档案数据库建设的问题与对策

档案数据库的重要性

数据库是计算机组织信息的一种重要形式，利用数据库组织信息，有方便检索、数据冗余小等优点。

对于拥有庞大信息的档案管理部门，利用数据库技术来组织管理检索档案信息是一种必然的方式。然而在２０世纪９０年代以前，档案部门利用数据库技术仅仅是为辅助手工管理档案信息。利用计算机检索速度快，查全率和查准率比较高的特点，对纸质的档案进行快速检索，查询出纸质档案实体在库房中的位置，然后提供给用户。数据库系统仅仅起了一个辅助查找的作用。

２０世纪９０年代以后，伴随着互联网的迅速发展，数据库技术和Ｗｅｂ技术迅速结合在一起，形成了网络数据库。网络数据库的出现，使人们发现了它的许多优势：使用便捷，界面友好，无时空限制，可同时多人取用，不受地理位置和档案馆开放时间限制；网络数据库不需要占用档案馆存贮的空间?熏不需要专门的数据库更新和维护人员；网络数据库制作数据标准、规范、多元，采用先进的信息处理技术，使用用户常见的浏览器，采取多途径多功能检索模块，检索功能强，检索显示与输出结果灵活多样。由于网络数据库的这些特点，所以发展网络数据库已经成为图书馆、情报等信息服务业共同追求的目标，万方、维普的成功充分说明了这一点。

数据库技术和网络技术结合，为信息服务业带来了新的发展方向，也为档案事业的发展带来了契机。如果说以前利用数据库进行检索仅是为辅助计算机管理，那么，今天开发数据库产品将是档案部门服务社会的主要形式。如果说档案馆的库房是档案信息的宝库的话，那么网络技术和数据库技术就是开启这个宝库的金钥匙。在网络时代，通过网络进行档案资料进行目录检索或者进行全文检索将是档案馆对外服务的主要形式，那种坐等用户上门的服务方式必然会被社会抛弃。因此，档案馆必须改变观念，重视网络数据库的开发和建设，加强数据库建设是档案工作能否为社会有效服务的关键问题。

我国档案数据库建设中存在的问题

进入２１世纪后，档案工作的信息化建设成为档案工作的主要任务，许多档案馆开始进行数字档案馆建设，有的档案馆自己开发软件，有的档案馆购买软件，努力提高档案管理的现代化水平。但无论采用何种形式，其核心都是把档案转化为计算机数据库中的数据，方便用户检索利用，所以档案信息化的核心问题实际表现为档案数据库的建设问题。但是，许多档案馆由于认识或技术等方面一系列的问题，在档案数据库建设方面存在一系列的问题：

（一）数据库功能不完善

许多档案馆在进行数据库建设时，没有经过充分的论证和准备，大多数档案馆仅仅是买一套档案管理软件或者由自己的工作人员开发一套软件，就进行数据库的建设。这样的结果，必然导致数据库的功能不完善。如数据库引擎的选择，有的单位选择的一些桌面型的数据库产品，如Ａｃｃｅｓｓ或Ｆｏｘｐｒｏ等，基于这样的数据库引擎建立的数据库系统，在数据量较小时还可以满足查询需求，但在数据量较大时，则表现为查询速度慢，索引文件易被破坏等问题；另外，有的档案馆的数据库系统采取了集中式或Ｃ／Ｓ式的系统结构，这样的结构虽能满足馆内工作人员的查询需求，但对于Ｉｎｔｅｒｎｅｔ越来越普及的今天，却无法满足用户的异地异构查询，使数据库的功能发挥受到很大的限制；有的单位的数据库在设计时没有考虑到将来的发展，没有数据导入导出功能，更不能支持ＸＭＬ，一旦系统升级，原有的数据将无法使用；有的单位的数据库没有严格的安全保密管理措施，没有严格的权限管理、没有将开放档案和不开放档案分开，而是混合放在一个数据库中。这些有安全隐患的计算机也只能在本单位内部使用，根本无法对外提供服务。

（二）重视软、硬件投入，忽视数据库产品建设

档案馆在进行数据库建设时，普遍存在着重视软硬件网络环境的投入，忽视数据库产品建设的现象。许多档案馆的领导认为，信息化建设就是买计算机、建网络、买软件，一旦数据库的软硬件环境和系统建立起来后，就不再抓后期工作了。其实，数据库建设应该分为两个方面，一是数据库系统建设，二是数据库产品建设。前一项是基础，后一项是目的，建立一套数据库系统，仅仅完成了数据库建设的一半，后一项内容，就是将档案信息录入到档案数据库系统中，形成一个可供人们查询的资源库，才是数据库系统建立的真正目的。如果做不到后者，那么前者的一切开发和投入都是无效的。

（三）片面重视指标、忽视服务效能

档案馆在创建数据库时，普遍存在片面重视指标的现象。表现在：一是盲目建设数据库，不看社会需求，不看服务效能。如某市档案馆在建设计算机数据库时，还是建立案卷级目录，笔者曾问馆长，档案馆已经有了纸质的案卷目录，为什么不做文件级的著录标引，而做重复劳动？馆长回答是为了定级检查时能达到相应的指标。现在档案馆的升级、定级工作已经停止，但许多省市档案馆又提出了目标管理，这种不做合理规划、忽视服务效能、盲目建库的现象仍有存在。二是盲目追求数据量，忽视数据的质量。数据库作用的发挥是以数据的丰富程度为基础的，但在充实数据的同时，对录入到数据库中的每条记录都要认真核对，力求做到准确、完整。但许多档案馆为了达标，临时搞突击，录入员大都是临时工、学生，盲目追求输入的条目数量，不看质量，不重效果。录入的数据质量下降，使得整个数据库的质量下降，无法达到原有的目的。

（四）数据库建设缺乏持久性

数据库以数据的丰富性、可用性为准则，数据越丰富，越能反映最新的变化，其可用性就强。而数据的丰富是需要长期的积累的，不能一蹴而就。在数据库建设中，数据的录入是一个量大而烦琐的工作，必须要有充分的准备，但是有的档案馆因为已有的档案文件太多，要把它们全部输入到计算机难度太大，干脆就放弃数据的录入。有的档案馆因为数据录入的速度慢，已有档案的数据还没有录入数据库，又有新的档案接收进馆，积累的工作量越来越多，而放弃输入。如果因为数据的录入问题而放弃，那么以前的工作都会变得毫无价值。

发展对策

１． 加强培养专业化人才队伍，完善数据库系统的功能

档案数据库建设是一个很复杂的过程，数据库建设的技术层面涉及到数据库管理系统的设计、系统结构的选择、数据接口的选择等一系列工作，信息加工层面涉及到档案管理的各个业务环节，包括档案的著录、标引、档案元数据标准的制定、文件格式的转换等内容。一旦建成，想要对数据库系统进行更换就要付出很大的代价。因此，档案部门在进行数据库建设时，需要多方论证，既考虑到当前的需要，又考虑未来的发展。每个档案馆都应培养一批专业技术人员，这些人员既要懂得计算机、网络、数据库发展的最新技术，又要熟悉档案管理的各个环节，让专业人才参与到数据库的开发建设工作中，这样建立的数据库系统才是功能完善的数据库系统。

２．合理规划，杜绝短期行为

档案数据库建设，是一项长期而持久的工作，作为档案管理部门，在进行数据库建设时，要有规划地形成数据库产品。首先要进行调查研究，要进行用户需求分析、本馆保存的档案状况分析、投入效益分析等；其次在调查研究的基础上，进行合理规划，确定要进行哪些数据库建设，是先建设文件级目录数据库、还是建设全文数据库，前期投入多少人员和时间进行数据的加工和录入，以后投入多少人员进行维护等等。科学选题、合理规划、分清轻重缓急，循序渐进，杜绝短期行为的发生。

３． 建立健全数据库数据质量控制体系，把好数据质量关

数据库只有在达到数据的丰富性、准确性后，才能吸引用户，档案部门在进行数据库建设时，要狠抓质量，把好质量关。现在的档案馆在录入数据时，往往聘请临时工来完成，没有严格把关，使得数据准确率下降，可信度降低，严重影响了数据库产品的质量。因此，在丰富数据的同时，档案部门应建立健全数据库数据质量控制体系，如数据的准确性检查、著录标引数据的核对检查，确定相应的指标，把错误率控制在最低点，以确保数据的质量。

４．开拓档案数据库市场，推动数据库产品商品化进程

借鉴图书、情报部门成功的经验，档案数据库建设要立足于社会，以需求为导向，减少盲目建设，增强市场竞争能力。还要加强数据库产品的促销活动，通过宣传、演示，扩大影响，努力推动档案数据库的商品化进程。商品化不足使得档案馆只有投入，没有收入，造成积极性受挫、建库资金短缺等问题，进而使数据库不能得到很好的维护，使数据库生产周期长、更新慢、数据缺乏新颖性、时效性、降低了对用户的吸引力，造成非良性循环。因此，必须促进档案数据库产品的商品化，开拓档案数据库市场，以数据库养数据库，形成一个良性循环，档案数据库建设才能有持久发展的动力。?笮

参考文献：

浙江省档案数据库建设调查组，档案信息化建设 数据质量是关键，《档案学研究》２００２．３

赵梅，论档案信息数据库的开发，《档案管理》，２００２．３

朱君丽，网络数据库发展趋势及利用，《图书馆学研究》，２００４．３

（作者单位：西北大学公共管理学院图书馆学与档案学系７１００６９）

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