102527 （技巧）公文写作讲稿：按PPT思维来写公文

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公文写作讲稿：按PPT思维来写公文

我最近开始学做PPT，平时也看一些领导干部用PPT汇报工作。我个人的体会是，一个优秀的PPT都有以下几个特点：1、冲击力强。每张PPT都有很大的信息量。2、重点突出。重要的内容多放，一般或次要内容少放，或不放，不搞平均主义。3、逻辑性强。按事物性质、大小顺序排列，把最重要的放在最前面。4、文字简洁。每张PPT用词都很吝啬。5、色调鲜明。根据汇报者或观看者的习惯爱好来采用底色调。

我个人认为，这几条对写好公文也有借鉴意义。我建议写公文的同志可以运用PPT思维，以做或看PPT的视角，来写公文。具体要把握以下几条：

一、内容要有信息量

前些日子，我叫同事做一个上课用的PPT。我把讲稿写好，交给他。他看了我的讲稿后，给我打电话，告诉我，有些地方写得太虚了、太空了，他无法摘录精彩的话语做到PPT里，感觉这些文字可有可无。我看了稿子，重新写了一些有新意的观点和事例。最后做成的PPT，他满意，我自己也比较满意，感到画面有感染力、冲击力，听众反响也好。

这个事情告诉我，无论写什么公文，都要有观点，有新意，有信息量。我看了大家的公文，感到自己学到了很多关于油品贸易交易的知识，那说明大家写的公文是很有信息量的。例《服务系列国家战略，助力自贸区油气全产业链建设高质量发展——浙江国际油气交易中心有限公司建设情况专项汇报》，写了几项亮点工作：“成功推出舟山价格”、“上线产能预售”、“建设保税商品登记系统”、“推动仓单互认互通”等，都写得很具体、很清晰，信息量很大，充分展示了浙油中心实质性推进长三角期现一体化取得的可喜成绩。但是，有些部门的公文材料，我认为在内容的充实上、在信息量的提供上，还是可以再下些功夫的。

一篇公文最怕没有冲击灵魂的创新观点，只是一些大家都知道的废话、假话、违心的话；最怕没有具体的内容，只是一些老生常谈的空话、虚话、套话；最怕没有让人眼睛一亮、有所启发的信息量，只是一些不着边际的定性话、应付话、上面话。

如何避免公文写不深、写不透、信息量少的问题？

一是这项工作确实要真正抓过。我们常说这个单位的材料写得好，那是因为工作做得好。做比写更加重要。但这不是我们今天讨论的问题。

二是对做过的工作要烂熟于心。只有做过的事，才是具体的事。只有了解的事，下笔才能有如神助。一个写公文的人，不了解本单位的工作，没有参与过具体的工作，要他写好公文，那就是巧妇难为无米之炊。所以对写公文的人，单位要给他了解工作情况的机会，自己要主动去了解本单位的工作。怎么了解呢？不是每项工作都非得亲自去做，你积极地收集相关业务处室的材料，也能了解工作情况。

三要掌握一定的写作技巧。我个人的做法是，着重围绕三个什么展开。1、是什么？要简要写出做这项工作的意义。2、做什么？要具体写出这项工作需要做哪些事。3、怎么做？要具体写出做好这项工作的办法、措施、政策、方法。不能只有简单的、干巴巴的几条文字。有些同志为什么写工作任务的时候，感到写不具体、写不深入，根本的原因还是对做好这项工作的办法、措施、政策、方法不了解。

二、当写的多写，不当写的不写

做PPT的时候，一般重要内容会多用几张加以说明，一般的内容就会用一张，或不用，只是领导口头展开时带一下。这就叫做突出重点，兼顾一般。

公文的篇幅是有限的。如果面面俱到，胡子眉毛一把抓，或者重点不突出，捡了芝麻丢了西瓜，那就不是一篇好公文。大家写的公文大多数都是抓住了重点。例：《浙江国际油气交易中心有限公司关于产能预售交易模式上线运行总结及后期推广方案的报告》，对产能预售交易模式、模式当前发展情况、存在的痛点难点、下步的推广计划，写得都很到位，特别是对什么是产能预售、痛点难点的分析和下步的推广计划，写得非常具体，让我这个门外汉看了大家的材料，也一清二楚。

我在工作中经常接触一些部门的汇报、总结、报告等公文材料，往往是这个部门的主要工作、亮点工作、特色工作，没有具体写、展开写，反而是本单位的内部建设、学习、工会、课题研究等内容与主要工作的篇幅一样多，这样的公文就不是一个好的公文。

在公文写作过程中，如何处理多写与少写的关系？

1、什么样的内容应当多写？一是重点工作、主要做法、具体对策措施，要多写。二是特色工作、亮点工作、创新工作，要多写。三是上级领导感兴趣的内容要多写。四是难以一下子表达清楚的事项和问题，要多写。比如浙油中心推出了“产能预售交易模式”，这是一个创新的交易模式，上级领导不一定熟悉，那你在汇报稿中就要写得比较具体，让领导一听就能明白。

2、什么样的内容应当少写？一是一般化的工作，要少写。比如写总结的时候，你单位的一些常规性工作如工会工作、内部建设、课题调研等就可以少写，不要写得与主要业务工作的篇幅一样长。二是没有信息量的表态性话语、过渡性话语，要少写。三是工作还没突破的做法、思考还没成熟的思路对策，要少写。

3、多写，不是搞单打一。多写，不是没有控制，多写不能影响其他内容。多写，也要兼顾面上的工作。

4、少写，不等于不写。有些内容比如党的建设、内部建设、队伍建设，必不可少，可以少写，但不能不写。

三、不派流水帐

一个PPT，如果不归纳、不概括、不提炼，就会变成流水帐，比较平，没有冲击力。我曾参与、讨论过一个重要的PPT制作。领导看了初稿不满意。原因是PPT制作者，把所有的工作一股脑儿排下来，对文字材料没有概括、归纳、取舍。

同样的道理，写公文最怕的就是不归纳、不概括、不提炼。会不会概括、归纳是衡量一个同志能不能写好公文的重要标志。善于概括、归纳，公文才会有高度、才会有深度、才能有高质量。应当说，浙油中心的公文大多数都是归纳概括到位的。例：你们董事长的《2021年度抓党建工作述职报告》，202年主要工作开展情况，概括归纳了五条，分别是：政治统领把方向，提升服务重大战略思想力，思想引领管大局，提升全员攻坚克难组织力，人才强企促落实，提升专业人才队伍竞争力，以人为本强文化，提升团结奋进创业凝聚力，从严治党保清廉，提升廉洁风险防范免疫力，我看概括、归纳得非常精准到位。

现在一些单位写公文的比较多的是年轻人。年轻人的公文有不少让年纪大的人意想不到的创新之处，但有时存在“写到那里算到那里的”问题，不讲究形式逻辑，有的人受网络写作的影响，碎片化现象比较突出。这里我提出以下几条建议，供大家参考：

一是不要只罗列事实。公文材料十分需要提炼归纳。你写的公文不能只罗列你所做过的工作。这就好像请人吃饭，不能只在桌上摆一些肉类、鱼类，不加工就叫人上桌吃饭，你得加工弄熟。例：一个单位要向上级单位上报某项目推进情况的报告。写报告的同志就写了这个项目是什么时候批准的，领导开了几次会，是什么时候开的，是什么时候开工的，现在取得了什么成绩，上级领导是什么时候批示肯定的，等等，这就是派了一笔流水帐。从报告的写法来说，先要写项目取得的成绩，上级肯定的批示，然后要写具体是怎么做好这个项目的，包括是怎么加强领导、怎么组织的。再例：某个单位写某项工作的支持保障措施，写了建立专项工作小组，把组长、副组长、组员的具体名字、分工都细列，这就是没有概括归纳，不用这么具体，文字可以归纳一下，写已成立专项工作小组，落实了工作职责，就可以了。

二是概括归纳要一致。有些同志在写公文的时候大的方面，他他会归纳理出几条，但细节之处，概括归纳不统一、不集中、不一致。例，要概括开展某项工作的意义，共写三条。但每条意义，写着写着，内容与二级标题就开始对不起来。再例：某个单位写的工作汇报，写了成绩部分以后，例举了上级领导的肯定批示，但写着写着下面的内容就变成了如何把领导的批示精神落实好。

三是不开中药铺。一些同志为了强调逻辑性，喜欢用一二三四。一节短短的文字，四句话就可以说明问题，非得用一是XX，二是XX，三是XX，四是XX。。。。。。这样的并列写法，不分重点与非重点，平均用力，影响了对重点工作的具体表达。一般来说，在二级标题下面的内容可用一二三四的数字，以示逻辑性。但在三级标题下面的内容就不要再用一二三四的数字。否则通篇看上去都是数字，用毛主席的话说，就是开中药铺，是党八股。

四、结构按逻辑、按大小顺序排列

PPT结构的前后排列是有规律的。一般来说要按事物的性质、按内容的大小来排序。写公文也是同样。

大家都知道幼儿园有一堂课，就是认识事物的形状，然后按事物性质、大小顺序排列，这主要是培养小朋友的逻辑思维能力。排对的小朋友，老师就会给他打个红五星。有的小朋友分不清苹果和嘎啦，会把嘎啦排在苹果里面。这样的错误，我们成人在写公文时也会犯。

我们结合浙油中心的工作来互动来排一下几个概念的顺序：

1、与浙油中心紧密相关的国家战略：统筹发展与安全、构建双循环新发展格局、正确认识和把握初级产品供给保障（大宗商品保供稳价）、建设具有国际影响力的大宗商品配置新高地、长三角一体化、浙江自贸试验区建设等等。

2、浙油中心的主要业务概念：线上交易指标、长三角期现一体化油气交易市场建设、服务自贸区建设、浙油中心国际化、党建及内部建设。

3、长三角期现一体化油气交易市场建设的主要概念：保税商品登记系统、浙油仓单挂牌交易、期现一体化油气交易建设向长三角全域延伸等。

上述这些概念，我是根据大家提供的公文材料排列的。以第一组概念为例，如果我们在写浙油中心工作的重要意义的时候，要用到第一组的相关概念，这里的前后顺序，就不能弄错。

再如写浙油中心上半年的工作总结，就要按照线上交易指标、长三角期现一体化油气交易市场建设、服务自贸区建设、浙油中心国际化、党建及内部建设这几块顺序来写，不能把浙油中心国际化作为第一块内容来写，不能把内部建设、内部管理作为第一块来写。要把最重要的写在最前面。

不能犯分不清”苹果和嘎啦“的错误。如果说长三角期现一体化油气交易市场建设，是”苹果“的话，那么保税燃料油加注这块内容就是”嘎啦“，我们在写长三角期现一体化交易市场建设时，不能把保税燃料油加注这块内容放在里面写，而是要分开写。

五、写得干干净净

一个好的PPT，首先必须是逻辑顺畅，条理清晰。

这也是公文写作的最基本要求。我主张我们要把各类公文写得干净，看上去舒舒服服的，不要颠三倒四，不要写得如一团乱麻。我接触到一些单位的公文逻辑上、条理上的问题还是比较多的。

一是内容重复。如某单位的工作总结，第一部分讲的是总结这一年的工作。第二部分，又讲这一年工作计划完成情况。这两部分内容就要整合成一个部分，避免重复、杂乱。

二是顺序不对。按常规的公文写法，意义要放在前面写，下步打算要放在后面写。但有些单位的公文有些没有做到。例：《关于某政策诉求研究情况的汇报说明》，写了三个内容，第一写现在政策及存在的问题。第二写主要政策诉求。第三写重要意义。这第三部分的重要意义，应当放在第一点。不能放在最后。

三是性质不分。不同内容、不同性质的文字混杂在一起，没有分开。如某单位的自控报告，在内控自评发现的主要问题里把问题和整改建议混在一起写。比较干净的写法是：先写发现的主要问题，然后再写整改建议，这样比较符合阅读习惯。

六、讲究语言用词、修辞

PPT的色调很重要，好的底色，会让人眼睛一亮。底色要选大多数人喜欢的，要选与内容相符合的，要选领导喜欢的。

公文的底色是什么，我认为是语言风格，是用词，是适当的修辞。

1、标题要醒目。不能太随便、也不能太做作。无论是一级标题还是二级标题都要简洁明快。公文标题没有做过，特别是总结、汇报、报告材料，就会显得比较随意。标题适当做一下，可以增加材料的鲜明性。二级标题本身就应是一个观点。例：总结上半年情况的稿子，第一部是写上半年工作情况好还是写上半年工作取得较大突破好？我觉得如果工作有突破，肯定是后者更醒目，更吸引人。当然，我们也不能过分强调标题，特别是不要做标题党。

2、用词要精准。规范性的公文，用词要准确，要简洁，要如做PPT选用文字那样，精准、突出、到位，又只有很少几个字。不要自造不规范的词语，不要多用长句、不要用欧化的语句，不要出现语法错误。不要在一个标题里出现两个一样的词。汇报等日常的公文，如果是代领导起草的，要尽量适用领导的语言风格，就如做PPT，领导喜欢蓝色的，你就不要用红色。有的领导喜欢直接了当，有的领导喜欢委婉，那你就得平时多加了解、感悟。要始终记住你的公文材料是领导用的，不是你用的，语言风格不能是你自己的风格，而是要体现出领导的风格，这样领导才会肯定你。

3、适度用修辞。要看不同的公文文种，有些要科学理性，要严谨。有些要讲点文采，要有激情，能打动人。比如交流材料、先进事迹材料，要用一些排比等修辞手法，以增加文章的气势和感染力。 

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