浅谈人事档案数字化建设的几点思考

摘要：我国的个人档案管理，传统管理方式以手工管理为主，不仅耗费大量人力，而且管理效率不高。随着科技的不断进步，一方面传统管理方式与时代发展逐渐不相适应，另一方面科技带来了更好的管理方法。人事档案数字化管理，不仅能够有效提升管理效率以及管理精确性，也与节能减排等绿色环保理念不谋而合。可以说，数字化管理就是人事档案管理的发展方向。

关键词：人事档案;数字化建设;思考

一、人事档案数字化建设概述

人事档案，就是在人事管理工作中形成的，通过组织认定的，包括个人信息、个人经历、德才表现等资料，以文字、图像、声音为具体形式的个人档案。人事档案是国家档案管理中的重要组成部分。

所谓人事档案数字化建设，就是在数据库技术、数据压缩与扫描技术的支持下，将传统的纸媒、声像等档案文件以及零散的电子人事档案，形成系统化、结构化的人事档案信息库的过程。人事档案数字化建设所形成的系统化、结构化的人事档案，在数据库技术的支持下，以数字化的形式存在，称之为数字化档案。在计算机技术和网络技术的支持下，数字化信息更加有利于资源的共享，有效提升资源的利用效率。

人事档案数字化建设从工作内容上来说，主要包括两个部分，一是将传统形态的馆藏档案通过数据扫描、数据压缩、数据库等各种技术转变成为数字化形态的档案;二是将各种零散的个人电子资料，不同组织所生成的个人电子资料，通过系统化规整形成系统化档案。

数字化认识档案在计算机技术与网络技术的支持下，能够为用户提供基于网络的档案查找、存取、利用等功能，而且能够与当前各种办公自动化系统实现对接，对于提升资料的利用效率和利用准确性具有十分重要的意义。

二、人事档案数字化建设面临的问题

（1）档案管理人员的计算机技术能力有待提高。与传统档案管理模式相比，人事档案数字化建设对于档案人员的要求更高。档案管理人员不仅需要具备档案管理的专业知识和管理能力，还需要具备一定的计算机技术、数据库技术和管理软件操作能力。就当前实际状况来说，习惯于传统作业模式下的认识档案管理人员，在计算机技术方面的能力依然有待提高，这也一定程度上制约了人事档案数字化建设的前进步伐。

（2）缺乏相关法律法规的指导。人事档案数字化就当前来说，依然处在探索和发展阶段，国内在此领域几乎没有任何法律法规出台，这也导致数字化建设缺乏统一的标准，不同地区，不同单位的档案数字化建设各自沿用各自的标准，各自为政。形成的数字化档案也缺乏统一的质量标准，出现了不同要求、不同格式、不同内容结构的档案信息。这也导致在资源网络化共享时，由于彼此标准不一，而带来极大的困扰。系统化法律法规的缺乏，为档案数字化建设的整体推进制造了很多障碍，也造成了大量人力物力财力的浪费。

（3）软件和硬件的匹配和兼容性不佳。现代科技发展速度很快，计算机界更新换代更是日新月异。过快的更新换代，也导致计算机软件和硬件的匹配性和兼容性问题常常出现，新的操作系统与原本的档案系统无法兼容等问题也给人事档案管理工作带来了诸多困难。因此，在人事档案数字化建设过程中，要注意系统的可扩充性和延展性。

（4）数字化信息的安全性。一方面，计算机病毒和不法黑客时刻对档案资料形成威胁;另一方面，档案管理人员对于数字化信息缺乏足够的安全意识和保密意识。数字化信息由于其信息量庞大，因此，一旦泄露，将面临难以挽回的损失。

三、关于人事档案数字化建设的几点思考

（1）提升人事档案管理队伍素质。通过上述分析可知，人事档案数字化建设与专业人才缺失之间的冲突是推进数字化建设中亟待解决的问题。因而，要想推进数字化建设的进程，则要致力于提升人事档案管理人员的素质，努力培养一批既具备人事档案方面的知识，又有一定的计算机操作能力的高水平人才，以适应人事档案数字化建设在人才队伍方面的需求。

（2）统一人事档案数字化建设的标准。正所谓“无规矩不成方圆”，建立相应的标准与规范是人事档案数字化建设的当务之急。只有拥有一套相对完善的规范，才能为人事档案数字化工作提供统一标准，才能解决各人事部门各自为政的问题，最终实现人事信息资源共享。

（3）选择合适的软件系统。再先进的操作系统，倘若不能与硬件设施相匹配，那么都是子虚乌有。因此，相关人事部门在选择操作软件时，应该首先立足于软硬件相容这一基本要求，再去综合考虑软件系统的难易操作程度、安全指數、性价比等各方面因素。

（4）提高人事档案信息的安全性。提高人事档案信息的安全性是人事档案信息数字化建设所面临的最为棘手的问题。那么，要解决安全性这一问题，就必须从其原因入手。一方面，针对工作人员保密意识不强这一原因，人事档案数字化建设的相关部门要切实做好安全性教育，要把安全性教育作为一项长期工作来认真开展，使人事档案管理人员始终绷紧“安全、保密”这根弦;另一方面，针对计算机病毒较多这一问题，相关管理部门可以自行研发杀毒软件或者购买正版杀毒软件，周期性地对人事档案管理系统进行检查，以确保人事档案信息不被病毒所侵入。

四、结语

综上，人事档案数字化建设成为必然，高校应当认识到人事档案数字化建设的重要性。现阶段，传统的人事档案管理方式已经不符合高校发展的需要，如果继续采用传统的人事档案管理方式，就会影响到人事档案的开发利用，不利于人事档案工作的开展。因此，人事档案数字化建设迫在眉睫。而要想实现人事档案数字化发展，就必须加大投入，提高人事档案管理人员数字化操作水平，结合当前人事档案工作，构建统一的人事档案管理信息系统，从而不断提高人事档案管理水平。

参考文献：

[1]徐昕.简析人事档案信息数字化管理面临的问题与对策[J].工程技术：全文版，2016（11）：71.

[2]彭碧珍.浅谈人事档案数字化建设的几点思考[J].科技与创新，2017（3）：76-77.

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