浅谈电力施工企业档案工作向项目建设期延伸管理的创新措施

一、档案管理创新实施背景

项目文件是项目档案的前身，贯穿工程基建项目全过程。在施工企业档案中，项目档案占据很大的份额，是施工企业档案资源的重要组成部分。如何齐全、完整、准确接收项目档案，充分发挥项目档案可利用性和可开发性，成为施工企业需要关注、解决的重要问题。

以往传统档案管理只是被动接收、管理项目档案，项目部交什么档案，企业就接收什么档案，至于移交的项目档案是否齐全、完整、准确，脱离企业档案管理人员的控制范畴，从而造成项目一味追求满足业主需求，以移交业主竣工档案为最终目的，忽视企业对项目档案管理的要求，人为隔断了项目档案与企业档案之间的有机联系，影响了企业馆藏档案的质量，给馆藏档案的开发和利用制造了很大的困难。另一方面项目结束后，项目部忽视归档资料的管理，造成项目资料的大量流失，给日后资料查询、利用带来了困难。

项目文件的好坏直接影响企业档案的质量。通过一些失败的案例，企业逐步认识到项目档案管理的重要性，通过档案管理创新，整合企业档案人力、物力资源，对项目进行合理的配置。在管理和利用馆藏档案的同时，锐意进取，开拓创新，促进企业档案管理水平在短时间内得到提升，更好地为企业的发展提供强大的基础支撑。

二、档案管理创新措施

（一）工程前期

1.将项目档案管理纳入项目合同管理中

项目投标阶段，公司档案介入投标文件的编写中。项目中标后，将项目文件管理、竣工资料要求纳入施工合同中，加强源头控制，严把合同签订关。

2.开展项目开工前的档案技术交底工作

在项目开工前，公司对项目档案员进行档案技术交底，统一印制文件、图纸发放登记台账，规范项目文件管理流程。宣贯国家、行业档案管理标准、规程，提出公司档案管理要求，从项目开始规范项目档案管理工作。

3.建立项目档案管理体系，为项目档案工作提供组织基础保障

项目部成立后，建立项目部档案室，隶属施工管理部，作为项目文件管理的归口部门。从项目前期，就明确项目档案管理工作由项目总工程师负责，并成立了项目档案领导小组和工作小组，设置了1-2名专职档案员，持证上岗，负责施工全过程档案管理工作。建立健全项目档案管理网络，为项目档案提供了组织保障，使项目档案管理进程取得了全方位控制。

4.完善档案制度建设，为项目档案提供制度保障

为确保档案工作有序规范开展，根据项目情况，公司先后编制《项目文件管理细则》、《项目文件管理考评细则》、《竣工资料编制、管理办法》和《施工过程资料管理规定》等程序文件，为项目文件的齐全、完整、准确提供了制度保障。

5.加强档案学习宣贯，提高全员档案管理意识

项目文件数量大，项目周期短，参建人员多，给项目档案工作带来了难度。项目部成立初，组织项目部全体人员进行档案知识的培训。通过文字、图片、视频等多种形式展示公司档案工作成果，列举以往案例，使广大员工认识到项目档案管理的重要性。改变以往“重建轻档”的传统思想，档案意识有了进一步的提高。

6.配置档案设施，为项目档案管理工作开展提供物质保障

项目部确保档案室具备独立空间， 保证档案室保存项目文件的区域具备防火、防潮、防尘、防鼠、防盗、防光、防虫、防水功能。在此基础上， 完善落实项目文件安全责任制度， 将维护项目文件实体安全工作作为项目档案管理的一项基础任务。通过配备专用档案柜、温湿度计、空调、除湿机等设备， 满足项目文件保管工作需求， 消除实体文件安全隐患，确保项目文件安全保管。

其次，为顺应信息时代档案管理工作革新的要求，配备计算机、复印机、扫描仪、文件服务器等设备，实现项目文件的电子化管理。

（二） 施工阶段

项目文件收集与施工同步性是项目档案管理工作所面临的一个主要问题。在公司的直接指导下，项目部在完善规章制度和程序文件的基础上，会同各专业，即时对项目文件进行跟踪、记录、统计和同步性审查， 保证项目文件管理与项目施工进程同步。

1.制定《竣工资料编制、管理办法》和《施工过程資料管理规定》程序文件

通过制定《竣工资料编制、管理办法》和《施工过程资料管理规定》程序文件，确定项目文件的收集范围、方式、时间以及项目文件的整理、组卷、装订、移交办法。制定《项目文件管理细则》程序文件，细化对外发文、收文、图纸管理流程，利用信息集成管理系统中的“收文”、“图纸管理”、“对外发文”三模块，实现对外发文的纸质分发和对外发文的电子登记。收文、图纸的电子分发和登记。建立项目文件的索引，便于施工过程中的查找和利用。

2.制定《项目文件管理考评细则》程序文件

通过制定《项目文件管理考评细则》对项目档案管理进行检查、督促。检查方式有两种。第一、通过查询信息集成管理系统中“收文”、“图纸管理”、“对外发文”三模块中上传文件数量及内容，实现对项目文件管理的网络检查。第二、通过深入项目部，对项目文件管理实行实地检查。

3.实行档案信息月报制

每月5日前，要求各项目部将上月各项目施工进度、项目文件管理情况、参与的主要施工生产活动、竣工资料编制情况等信息以及需要协调问题以月报的形式汇总到公司。便于公司对项目档案管理实现全程掌控，并及时解决项目存在问题。

4.集中、分类管理项目文件、保证项目文件安全

针对项目文件因人员流动、文件存储地点、方式的改变等因素造成大量流失的现状，以及项目文件经常返工的现象，公司在各项目部配置文件服务器，作为项目文件的存储空间。要求各项目部将扫描的和可编辑的电子版文件按来源、类别和专业存储在文件服务器上，集中存放，分类管理、设置权限。这样就可杜绝因人为或设备原因造成的项目文件丢失现象，同时在项目文件需修改的情况下，及时提供原始的可编辑电子文件，缩短项目文件的修改时间。而且配置文件服务器还便于项目文件在局域网和互联网的查询和利用。文件服务器具备备份功能，保证项目文件的存储安全。

5.加快项目文件的编制速度，保证项目文件的形成质量

公司采购了《筑业云资料管理软件》，提供项目部使用，加快项目文件的编制速度，保证项目文件的形成质量。 筑业云资料管理软件是按照国家、行业、各省市规范标准，同时考虑到施工中的实际情况，将工程中涉及到的资料表格：A类工程准备阶段文件，B类监理资料，C类施工资料，D类竣工图，E工程竣工文件等，一一制作了模板，并填写了范例，以方便广大的工程技术人员使用和参考借鉴。

6.实行项目文件按单位工程收集

按DL/T241《火电建设项目文件收集及档案整理规范》标准，竣工资料以单位工程为单位进行组卷。在施工过程中，公司要求项目部在项目文件的收集方式上同样采用以单位工程为单位进行收集。公司编制土建、安装《竣工资料目录》，发放给项目部，项目部根据本项目的实际情况，对《竣工资料目录》进行识别，形成本项目的《竣工资料目录》，作为施工过程中项目文件收集的依据。通过此方法，可根据施工进度，对照《竣工资料目录》，查漏补缺，实现项目文件收集与施工同步。每月5日之前，项目部编制《单位工程资料完成情况一览表》报送至公司，公司对其进行汇总，提出好的方面，指出不足之处，全面掌控项目文件收集情况。

7.加强对项目档案人员业务培训，提高档案人员自身素质和工作能力

公司通过每年的档案集中培训班，邀请中电协、档案局等资深档案专家对项目档案人员进行标准、规范的宣贯，指出项目档案管理的通病及解决方法。通过优秀项目部代表介绍本项目的先进管理理念，拓展项目档案员的视角。项目档案员借集中培训契机，共同探讨，献计献策，完善项目档案管理方式，提高项目档案管理水平。

另外公司要求项目档案人员改被动收发的传统工作方式，为主动提供服务的工作态度。不仅要求熟练掌握档案管理专业知识、操作技能，还要不断扩展学习视野，努力学习电力建设施工所涉及到的其他专业基础理论知识，尤其是信息化文件管理工具的使用，做到电力建设行业整体流程步骤了然于心，有利于项目档案员了解项目文件内容，提高项目档案员自身素养，培养出项目档案工作亟需的复合型人才。

8.建立全员参与的项目档案管理体系

要求项目档案员抛弃传统的“闭门造车”的工作方式，积极“走出去”，加强与业主方、监理方、总包方的联系，了解他们对项目档案管理的要求，取得他们对项目档案管理工作的支持，保证项目档案的质量。同时加强与项目部各部门和协作单位的合作，起到上传下达，承前启后的作用。积极参与到项目管理工作中去，落实“四参加”制度。一是参加与工程管理相关会议及质量检查， 这有助于帮助档案管理人员了解现场施工整体进度， 从而制定项目档案控制节点目标， 做到全程关注、超前管理， 同时也能够加强档案员与项目部领导的沟通， 让领导了解档案管理工作情况及出现的问题， 做到及时发现问题解决问题;二是参加重要设备、仪器开箱活动， 档案员在开箱工作中参与设备档案验收工作， 并及时填写开箱验收单进行登记造册;三是参加项目建设竣工验收工作， 在验收工作中发挥档案员的职权， 对项目档案的完整性、真实性、准确性、系统性进行把关， 确保项目档案竣工移交工作顺利进行; 四是参加项目科研成果的审定， 项目生产过程中所有的科研课题材料都是项目知识成果的重要组成部分， 档案员可以从知识管理的角度更好的对其进行开发利用， 做好项目档案编研等开发利用工作。

加强项目部其他部门管控项目文件的职责。项目文件管控工作并不仅是档案室的责任，同时也与其他部门密切相关。项目文件格式的规范性属于档案室的职责范围， 而文件内容的规范性由不同业务部门负责。这就使得不同的文件类型有着不同的责任主体， 例如材料、设备文件的控制主体为物资管理部门，施工记录的控制主体为施工管理部门各专业和专业公司。因此， 要想实现项目文档的全过程控制， 仅仅依靠档案员的努力还远远不够， 项目部其他部门工作人员要接受全员参与、全员管理的文件管理理念， 予以积极的协调与配合。

9.加强施工过程资料的管理

针对公司出现的工程决算纠纷，项目施工过程资料管理显得尤为重要。为进一步增强证据意识，防范风险，规范施工过程资料收集、整理、移交、保管、利用、銷毁工作，公司制定《施工过程资料管理办法》程序文件。除需移交业主和公司的竣工档案外，其余在施工过程中产生的，由档案室收发的项目文件原件、图纸以及收发台账必须移交公司，作为资料保管。作为经济纠纷的凭证。待项目所有债权债务处理完毕，即可销毁。

（三） 竣工验收

1.提前介入项目竣工档案编制、移交工作

项目竣工前，公司深入项目部，对竣工档案编制工作进行交底，会同业主、

监理对竣工档案模板进行会审，确定竣工档案的格式及内容，并推广执行。公司要求项目部制定竣工档案编制计划。将单位工程竣工档案的初步组卷时间、完成时间、责任人一一落实，责任到人，建立竣工档案编制、移交奖惩机制，促进竣工档案编制、组卷速度。

2.做好竣工档案的审查、跟踪工作

竣工档案的审查工作包括技术审查和档案审查。 技术审查应对竣工资料的完整性、准确性、有效性进行审查， 由专业技术人员负责。审查应符合下列要求： （1） 按工程管理程序、施工程序审查施工文件形成的完整性;（2） 依据现场施工实际情况审查施工记录内容的真实、可靠程度;（3） 依据国家、电力行业现行标准、规范审查施工文件的用表、施工文件的质量和有效性进行审查。档案审查应对竣工档案的齐全、完整、成套、系统整理、归档文件的质量和有效性进行审查， 由档案员负责。审查应符合下列要求： （1） 参照归档范围审查移交竣工档案的齐全、完整、成套及归档文件质量情况;（2） 按系统整理要求审查竣工档案分类的科学性， 组卷、排列的合理性， 编目的规范性等;（3） 按文件的质量和编制要求审查文件形成、编制等质量情况。竣工档案组卷完成后，项目部必须进行档案和技术自检，自检通过后填写《竣工档案案卷质量审查签证》，交监理和业主审查。审查过程中填写《各专业综合文件卷及单位工程卷竣工资料组卷情况跟踪表》，对竣工资料完成流程做一标记。

3.抓好竣工档案数字转化和录入关

对于项目档案的竣工移交工作来说， 除了需要将项目建设过程中形成纸质版档案原件向业主和公司移交，还需将纸质档案数字化同步上传到业主和公司要求的档案管理系统中。从硬件保证方面，公司配备专业的档案扫描设备，用以保证A3、A4幅面纸质档案的数字化需求。其次，在数字化工作阶段，充分利用项目部人员协助完成数量巨大的扫描工作，提高档案数字化的工作效率。在完成基础档案数字化扫描工作后，还需要按照相关的标准要求对扫描后的电子格式档案开展检查工作，一是要保证数字化档案的内容和数量与纸质档案一一对应，确保档案数字化工作的完整性。二是扫描后的电子文件需保证格式的统一性，纸质档案全文扫描的文件一般以PDF图像文件为通用格式，扫描范围包括案卷中的文件、图纸等在内的所有文档， PDF文件需采用200dpi 分辨率扫描; 照片档案扫描格式应为JPEG图像文件， 采用100dpi，24位色深分辨率扫描， 以大于80dpi的图像质量保存。在实际工作中，具体扫描格式也可根据业主单位的要求确定。三是需要对完成扫描后的档案进行编目工作， 以案卷为單位通过数字形式进行编号，并同步录入到业主、公司档案管理系统中。业主和公司的分类号有差别。业主是以“8大类-基本建设（自身建设）”进行编目的;而公司是以“6大类-产品（工程）”进行编目的。保管期限也不同，要区别对待。

三、档案管理创新取得的效果和影响

2018年，公司对库存档案进行梳理，将长年积压的项目竣工资料进行整理、编目、编档，上架。将案卷目录输入信息集成管理系统科技档案管理库中，建立目录检索。共完成6个项目竣工资料的整理、编档、上架工作;为防止项目竣工资料的积压，公司还编制了项目档案移交公司规定。对移交公司项目档案的范围、技术要求及归档纸质文件和电子版文件份数等做了详细的规定，要求项目部在移交竣工资料后，及时进行整理、编档、上架工作，同时在信息集成管理系统归档平台中建立项目竣工档案案卷目录和卷内目录，对重大项目，逐条挂接电子版，建立全文索引。共完成6个项目竣工档案的整理、编档、上架工作，其中1个项目实现了项目档案的全文索引。这样有利于公司档案的保管和利用。

公司馆藏档案在项目建设和生产过程中为实际工作提供参考和借鉴。经合理、有效的开发利用，为公司的经济纠纷提供凭据 （2018年全年共调阅档案419次， 给5个项目的经济纠纷提供凭据）; 与此同时，馆藏档案也为项目创优活动提供有力的支撑， 成为公司自身知识资源的重要组成部分， 为公司类似项目的建设提供可借鉴的有效经验， 推动公司整体管理水平的提高。

经培训和实践，各项目部涌现出大量复合型档案管理人员。他们不仅能够熟练掌握自身专业知识和操作技能，还对电建施工其他专业有所了解，能够胜任项目档案管理工作。

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