数量，同时在必要的时间行政管理程序又可以向上获得必要的信息，从而及时准确的拉动物流，在必要的时间管理出必要的产品。看板既可记载管理数量、管理时间、顺序等信息，同时也可防止过量管理和误管理，及时解决管理过程中存在的问题，消除无效工作和浪费。

6.3 绩效管理

绩效管理是一种管理人员驱动的追求卓越绩效和持续改进的管理哲学。良好的绩效管理可以有效减少不良品，大大降低企业成本，提高企业盈利水平，具有良好的经济效益和社会效益，能够促进企业综合实力的提升。

绩效管理侧重于高级统计工具的应用，通常要求项目中有大量的分析工作。绩效管理方法擅长解决复杂问题，特别是一些找不到原因的问题。绩效管理具有良好的应用性，被广泛应用在产品各个流程当中，而精益管理方式则侧重于行动，不太能直接使用统计方法和管理流程。如果将精益管理与绩效管理结合起来，就可以通过提高管理人员满意度、降低成本、提高质量、加快流程速度和改善资本投入来实现企业经济效益最大化。因此，为了实现企业效益的最大化，需要将精益管理和绩效管理合二为一，各施所长。

现代企业行政系统在选择绩效管理推进策略时，选择了战略改进和解决问题相结合的途径，从具体的专案入手，建立了一批绩效管理改进项目，边培训边改进，并跟踪实施，考察取得的经济效益，积累经验教训，熟悉绩效管理的运作，不断在员工中树立推行绩效管理成功的信心。通过一个个绩效管理改进项目的成功实施，不断丰富和完善绩效管理的内涵，从而形成具有现代企业行政系统自身特点的卓越的质量管理新模式。

6.4 人才培养

精益管理方式认为人力资源是企业最重要的资源，将人当成了最重要的管理要素，该方式认为人为因素是具有最大柔性和最大潜力的因素，因此，应将在现代企业行政管理中应注重人才培养，并将人才培养放在企业行政管理的重要位置。

提案制度是精益管理的其中一项基础工作，它要求每个企业员工都积极参与其中，发表自己的看法，听取别人的意见，大大提高了企业运行的效率和质量；而管理层应张开耳朵听取员工的意见和建议，并对提出有益公司发展建议的员工进行奖励。通过建立完备的合理化建议反馈落实制度，所有的建议必须要有答复和落实，对于有价值的建议加大奖励力度，并且将合理化建议与员工的绩效考评结合起来，从而提高员工参与合理化建议活动的积极性，避免了合理化建议制度流于形式。此外通过工作轮岗制，包括管理人员之间的轮岗、操作人员的轮岗等等，培养多能化的人才。轮岗制开阔了大家的视野并加强了大家对安全、质量、成本、产量等一切目标的责任感。

7 结语

企业行政管理是企业生存发展的重要影响因素之一。企业行政管理效率的高低将直接影响企业的各项工作的开展。现代企业行政系统通过引进精益管理理论，并将之做了改进，结合了自身的特点，将实施的精益管理方法即拉动式管理、准时化管理、全员规范化管理维护、绩效管理质量管理、人才管理等五个先进管理工具和方法有机结合起来，使企业行政系统的精益管理体系更加完善。通过精益管理方式的引入，现代企业行政系统的管理取得了较大的进步，可达到行业领先水平，各种消耗指标大幅降低，直接的效果是带来了企业浪费的减少，效益的增加，企业竞争力不断加强。

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