工程项目物资信息化探讨

摘 要：本文以信息化管理在建筑工程项目管理的运用为主题，通过分析和探讨目前工程项目物资信息化管理现状，就当工程项目物资信息化管理，提出了一些见解。

关键词：工程项目；物资管理；信息化

随着工程项目物资精细化管理作用的日趋重要，对物资管理工作所提出的要求也越来越高，工作中产生的物资数据信息也越来越多。为了实现项目物资管理的规范化、标准化、制度化和科学化，确保物资管理的整体效益，需要对物资管理过程中产生的各种业务数据进行系统、有效的收集、整理、分析和处理，传统的粗放型手工作业无法满足工作需求。因此，实现物资管理信息化成为物资精细化管理的最有效的途径。

一、目前工程物资信息化管理中存在的问题

（一）对物资信息化管理不够重视，缺乏有效的管理信息处理手段

当前工程项目物资管理模式及手段多停留在粗放式手工制单的管理阶段，施工企业管理层仅注重一线施工现场，把工期、质量安全、工程顺利完成验收作为首要任务，对物资管理重视程度不高，更难以将资源投入在物资管理信息化建设上，使得工程项目缺乏有限的物资管理信息处理手段。众所周知，项目工程的物资成本占工程全部成本的比例达到60%以上，工程项目成本管理主要集中在物资管理上，物资管理工作的好坏直接决定了项目管理的成败。因此，必须加强物资管理的过程控制，以物资信息化管理系统（如中铁物资管理系统）作为有效的信息处理手段，对项目物资的统计、盘点消耗和经济活动分析进行系统、全面、科学、实时的分析和评价，掌握项目物资动态，及时发现管理中存在问题，制定相应的处理措施并落实、解决，是对物资管理有效的过程控制手段。同时有助于物资部门及时掌握消耗、库存情况，避免库存过剩或紧缺等失控现象的发生。

（二）物资数据信息与工程项目其他信息关联性不强

在工程项目施工过程中，物资管理不应该是一个孤立的一环，应该与工程项目管理其他环节形成完整闭合，与工程技术部门的施工进度计划，计划合约部的工程计价，设备部的机械燃油费，财务材料资金的使用等管理环节是环环相扣的。例如某种物资采购量超过技术部门的总控台帐，这就是部门数据信息无法关联引起的。

特别是工程量较大，作业架子队较多的项目在这方面存在的问题尤为突出，所以加强物资精细化管理，必须将整个工程项目管理所有的模块整合在一起，使得数据信息量是单纯的物资信息化管理的五到六倍，数据的关联性要求将会更高，工程项目管理系统有财务管理系统，物资管理系统，成本管理系统等，这些数据库管理系统往往无法兼容，数据无法共享，无法进行综合分析，给工程项目宏观控制带来很大的难度。

同时对于单纯物资管理工作而言，导致工作过程中存在大量的重复劳动。例如各种单据反复的书写（一式三份），导致重复劳动的存在必然导致资源的浪费和效率的低下。

（三）大部分数据信息都是手工编制，影响管理质量

在工程物资管理过程中，会产生大量的单据和文件，如采购计划、采购合同、报验单、收料单、用料单、发票等。这些都是与工程质量管理程序密切相关的，为物资管理的控制提供依据。现阶段，所有的物资管理文件都是手工编目归档，利用Excel表格将物资管理所对应的一系列单据和文件的编号保存起来，需要时通过Excel的查询功能找到编号，再从文件盒中找出归档的相应文件。例如一年的报验单就有成千上万张，要从中找出一张来就比较麻烦。

（四）缺乏合适的数据库管理软件，加大了工作量

入库单和发料单全部都是手工登录，不仅工作量大，而且库存的时效性得不到保证，导致实物会计手中的账本库存数和仓库不一致，影响了库存查询的准确性，施工所需的物资与库存数据存在差异，如不认真盘存，极可能产生材料采购不及时影响施工进度的情况。而且一年下来厚厚的几十本，要查找物资凭证也很困难。

二、实现物资管理信息化的意义

（一）对信息进行有效控制和统计，实现信息数据资源共享，打破信息数据不对称造成的管理障碍

实现物资管理信息化，让信息数据按标准的物资采购程序流动，既规范了物资采购、使用流程，又实现了数据资源的共享，还可以对信息进行有效的控制和统计，有利于物资部门对物资进行盘存核销分析，例如：量价分析中，抽取某一品类物资材料进行分析，消耗量与施工图纸量进行比较，看是否超耗，并分析相关原因，对材料使用进行过程控制。同时，对一个时期的该品类物资价格汇总，可以明确市场价格及价格波动走势，对于有上涨趋势较为明显的材料施行囤货的采购策略，对有降价趋势的材料施行量体裁衣的采购策略，从而达到物资采购经营的目的。

物资信息数据与其他项目管理信息数据相关联，工程技术部门、工经部可以随时通过物资管理系统查看仓库库存情况和采购申请的执行情况；主管领导可以随时了解分管部门的物资供应工作进展，还可以通过发布消息的形式通知试验室对物资进行验收，通知申请部门到仓库领取到货的物资，定期材料库存等信息，做好物资后勤保障工作，使工程项目施工管理更加有序化、透明化、人性化。

同时与公司内部其他工程项目及公司物资管理部门的物资信息进行关联，可以由企业层面上获取物资信息数据，并分享给所有的工程项目，对物资管理公司层面统筹规划有一个极大的推进作用。例如A项目存在闲置的贝雷片3000片，B项目闲置2500片，C项目急需6000片，公司物资管理部门就可统筹规划，从A、B项目总调拨5500片，剩余500片由C项目自行购买，大大节省现金流，提高固定资产利用率。

总而言之，以网络化、系统化为特点的工程项目信息化管理模式，提供了一个物资管理信息有限的沟通渠道，解除了传统物资管理过程中信息不对称的情况，加快了项目内部平行管理部门之间、项目之间、项目与公司业务管理部门之间、项目与外部市场之间沟通速度、深度和广度均得到质的飞跃，有利于打破各层次管理部门因信息不对称引起的管理障碍。

（二）可实现物资数据动态化管理，有利于项目物资管理过程控制

建立项目物资信息化管理平台，利用电子信息技术，对物资管理全过程（含计划、采购、验收、入库、出库、使用到废旧物资处理等）进行信息化管理，同时与其他项目管理系统模块（如工程管理系统、财务管理系统、成本管理系统等）关联在一起，相辅相成，实现工程项目的全过程控制。

各业务部门通过信息系统平台，及时将所属部门数据准确录入和传输，各类数据得到实时传输，部门之间可以及时获取所属数据，使得项目信息化得到动态化管理，解决了以前通过人工传输数据时间长、传递过程中障碍多导致数据准确性、及时性无法保障这一系列问题。例如：通过物资管理信息系统，公司物资管理部门可及时查询、统计、汇总所属工程的物资采购情况（单价）、使用情况、库存情况、收支情况，掌握某个时期物资核销动态等信息，以便及时分析项目物资盈亏情况，为公司领导层决策提供真实、可靠的数据依据。

（三）利用信息化管理系统，推进物资管理精细化（规范化、标准化）

物资信息化管理平台，通过上层设计层面，制定统一、标准的物资管理流程（含物资计划、采购、供应、收发料、消耗分析、周转材料及返还料管理、废旧物资处理等模块），各管理模块均详细规定严格的流程与步骤，提出掌控要点，简单实用，易于操作，避免项目各自为政，管理流程无法统一的情况发生，减少了随意性、人为性，大大推进了物资管理精细化的发展。

总之，在信息经济时代，物资信息化就是利用先进的管理理念和信息技术，改变传统管理模式，优化物资管理模式，深挖物资管理潜能，是工程项目精细化管理的很重要的一环，能够提高经营效率和管理效能，将大大增强施工企业盈利能力。

参考文献

[1]张华，关有礼，李兆事.物资管理信息化在企业中的应用.车间管理2006（6）.

[2]钟毅，叶曦.浅谈建筑工程物资管理信息化.铁路采购与物流.2010.

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