浅析HRMS在现代企业管理中的应用

【摘要】企业竞争以人才竞争为核心。借助现代化的人力资源管理方法和手段来管理企业人才，意义重大。HRMS就是以人力资源信息进行存储和管理为主要内容及其内在联系为依据而编写的计算机程序管理支持系统，现在被广泛应用到企业管理中。本文主要介绍了HRMS发展历史、目的意义、主要功能，以及在企业实施成功的关键等内容。通过对HRMS系统全面地介绍和分析，使我们清楚地认识到：HRMS是一个由人、计算机等组成的能进行信息的收集、传送、储存、维护和使用的系统，从企业人力资源的角度出发，协助企业领导进行决策，以便留住企业优秀人才，吸纳社会人才，最终帮助企业实现其战略目标。

【关键词】HRMS；企业管理

当今社会，企业竞争以人才竞争为核心。为了稳定员工并不断吸纳优秀人才，企业必须借助现代化的人力资源管理方法和手段来管理。因此，科学便捷的人力资源管理系统（HRMS）应运而生，并被广泛应用到现代企业管理中来。

市场竞争日益加剧，人已成为实现企业战略目标的一个关键因素。如何能保持企业员工的工作责任感，激励他们的工作热情，减少企业人才流失，已成为企业关注的重要问题。

一、HRMS历史背景

HRMS的发展历史可归结为三个阶段：第一阶段为20世纪60年代。为了解决薪资计算问题，HRMS应运而生，这为人力资源的管理展示了美好的前景，使大规模集中处理大型企业的薪资成为可能。第二阶段为20世纪70年。计算机技术的飞速发展、计算机的普及，以及系统工具和数据库技术的发展，都为HRMS的阶段性发展提供了条件。该系统除考虑薪资计算外，还对报表生成和薪资数据分析进行了初步研究。第三阶段为20世纪90年代。个人电脑的普及，数据库技术、客户/服务器技术，特别是Internet/Intranet技术的发展，使得现代HRMS的出现成为必然。现代HRMS的特点是从人力资源管理的角度出发，用集中的数据库将几乎所有与人力资源相关的数据有机管理起来，形成了集成的信息源。友好的用户界面，强有力的报表生成工具、分析工具和信息的共享使得人力资源管理人员得以摆脱繁重的日常工作，集中精力从战略的角度来考虑企业人力资源管理规划问题。

二、应用HRMS的目的意义

（一）能够提供整合的、集中的信息源

采用HRMS，可以用集中的数据库将与人力资源管理相关的信息全面、有机地联系起来，有效地减少信息更新和查找中的重复劳动，保证信息的相容性，从而大大地提高工作效率，还能使原来不可能提供的分析报告成为可能。

（二）能够提供易访问、易查询的信息库

在没有采用和实施HRMS之前，当企业管理人员要统计数字时，往往依赖于某个人或某些人来获取。首先是找到人力资源部的相关人员，由他们从不同的计算机文件、打印件或档案柜中查找相关的信息，再汇总后提交。这种依赖于人的过程往往会因为花费的时间較长或某个人不在办公室而不能及时完成。在采用和实施HRMS之后，就会将依赖于人的过程改为依赖于计算机系统的过程。企业管理人员只要获取了相应的权限，就可以随时进入系统，直接查阅相应的信息。

（三）有利于企业体现公平性原则，留住优秀人才

任何企业都不同程度上存在着人才流失现象。人才流失除了因为薪资因素之外，还有很多其他因素，如工作环境、领导公平与否、培训机会和个人前途等等。如果将员工主要技能输入HRMS，适时地帮助员工实现自身发展需要，能留住部分优秀人才。

（四）有利于提高企业管理水平

采用和实施HRMS不仅仅是为了提高工作效率。应该看到，在实施HRMS后，经过整合的、较为全面、准确、一致和相容的信息不仅可以让企业领导对本企业人力资源的现状有一个比较全面和准确的认识，同时也可以生成综合的分析报表供企业领导人在决策时参考。

三、HRMS的主要功能模块

近年来，管理信息系统发展迅速。众多管理软件如雨后春笋般地不断涌现。这些软件尽管各有特点，但从功能上来说，大致可分为系统管理、基础信息管理、业务流程管理、辅助决策管理四大模块，其中又以业务流程管理模块为核心内容。这些模块主要包括如下子系统：

（一）人力资源信息管理子系统

这类系统从科学的人力资源管理角度出发，从企业的人力资源规划开始，一般包括招聘、岗位描述、培训、技能、绩效评估、个人信息、薪资和福利、各种假期、到离职等与员工个人相关的信息，并以一种相容的、一致的、共享的、易访问和检取的方式储存到集中的数据库中，从而将企业内员工的信息统一地管理起来。其灵活的报表生成功能和分析功能使得人力资源管理人员可以从繁琐的日常工作中解脱出来，将精力放到更富有挑战性和创造性的人力资源分析、规划、员工激励和战略等工作中去。完整的历史信息记载了员工从面试开始到离职整个周期的薪资、福利、岗位变迁、绩效等信息。

（二）薪资福利子系统

这类子系统通常可用于管理企业薪资和福利计算的全过程，其中包括企业的薪资和福利政策设定、自动计算个人所得税、自动计算社会保险等代扣代缴项目。通常，这些程序还可以根据公司的政策设置并计算由于年假、事假、病假、婚假、丧假等带薪假期以及迟到、早退、旷工等形成的对薪资和福利的扣减，能够设定企业的成本中心并按成本中心将薪资和总账连接起来，直接生成总账凭证，还能存储完整的历史信息供查询和生成报表；这类系统也可处理部分简单的人事信息。

（三）培训管理子系统

人才是企业最基本也是最重要的资源。现在许多企业把培训作为一种福利。培训管理子系统一般通过培训需求调查、预算控制、结果评估和反馈以及培训结果记载等手段，实现培训管理的科学化，并且和人力资源信息有机地联系起来，为企业人力资源的配备和员工的升迁提供科学的依据。严格的说，培训管理系统不能归于HRMS，但由于学员可以不受时间、地点和教员讲课水平的限制，自学后通过联机考试，其结果也可以记入HRMS中，因而受到很多企业的青睐。现在“线上学习”如同Internet一样，正在风靡全球，它不仅可以节约可观的训练费用和人力投资，而且，正在给传统的培训业造成一定的冲击，有人甚至断言“线上学习”将成为未来的主要学习途径。

（四）考勤管理子系统

为了有效地记载员工的出勤情况，很多企业购置了打卡机、考勤机等设备。考勤管理程序一般都与这些设备相接，根据事先编排的班次信息，过滤掉错误数据，生成较为清晰的员工出勤报告，并可转入薪资和福利程序中，使考勤数据与薪资计算直接挂钩。其生成的文档还可作为历史信息保存，用于分析、统计和查询。

（五）e-HR

Internet/Intranet不仅冲击了传统的市场、供应、销售和服务等领域，也给人力资源管理带来了新的挑战和机遇。e-HR实际上是一种基于Internet/Intranet的HRMS。为了将人力资源管理人员从繁重琐碎的日常事务性工作中解脱出来，e-HR强调员工的自助服务，如果员工的个人信息发生了变化，他本人就可以去更新自己的信息，经过一定的批准程序即可生效。同样，对于培训、假期申请、报销等日常的行政事务也可作类似处理。e-HR对公司的硬件环境、员工的素质和公司的管理水平都提出了较高的要求，这也是eHR在现阶段发展的一个最主要的制约因素。

四、HRMS实施成功的关键

通过HRMS来提高企业的管理水平，单单依靠引进适合本企业特点的人力资源管理软件是远远不够的。我们必须对采购的软件，结合企业实际情况，进行二次开发，使之真正适应企业发展需要，这是HRMS实施成功的关键。由于系统管理的是所有与人相关的数据，信息量大，变化频繁，而且这些信息与员工的切身利益密切相关，特别是工资计算等不能有任何错误，因此，实施工作尤为繁琐和困难，其难度和工作量远远大于一般人的预计。众多实际案例告诉我们，要想管理系统实施到位，就必须注意如下问题：

（一）企业领导层的理解和全力支持

HRMS的实施不只是人事部门或计算机部门的事。为了保证数据的完整、准确和及时，需要企业内各个部门和全体员工的积极配合。同时，采用人力资源管理软件，需要在充分回顾企业政策的基础上，根据先进的人力资源管理理念，从程序到操作进行全面改进。所有这些工作，如没有企业决策层的参与是很难实现的。

（二）全体员工接受培训学习

要想使HRMS真正地发挥应有的效用，必须通过培训学习转变人们特别是中高层领导的思维方式和行为方式。要让他们学会并习惯于通过系统来进行科学的管理，而不是决策凭感觉，分析凭经验。培训不光要使中高层领导明白采用HRMS的好处，更重要的是使他们了解系统的功能和系统的运行方式，学习软件系统中蕴涵的先进理念，主动积极地反思现行的体系，探讨改进的方案。

（三）改进企业的相关制度和信息结构

由于历史的原因和条件的局限，很多企业现行的相关制度、人事相关信息的组成和报表不尽合理和科学。而实施HRMS正是一个非常好的契机来回顾本企业不合理、不科学或不符合国家相关法律和规章的地方，重新合理地组织人事相关信息和报表，从而减少企业运行的潜在风险，将人力资源部员工的工作放在刀刃上。因此，实施人力资源软件不应只是单纯地将现行的制度和报表计算机化，而是应该充分地回顾本企业的相关政策和信息组成，去掉不合理的成分，将改进的建议报告给企业的决策领导并争取付诸实施。

（四）明确项目的实施目标

在项目的初期，应该明确：整个项目的实施计划和目标；需要采集的数据；需要保留的历史信息；现有数据如何规范化，以及项目实施的时间和进度安排等。

（五）组织精悍的项目实施团队

项目实施团队人员的组成应包括企业管理人员，人事、薪资、计算机等专业人员，他们将负责整个项目的组织协调、进度控制、数据分析和数据有效性的检查，提供相关建议，培训其他人员，建立系统和检查各部门的运行程序。项目实施团队应明确每个团队成员的工作职责。他们也将是该企业运行HRMS的主要骨干和技术支持。

（六）测试软件功能

项目实施团队在明确实施目标和进度后，一项重要的任务就是根据实施目标全面测试购买的软件系统，争取在三个月內将软件系统95%的错误解决掉。由于HRMS需处理的信息关系非常复杂，各企业的需求也不尽相同，再加上软件的商品化程度远不如已经运行多年的成熟软件产品，存在的错误较多。如果不在项目实施的初期解决这些问题，随着问题的不断暴露，不仅会浪费大量的人力，更严重的是会使他人失去信心，严重影响工作的进展。

（七）建立科学的程序性文件

人事相关信息的特点是信息量大、变化频繁、采集和确认困难。采用计算机系统来管理人事信息要求数据的采集、更新能够完整、准确和及时。这两者之间的矛盾会因为新系统的投入运行而变得越来越突出。新系统在运行后无疑会迫使一部分员工改变已经熟悉了的工作方法和习惯，学习包括计算机知识在内的新知识、新方法、新程序，一部分人的利益也许会受到影响。在系统的实施过程中，很多企业由于有关人员素质较低、工作责任心不强，加上某些管理人员的随意指挥，会造成系统的实施和运行事倍功半，而且降低了系统的功效。所以，除加强培训外，建立必要的科学的程序性文件，做到有章可循，减少和杜绝各种特例情形，才能为HRMS的实施和正常运行提供有效的保证。

五、结论

通过对HRMS的介绍和分析，是我们清楚的认识到：HRMS是一个由人、计算机等组成的能进行信息的收集、传送、储存、维护和使用的系统，从企业人力资源的角度出发，协助企业领导进行决策，以便留住企业优秀人才，吸纳社会人才，实现企业“公平、公正、合理”的管理原则，最终帮助企业实现其发展战略目标。

注释：

HRMS：是Human Resources Management System的缩写，即人力资源管理系统，是指组织或社会团体运用系统学理论方法，对企业的人力资源管理方方面面进行分析、规划、实施、调整，提高企业人力资源管理水平，使人力资源更有效的服务于组织或团体目标。

参考文献：

[1]蒋旭文：我国民营企业人力资源管理研究，对外经济贸易大学，2007

[2]梁国辉：中小互联网公司人力资源管理研究，北京交通大学，2007

[3]徐冬梅：我国制造型企业的eHR系统的研究与实现，同济大学，2006

[4]洪俊强：基于.NET的eHR人力资源管理系统的设计，四川大学，2005

推荐访问:浅析 现代企业管理 HRMS