学校文书档案立卷说明
学校文书档案立卷说明 1. 归档文件齐全、完整 各个部门工作中形成的文件材料，能够反映本单位全学年各项工 作的完成情况。
2. 组卷正确 （1）
组卷方法是按［年度——组织机构］组卷。
（2）
组卷以问题为主，同类问题组成一卷，专门问题可组专卷 （如职评工作、调阅工作等）。
（3）
上级来文与本单位形成的文件材料一般应分别组卷。
3. 卷内文件排列清楚 卷内文件应按事情的来龙去脉有次序地排列，保证文件之间有条 理、有联系。排列方法如下：
（1）
重要材料在前面，一般材料在后面。
（2）
按形成的时间顺序排列。
（3）
按问题排列。
（4）
同一问题的文件存本在前.定稿在后；批复在前.请示在 后；主件在前，附件在后；问文在前.复文在后；结论、决定在前， 依据材料在后。
（5）经过多次草稿形成的重要文件・最后定稿在前，其他几稿依 次排列。
4. 拆除针、钉，编写页号 （1）
归档案卷应去掉金属物。
（2）
编页号：左侧装订，编号在正面的右上角，背面的左上角； 上边装订，编号在下边中间；折叠页编在外边；号码不要编在字迹 上。
（3）
如卷内只有一份文件，并已有页码，可不再编号。空白页不 编号。
（4）
立入卷内的便条、有价值的信封等.逐张编号。
5. 卷内目录 卷内目录置于卷首，要求字迹清楚，逐件填写，作者和日期不详 的文件应尽量考证清楚，会议记录要写明会议时间、次数和议题。卷 内目录一式两份，一份置于卷首，一份写成•"全引目录”装订成册。
6. 备考表 卷内需要说明的情况，应填写在备考表上，立卷人、检查人都要 在表上签字，以示负责。
7. 案卷封面（二封）
（1）
案卷封面应用毛笔或钢笔书写，字迹要工整清晰。
（2）
封面上第一空栏填写全宗名称。
（3）
封面上端第二空栏内，填写组织机构（如校长室、党总支、 教学处等）或问题名称。
（4）
封面第三空栏内，填写案卷标题。案卷标题，要能简明确切 地反映案卷内容，一般应由文件的作者、问题、名称三部分组成（如 X X X 中学有关调资问题的统计表）。
（5）
封面第四、第五空栏内，起止时间、案卷内的页数、保管期 限、案卷号均应填写
清楚。
8. 装订 卷内文件有破损的要裱糊；装订线上有文字的要镶边；大于一般 公文纸的要折叠；小于公文纸的要裱糊：字迹已扩散的要复制；把文 件底边和装订所对侧面戳齐（左、下齐）；用棉线三孔装订，线头结 在背后，做到不掉页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。
9. 案卷编号 每本案卷编一个流水号，编在封面右下角卷号栏内。每个卷应统 一编永久、长期、短期三个流水号。流水号中按部门顺序往下排［如 永久卷——党总支（会议记录 2、会议记录 3、会议记录制）校长室 （会议记录 5、会议记录 6）］。
10. 索引：必须有案卷目录、全引目录 案卷目录：能反映全宗共有多少卷，有哪些方面的内容。
全引目录：能反映三个流水案卷内容的全部。
11-学校档案室应负责接收并统一管理本单位形成的全部档案。
由各部门负责立卷，每年按时（教学、教务 11 月底，其余 2 月底）
向学校档案室移交档案及全引目录。档案室于 3 月底之前将上一个学 年度的档案卷收齐并编制案卷目录、全引目录。任何部门不得以任何 借口不向学校档案室归档。如本部门仍需使用.可在学校归档后，再 行借阅。
各部门（如教学处、学生处等）在向学校档案室移交档案时应办 理交接手续，填写案卷、目录一式两份，交接双方签字，一份由本部门 保存，一份存档案室备查。分档案室要向主档案室报送全引目录。
以上也是综合档案室验收合格标准。
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