高校数字化档案安全管理体系探究

摘 要：经济的发展促进了信息化社会的到来，面对庞大的数据资源，传统存储媒介已经无法满足数据存储的需求。高校作为信息聚集中心，新时代如何做好档案管理，提升档案管理效率，是众多高校面临的重要问题。随着信息化社会的不断深入发展，档案数字化管理也成高校档案存储的一种趋势。档案数字化管理提升了高校管理便捷性，但是也对信息安全提出了更高的要求。本文对高校数字化档案管理目前存在的问题进行了分析，包括人为、设备原因以及外因导致的危险，同时提出了高校数字化档案安全管理体系构建的策略建议，包括加强安全管理意识、建立安全管理体系、建立杀毒软件防护机制，加强基础设施建设。全方位构建高校数字化档案安全管理体系。

关键词：数字档案;管理;安全

高校档案管理工作既是现实管理需要，也是高校历史发展的记录。包含着职工工作和学生生活的全面信息记录。如今，信息时代数字化图书馆建设大大提升了高校图书馆的效率和便捷性，然而数字化管理对硬件设备和软件安全防卫也提出了更高的要求，同时也包括各种病毒的侵害。信息数字化是高校档案管理的趋势，然而在推行过程中仍然面临诸多问题。因此，面对这些问题，要加强安全管理理念，完善安全管理体系，积极建立高校数字化档案安全防护体系。同时不断提高硬件和软件质量，多方面提升高校档案管理效率。

一、高校数字化档案安全管理存在的问题

高校数字化档案安全管理是运用计算机和网络技术、扫描以及数据库技术来实现无纸化信息存储的过程。随着计算机技术和现代管理技术的不断发展，高校数字化档案安全管理实际上也是将网络技术与档案管理技术相结合，通过电脑网络连接，计算机管理，从而形成档案信息库。

1.人为失误造成的安全隐患。在数字化档案管理操作过程中，因不专业或操作失误带来的安全隐患时有发生。误删或者未备份导致文件丢失，一些管理人员安全意识不强，档案管理密码设置过于简单，对密码保护不力，导致密码泄露档案被复制进而传播泄露。一些管理人员将存有档案信息的未进行格式化或者安全处理的文件，随意借给他人使用，导致资源外泄。信息化时代一个突出的特点就是信息的共享，而高校数字化档案管理通过共享的校园网和互联网实现档案管理，这也使得信息共享时代的弊端充分暴露，一旦某一个环节遭到破坏或攻击，都能给整个数字化档案系统的安全造成严重威胁。

高校数字化档案安全管理面临的另一个危险，则是电子档案原件真实性问题。虽然电子文件替代纸质文件成为趋势，然而电子文件属于虚拟数据，删除和修改的危险程度也很高，而且电子文件不同于纸质文件的另一个危险性在于，电子文件的删改不会留下任何痕迹，同时，一些需要确认的文件无法在电子文档上标注。

2.来自硬件设备的危险。随着无纸化办公的不断发展，高校数字化档案安全管理对于网络的依赖性更高，这就要求必须保证电脑硬件设备的良好运行。而电脑由多个零部件组成，一些部件的故障会影响到电子文件的存储，或者导致检索的不顺畅。同时，由于操作者电脑网络水平不同，对硬件维护程度也不同，因此，来自硬件设备损坏造成的电子信息丢失，也是高校数字化档案安全管理体系面临的一个问题。

目前高校数字化档案管理过程中的数据和信息收集、转换以及保存都需要借助各种硬件设备。而在信息流转过程中，数字信息对硬件的依赖性也更高。不论是硬盘、计算机故障，还是其他硬件存储和信息处理硬件设备的损坏，都会对信息造成流失和删改的危险，信息未能及时保存所造成的数据丢失也是经常发生的事情。

目前很多高校建立了部门局域网，信息化体系也初具规模，然而，大多数数字化档案在管理过程中仍然没有完全实现现代化，计算机管理技术在数字化档案管理中仍然属于少数，不够普及。管理模式仍然停留在手动状态。信息化时代最大的特点就是软件更新速度更快，然而一些高校的数字化档案安全管理体系软件技术更新速度慢，远远不能满足档案数字化管理需求。一些档案年代太久，同时受到硬件条件的限制，无法读取到全面的信息。一些过时软件不进行及时升级更换，对于大量需要迁移转录的数据也面临更大的技术难题。

3.网络病毒的侵害。信息泛滥时代，人们获取信息的途径更多便捷多元，但是信息的真实性也对人们信息的有效采集和利用造成了很大困扰。互联网普及带给人们便利的同时，垃圾软件和虚假信息也泛滥成灾，一些信息难以辨别真伪，甚至对人们的观念造成误导。而高校数字化档案安全管理体系所面临的问题，就是网络病毒及虚假信息的泛滥，例如，垃圾邮件的辨别，不仅阻碍了正常邮件的运行和提取，还造成人力和存储空间的浪费，尤其当垃圾邮件附带病毒的时候，会对整个计算机系统造成破坏，病毒对网络的侵袭，具有高破坏性、高传染性，有时候还具有潜伏性，管理程序后台一旦被网络病毒侵袭，攻击速度很快，将会危害数字档案的存取。

二、高校数字化档案安全管理体系构建策略

高校数字化档案安全管理体系的构建，首先，要解决安全问题，而安全问题的引发原因则包括人为和技术两方面的原因。技术的升级涉及到资金和技术成果应用问题，因此，运用技术手段建立安全管理体系不是一蹴而就的事情。其次，人为操作和专业化因素可以从很大程度上构建安全管理体系，而技术的升级也有赖于安全管理意识的提升。国家的法律法规对于高校数字化档案安全管理体系的构建也是重要的保障，因此，高校数字化档案安全管理体系的构建，要从人才、技术、硬件以及法律保障等方面全方位加强。

1.提升安全管理意識。高校数字化档案安全管理体系的构建，首先要提升管理人员的安全管理意识。而安全管理意识提升，一方面要进行宣传教育，另一方面要积极加强专业人才培养，进行归档工作指导、学习国家相关制度法规，进行档案管理系统体系建设，积极组织关于数字化档案安全管理的活动和论坛，都是从根本上解决问题的有效途径，可见，要想彻底解决高校数字化档案安全管理问题，要先解决人的意识问题，高校数字化档案安全管理体系的建设不仅仅是管理人员单方面的职责，而是所有档案工作人员共同努力的结果，档案信息的泄露可能发生在任何人身上，因此安保意识尤为重要，同时，对于档案的及时整理归档，也会有效防范档案的流失和损坏，借阅出去的档案要及时收回，对出借的档案要建立损坏赔偿机制，对丢失和泄密行为要严加惩处。查阅流程要细化，按照规章制度和流程进行查阅。同时要加强预防措施，才能真正建立安全管理体系。

2.建立安全管理体系。高校数字化档案管理要严格把控档案资源的进出，保证信息的真实性和完整性。除了对管理人员进行严格管理和要求之外，要对档案借阅人员进行身份核实，对档案管理人员进行工作监督管理，制定明确的奖惩考核条例，建立事前事后评价机制。在档案管理过程中，要建立起一套系统的、可供执行的制度条例，对管理录入流程进行规范，对档案管理的安全等级有足够的了解，对各项风险有积极的防范和补救措施，进行预案设计，对于管理人员的操作权限要加强监督。确保流程规范，条例清晰，监管到位。

3.提供安全性的技术保障。对互联网的依赖性也使得高校数字化档案安全管理面临更多的风险因素。各种网络犯罪，资源争夺，使得病毒软件日益猖獗，且预防难度较大，对高校数字化档案安全管理造成嚴重威胁。首先，要加强部门网络病毒软件的防御工作，包括使用信息加密、数字签名、生物识别等技术，对重要信息进行加密，在传输过程中保证信息的完整性和准确性，并对所有存储信息进行定时全面的病毒扫描，从信息的源头和传输过程中加强安全保障。其次，加强高校防火墙设置，将内部网络与外部网络形成隔离，能够有效抵御入侵者。要高度重视防火墙的安全防护作用，过滤和屏蔽一切非信任IP网址的访问，使用专业的网络技术人员来对防火墙进行安全设置，在日常工作中也要加强维护，定时进行入侵检测。

4.加强基础设施建设。基础设施建设是保证高校数字化档案安全体系建设的物质保障，也是构建信息安全的基础。高校要加强基础设施建设，加大投入力度，加快建设档案信息安全体系，校内安全体系和管理系统要随着社会的变化而不断更新。一方面，适应信息存储需要;另一方面，为构建安全便捷的高校档案存储做出努力。高校数字化档案管理系统构建，是建立在内外环境双重保障的基础之上，因此，不仅要建立安全的部门网络环境，同时也要加强管理室、档案室防火、防电和防盗措施，推动更多的高校实现档案管理现代化、安全化、便捷化，加强高校数字化档案管理规范建设与管理。同时，也应该意识到硬件设备的建设不仅包括电脑等设备，还包括电子档案存储的内部和外部环境，比如，电子阅览室的防火、防电工作，硬盘防潮工作等，都要积极关注。

三、结束语

高校数字化档案安全管理体系建设作为学校数字化图书馆建设的重要组成部分，关系到档案信息的有效存储和提取，对于推动存储信息便捷化、规范化有着重要作用。必须立足于当下档案信息特点和实际需求，制定安全体系构建方案，以及数字化档案管理方案，同时借助科技进步不断提升安全体系的可靠性、长久性和便捷性。高校数字化档案安全管理体系的建设，不仅满足了借阅者和高校内部信息管理的需要，更是高校核心竞争力的体现，随着社会信息化不断深入发展，数字化档案安全体系建立成为未来的趋势，对于管理效率的提升和网络环境的优化都具有积极意义。高校档案工作也是学校历史的见证，对学校未来建设有着重要的指导作用。因此，建立安全体系就显得尤为重要，信息载体多样性为高校数字化档案安全体系构建提供了便利，但也增加了风险因素，高校档案唯一性特点决定了档案安全管理体系建设的重要性。而加大安全防范意识、提升管理人员专业性，积极维护网络安全，进行存储软件的更新，都是高校数字化档案安全建设的具体措施。

参考文献：

[1]任家英.网络环境下高校档案数字化管理的需求与设计分析[J].卷宗.2017（31）.

[2]樊丽君.新形势下高校档案数字化管理的探究[J].中国领导科学.2016（S1）：56-57.

[3]韩彬彬.探究可持续发展理念下的高校档案数字化建设[J].电子世界.2016（14）：24.

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