浅谈电子化时代图书馆的文书资料管理

摘 要： 随着信息化在人们实际生活中的普及，现代图书馆的管理体系也在发生着很大质的变化，从原有传统的文书资料存档管理体系过渡到电子化的数据管理，甚至是新兴的数字化图书馆地建立，这都需要相应的图书管理人员在图书馆管理实践中认真思考。本文就电子化时代图书馆的文书管理现状进行了简要的分析，并且阐释了文书管理在电子化时代中的必要性以及相关执行办法，旨在提升图书馆对文书管理的高效性，更好地适应和结合电子化技术的进步与发展，更好地为读者服务。

关键词：电子化 图书馆 文书资料管理

中图分类号：G251 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2016）03-0028-01

传统的图书馆文书管理体制中，以落后的人工存档和分类为主，不仅浪费大量的人力物力，也形成瓶颈式的管理结构体系，使整个图书馆的管理系统滞后，不能完全满足图书预览者的相应需求。但是，随着近几年数据化时代的到来，信息的流通在不断的发展，原有的许多管理模式都在升级。图书管的相关管理人员开始寻求管理方式上的突破，对图书进行数字化的存档以及建立在线满足读者需求的数字化图书馆。图书馆只有管理形式上进行突破，才能更好地辅助整体图书馆管理结构的重新建构。

一、目前我国图书馆的电子化存档现状

信息化时代下，任何数据和信息都在不断的更新和进步，图书馆的馆藏书籍电子化是新时代下的必然趋势。告别传统的人工模式，节约更多的有效时间对文书资料进行收集和整理归纳。我国现在一部分省市级图书馆已经开始多元化的发展和革新文书资料管理的模式。首先对图书馆内的实体书籍和杂志进行相应的科目分类，并且进行归档，建立相应的图书馆文字资料查询平台，以辅助读者进行相应的资料查询和下载。其次，对图书管内的信息化文书资料进行合理分配，建立健全数字化图书馆[1]。在对图书馆图书和杂志类馆藏分类的同时，充分扩展图书馆的数据馆藏，丰富图书馆的阅读结构，更好地为读者服务。

虽然，大型图书馆的管理工作者在不断的革新整体图书馆文书管理模式，对于小规模化的公益图书馆来说，仍然有一些实际问题亟待解决。图书馆的管理人员应该着重分析如何有效地利用电子信息化对文书管理的助推力量，提升文书管理的实际利用率，才能使文书管理更加便捷高效。

二、图书馆文书管理在电子化时代的诉求

新形势电子化时代下，图书馆的文书管理办法需要结合全方位的管理理念，这其中，法国文书管理办法是值得我们学习和借鉴的。其中尤其是对于社会公文的文书管理体系十分健全，图书馆管理人员将公文根据相应的秩序原则和原则原出处进行相应的存档分类，并通过信息化数据的逐步演变，将文本管理整合成为完整的数字化信息文书管理办法，健全了完整的数字化图书管理结构体系。

我国的经济和信息发展在不断增速，这就需要图书管理人员的管理理念也时刻进行相应的更新[2]。第一，如何增强文书资料的关联性。从心理学的角度分析，人在进行新资料的选取阅读时，会对大量相关资料进行预览，从中选择感官和收益最大的，这就需要图书馆在文书资料分类和存档时集中关注资料关联性的标注，结合电子信息化的时代特性，图书馆可以在编辑过程中进行资料库数据的链接和整理，更好地辅助读者进行阅读和查询。第二，如何保证文书资料的完整性。图书馆对于馆藏文书资料的管理办法中，都能基本上保证资料内容的完整性。这里想说的并不是文本品质的完整，而是文书资料内容上的完整，图书馆应建构合理化的文本资料体系，提供读者全面的阅读领域[3]。图书馆可以试行和外馆的协作联合，横向扩充文本资料的延展性，纵向提升文本的完整高度，将文本资料在电子化信息时代生成完整的资料网络。第三，如何保证文书资料管理的时效性。图书馆的相关管理人员应该对图书馆内文字资料进行及时的更新，结合当下的信息化结构，通过强大的电子平台最优化地保证图书馆的文本资料管理。

三、电子化时代图书馆文书管理的执行办法

现代经济社会，随着信息的发展，人们对于知识的渴求越来越深厚，图书馆要跟上时代变化的步伐，进一步完善文书管理办法，才能不被信息化时代淘汰。首先，将文书资料电子化。这是一项十分耗费心力的工作，许多年代久远的文书资料由于馆藏时间久远，已经逐渐淡出读者的视野，淡化了文书本身的效用。图书馆管理人员应该对这一部分书籍进行电子化的录入，以经典馆藏的书籍分类方式添加到相应的图书借阅平台上，不仅提升图书的使用效率也能最大程度保证文书的资料完整性。其次，将文书管理模式电子化[4]。图书馆的文书无论是书籍还是期刊杂志，多以纸质为主，将其进行电子化的管理分类十分必要。图书馆的文书管理人员要提升相应的专业素质，对现有文书资料情况进行归类和电子化分档[5]。使用相应的罗马数字和英文标示进行不同项目标注，增强资料的使用效率和读者查询效率，更有助于图书馆管理人员的管理工作。最后，建立健全电子图书馆。在数据化形势下，新型图书馆迎运而生，保证读者最优质的阅读体验，使读者不出家门即可进行相应的图书借阅和文书学术使用[6]。在繁忙的都市生活节奏中，这样的数字化图书馆更容易被现代人接受，更加有利于读者进行相关的信息和资料查询。而且，数字化图书馆的建立能最大程度上规避了一些地域因素对于图书借阅带来的问题，能合理化地整合各地方的图书文本资料，扩充了图书馆的隐形馆藏，使文本资料的传播媒介更加快捷和便利。

结束语

电子化时代对于图书馆文本资料管理具有时代指导意义，从根本上改变了原有传统的模式，完整了文书资料的整体性，更加积极地促进了文书资料的利用效率，提升了文数资料的大众接受度。总而言之，电子化时代文书管理模式需要进一步跟上时代的步伐，为广大读者建立健全更为无缝便利的阅读体验以及文书资料的阅读环境，保证文书资料能高效地进行传承和发展。

参考文献

[1] 湛楠.电子化世道、图书馆的稳住资料管理之我见[J].中国科教创新导刊，2013，22（13）：25-26.

[2] 谭全国.论图书馆电子化、智能化、网络化的发展趋势[J].医学情报工作，2013，22（05）：28-29.

[3] 丁秀珍.图书馆电子资源的种类、特性及其优化管理[J].河北科技图苑，2014，9（22）：23-23.

[4] 高翠萍.网络环境下图书馆期刊工作探讨[J].管理观察，2015（44）：26-27. [5] 白苏红.电子化时代图书馆的文书资料管理探究[J].经济时代，2013（15）：35-36.

[6] 孙盛君.图书馆助“学习型学校”建设一臂之力[J].学周刊，2013（17）：32-33.

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