计算机技术在档案管理工作中的应用

摘 要：随着社会经济发展和科技能力的发展，计算机技术在现代档案管理中的应用越来越广泛。档案管理在进入信息化时代以后，计算机技术在档案管理中的地位逐渐提高，本文主要研究了计算机技术在档案管理中的应用，针对计算机技术在档案管理中的问题展开分析，然后进一步的分析解决这些问题的策略。

关键词：计算机技术；档案管理；问题；策略

DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2016.14.128

随着社会经济的发展，我国开始进入信息化时代，信息化时代为实现现代化的档案管理创造了条件，计算机和档案管理共组中的应用，不仅可以提高工作效率，还能提高信息化的发展，对开展档案管理工作具有非常重要的意义。信息技术在促进档案管理发展时，也对档案管理产生了一定的阻碍问题，这时就要针对信息技术在档案管理中的问题提出相应的解决措施，提高档案管理工作质量。

1 档案管理中计算机技术应用的重要性

我国是人口大国，而且人口流动性较大，也增加了档案管理工在的复杂性，传统的档案管理工作的工作效率和及时性较差，难以满足现代社会发展的需要，计算机技术的发展给档案管理带来了方便，解决了档案管理难的问题，并且凭借着自身可以容纳海量数据及强大的筛选、分类等的功能，成功的为档案管理工作者提高了工作效率，而且也提升了档案管理效率。

档案管理现代化的发展对档案管理人员的综合素质有了更高的要求，要求档案管理人员能够较好的掌握现代学科技术，通过先进的技术设备来完成档案管理工作，这样既可以节约时间，也可以提高档案管理工作效率，减少传统的档案管理工作中的工作强度，为了适应现代化的档案管理要求，需要进行大规模的信息化管理模式及技术准备。公民的真实凭证是通过档案反映的，所以档案管理不能有一点的疏忽差错，这也为人力资源的管理提供强大的先决条件。计算机技术在档案管理中的应用，就是将这种意识转化为信息化，从而促进生产力的进一步发展。另外，在对相关信息进行整理、收集等方面，计算机就显示了它在档案管理当面的便利性，联网状态下可以轻松实现信息资源共享，提高信息处理的便利性。

2 计算机技术在档案管理应用中的问题

2.1 电子档案保存

计算机技术在电子档案管理中的应用档案的存储也出现了一定的问题。在存储的过程中，电子档案管理程序可以满足文字处理存储，对着计算机系统的优化更新，文档资料可以存放在不同的数据库和存储盘中，在确保文档安全性的同时也提高了文档读取和长期保存的难度。

2.2 缺乏统一的档案管理标准

在日常生活中，做什么都要有一个标准，“无规矩不成方圆”。现在很多的部门档案管理内容不断细化，在管理制度和管理方式方面都是大同小异，如果说管理标准不能实现统一也是必然的。而且，很多单位之间或是部门之间的沟通也是比较缺少的，这样也给实现管理标准的统一增加了难度。另外，由于计算机技术的不断发展，各单位和部门档案管理水平的差异增加了信息技术统一的难度，从而为实现统一的档案管理增加了困难。

2.3 档案管理信息化程度不高

很多单位和部门都建立了信息化档案管理模式，利用计算机技术进行现代化档案管理，但很多的档案馆还是热衷于传统的手工管理模式，计算机就成了管理的辅助工具。档案管理工作的工作仍然采用纸质资料，没有建立现代化的数据库下的信息化档案管理，计算机信息化的优势就不能够体现，计算机也成了摆设，并且阻碍了档案管理的现代化和信息化发展，影响了档案管理工作的效率和管理质量。

2.4 档案管理安全问题

计算机技术在档案管理中的应用，虽然提高了档案管理的工作效率和工作质量，但同时也增加了档案信息安全问题管理的难度，安全性和可靠性问题成为人们所关注的。现在很多的网络都受到黑客、计算机病毒、保密信息泄露等的威胁，使人们的信息不在安全。随着计算机网络用户的剧增，网络的危险性也在倍增。网络的不安全性和不稳定性也给档案管理工作产生了很大的影响。

3 优化计算机档案管理工作可采取的几点措施

3.1 完善档案管理制度

利用计算机技术实现档案管理可以在较大程度上解决档案管理中的漏洞，但是相应的档案管理制度还不够完善。但要在做好计算机当那管理工作仍然要完善相关的管理制度，充分分析计算机档案管理工作不同环节的内容，根据技术漏洞制定相关的解决措施，保证计算机档案管理工作的过程中，都要有章可循，有法可依，这样才能保证计算机档案的高效性和完整性。

3.2 实现信息化档案安全管理

计算机技术在虽然为档案管理提供了优势条件，但也带了了档案信息安全问题，档案管理需要根据材料的内容进行保密安全分类。例如一级保密档案应禁止联网，防止档案共享造成信息泄露；耳机保密档案应使用局域网，三级保密档案可以支持联网查询。同时应针对信息化档案管理制定相关的法律法规进行约束，提高对档案管理工作人员的教育宣传工作。

3.3 提高档案管理人员素质

档案管理人员利用计算机系统进行档案管理，不仅要具备相应的计算机知识，还应具备信息化安全管理意识并了解科学的管理。现代化的管理水平，管理过程中的计算机信息库体现，以实现改革和档案管理。在实际工作中不断完善的计算机管理系统，并不断学习更方便的文件管理程序的先进的知识。

3.4 文档一体化管理

为了防止档案管理中存在文档分离问题，具体工作落实在单位的内部文件整合，避免进行重复的档案管理工作，应该针对现代化档案管理建设，对文件档案的管理内容进行总体规划，彻底改变了文档管理问题已被隔离，并逐步整合文件档案管理工作。与此同时，应结合计算机网络技术研究文档处理软件，利用现代化管理软件实现文档的综合管理，积极面对以文档管理的挑战存档载体的虚拟非传统的形式。

综上所述，结合计算机技术进行档案管理是现代信息化档案管理的需求，针对档案管理过程中总会产生一些新的问题，这时就需要工作者认真对待这些问题，并且及时的解除这些问题，这样才能使计算机技术在档案管理工作中得到良好的应用。

参考文献：

[1]栾传晟.计算机在档案管理中的应用[J].黑龙江科技信息，2011（25）.

[2]姜燕.计算机应用在档案管理工作改革中的必要性[J].科技资讯，2011（14）.

[3]刘新喻.科技档案管理信息化发展[J].青海师范大学学报（自然科学版），2010（03）.

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