国有控股上市银行运用ERP系统进行会计信息披露的意义及应注意的问题

摘要:随着ERP管理理念日益成熟、系统应用技术的不断发展,国内管理先进的股份制商业银行也开始引进这一管理理念和管理系统。在分析了国有控股上市银行运用ERP系统的意义,针对运行中存在的问题提出了相应的建议。

关键词:ERP;国有控股上市银行;会计信息披露

中图分类号:F230文献标志码:A文章编号:1673-291X(2009)27-0079-02

ERP(Enterprise Resources Planning,企业资源计划)起源于制造业,但随着其管理理念日益成熟、系统应用技术的不断发展,国内管理先进的股份制商业银行也开始引进这一管理理念和管理系统。

借助于信息技术,实现由ERP系统生成上市银行法定财务会计报告及附注、分部报告信息,及时向境内外投资者披露真实、准确、透明的会计信息,成为上市银行会计信息披露方式的新选择。本文试从探讨上市银行会计信息披露具体目标入手,以国际上较为流行的ORACLE软件功能以例,分析了ERP系统在改善国有控股上市银行财务会计报表出具和使用流程、优化审计调整账务处理流程、自动生成财务信息披露数据等方面的运用,并提出运用中应予以考虑的问题,以期对如何利用ERP系统实现会计信息披露目标有所借鉴。

一、ERP系统在国有控股上市银行会计信息披露的运用

相对中小股份制商业银行而言,国有控股上市银行具有会计机构数量大、会计核算层次多、会计信息传递路径长的特点。ERP系统采用ORACLE产品的标准功能,在一定程度上进行适应性开发,能够从不同方面改善国有控股上市银行会计信息披露,实现信息披露目标。

(一)改善财务会计报表出具和使用流程

财务会计报告是企业整个会计活动的最终产品,也是企业会计信息披露的主要载体。财务会计报告由会计报表和会计报表附注组成。由于上市银行披露会计信息的真实性、公允性需验证,对外报出的必须是审计后的财务会计报告。会计报表以是否依据审计师的意见进行了审计调整来划分,可分为审计调整前会计报表和审计调整后会计报表。由于国有控股上市银行采用总分架构模式,总账系统数据、审计调查表的编制、审计调整意见的出具,往往采取由下而上层层汇总的方式生成。这种传统的会计报表生成模式,信息传递路径长,也存在人为调整的可能,影响会计信息的准确性,不利于上市银行经营管理决策分析。

ERP系统能够改善国有控股上市银行的财务会计报表出具和使用流程。首先,ERP系统充分利用Oracle总账模块中功能强大的报表建立工具——财务报表生成器(FSG),根据总账中的会计要素生成财务报表。通过灵活地制定FSG报表,能够更好地满足上市银行财务会计报表多种业务需求。对于全行固定格式、统一公式、定期发布的报表,由总行进行定义,全行机构登录系统查询,如资产负债表和利润表;分行固定格式、统一公式、定期发布的报表,由分行进行定义,分行各级机构登录系统查询。同时,ERP系统维护部门负责维护FSG报表定义权限。对于全行统一的报表,无论是审计调整前还是审计调整后,都可通过ERP系统直接由总行统一出具,并经财务报表展现平台分发给各分行,分行可直接进行权限范围内的报表查询,避免了手工调整总账的可能性,能够充分保证会计信息的及时、准确。

(二)优化审计调整账务处理流程

上市银行的审计调整存在调账事项和调表事项之分,对于调账事项,需要在次年进行审计调整的账务处理,但财务报告年度已于12月31日关账,审计调整的账务处理不能自动追加于财务报告年度,但审计调整的账务处理应归属于财务报告年度,而不是次年。由于审计调整账务处理的实际会计年度与相应归属财务报告年度之间存在差异,在财务报告年度的次年,年初至审计调整账务处理期之间各月份的期初余额都与审计调整后报表的期初余额不相符,这段期间一直存在账表不符的问题,直至审计调整账务处理期的下一会计期,账表不平现象才会消失。

ERP系统在会计期间设计上,针对审计师对上市银行进行半年和年度审计的现实情况,结合Oracle系统标准功能,可以设置两个调整期,即在系统中设置每年十二个自然月会计期段和另外第十三期、第十四期调整期段,通过合并自然月期段以及调整期的账务内容,生成完整的审计调整后财务报表。ERP系统利用ORALE调整期功能,将差异调整做在特殊的会计期,可以在不影响正常账务的情况下完成审计差异调整,实现账表数据一致,彻底解决上市银行审计调整后账表数据不符的现状,实现由ERP系统出具全行审计调整后的财务会计报告,可降低上市银行的会计信息披露成本。

(三)自动生成财务信息披露数据

会计信息是以财务信息为主,其他信息为辅的综合信息。从财务报表的生成来看,国有控股上市银行原有的总账系统就能实现财务报表定义;但从会计报表附注的披露内容来看,由于较为复杂,很难直接从核心业务系统现有的会计科目或账户运算得到,主要依赖于审计师的审计调查表,使其会计报表附注信息披露处于被动状态。

由ERP系统出具上市银行财务会计报告、满足多准则会计信息披露要求是该系统的一个特色。例如在账簿设计上,ERP系统可以建立中国准则账簿、国际准则差异两个账簿。各币种业务在中国准则账簿中核算,各币种的国际准则差异数据放在国际准则差异账簿中核算,月末通过FSG报表定义合并中国准则账簿和国际准则差异账簿的数据,出具国际准则报表。在财务信息披露数据的生成上,ERP系统将信息披露指标化,针对国际准则和中国准则的披露报告,对披露信息进行详细的分类整理,转化为指标项。在对披露信息进行指标化处理之后,国际准则和中国准则要求下的报表附注,基本都可通过各项指标直接或简单运算获得,对无法通过简单运算得到的指标,系统设置手工指标补录的方式。

二、采用ERP系统进行会计信息披露应注意的问题

(一)ERP系统在审计调整期需进行特殊的账务处理

ERP系统在会计期间设计上,在设置一至十二个自然月会计期间以外,还将中期和年度审计调整期设置为十三期和十四期。ERP系统在审计调整期进行审计调整的会计处理,会追加在财务报告年度的账务中。但国有控股上市银行存在功能强大的核心业务系统,而ERP系统只具有财务会计的部分功能,不是一个完整的核算系统。除了在ERP系统的审计调整期中进行处理外,审计调整的账务处理还必须在核心业务系统中进行。但核心业务系统的审计调整的账务处理会和其他数据一样,通过数据通道传输到ERP系统,使得ERP系统的审计调整数据重复反映,因此,为保证审计调整后会计信息的准确性,在核心业务系统中进行审计调整账务处理后,必须及时在ERP系统中对原审计调整进行反向冲销的账务处理。而这一系列调整无法通过系统控制实现,只能通过制定严密的管理程序,保证各级行核心业务系统的审计调整在某一时间完成,并在同一天于ERP系统中进行反向冲销。

(二)ERP系统的会计科目和披露指标需及时维护

采用ERP系统进行会计信息披露,会计科目与披露指标的维护成为影响上市银行会计信息披露准确性的关键因素。首先,根据证券交易所、会计准则对上市公司的信息披露要求,上市银行的年报、中期报告内容需要进行相应地调整。其次,会计准则或会计制度发生变更时,上市银行应相应地调整ERP系统会计科目的设置,以适应准则或制度的变化。因此,为保证会计信息披露的准确性,上市银行应根据年报、中期报告披露事项及会计科目的调整,及时维护会计科目、重新定义或修改披露指标的运算公式。

(三)ERP系统的披露指标设计程序需得到审计师的认可

确保会计信息的真实、准确、完整是上市银行的会计责任,而注册会计师的审计责任是根据独立审计准则及有关法规和执业标准、并按照一定的审计程序出具真实、合法的审计报告,审计责任不能替代、减轻或免除会计责任。由ERP系统出具法定财务报告及附注信息、分部报告信息,标志着上市银行会计信息披露应用系统平台建设取得了突破性进展,但其准确性必须能够经得起外部考验。因此,会计信息披露指标的设计程序必须经过审计师IT审计程序的检验和认可,否则由ERP系统出具财务会计报告的同时,各级行仍采用层层汇总的方式填制审计调查表,不但无法降低会计信息披露成本,反而会增加会计信息披露的工作量,形成系统资源浪费。

通过ERP系统在会计信息披露中运用分析可以看出,ERP系统对于国有控股上市银行实现会计信息披露目标具有重要意义。ERP也远远超越了计算机系统的概念,在信息披露方面,它更多地整合和优化了上市银行的业务流程,也体现出先进的管理理念。随着ERP系统功能的不断完善,它必将成为上市银行股东价值最大化的有力管理工具。

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