试论旅游档案的管理与利用

摘要：旅游档案是伴随着旅游业兴起、发展而产生的一种特殊的档案资料，是衡量一个地区旅游发展和旅游管理水平的重要依据。随着旅游业的迅速发展，旅游档案也相继大量产生，如何管理和利用好这些旅游档案，对于当前旅游管理和发展具有十分重要的借鉴意义和使用价值。

关键词：旅游档案管理利用

做好旅游档案的管理和利用工作，为科学制定旅游规划、开展旅游活动、进行旅游研究、分析旅游质量提供最基本、最直接、最可靠的参考资料，既是全面反映当前旅游改革发展的迫切需要，也是推动未来旅游事业发展的潜在动力。

一、旅游档案的含义及分类

旅游档案是指在旅游行政管理、旅游建设、旅游经营活动中形成的具有保存价值的文件、图表、声像等门类和载体的各种原始记录。按照业务范围不同，可大致分为六大类：

（一）行政管理类

指当地党委、政府、旅游行政主管部门等制定并实施的的旅游发展文件、政策支撑文件、旅游法规、行政规章、会议文件、领导讲话等方面的资料。

（二）行业管理类

特指在对A级景区、星级饭店和旅行社等行业实行日常管理的过程中产生的系列档案资料，包括A级景区、星级饭店和旅行社等的申报、验收、复核、审批、年检等方面的情况资料以及旅游服务综合满意度调查、旅游市场综合集中整治等方面的资料；

（三）安全执法类

特指在对A级景区、星级饭店和旅行社等行业进行日常安全执法检查的过程中产生的系列档案资料，包括安全生产检查、旅游投诉管理、旅游应急预案制定及演练、整改通知书、行政处罚决定书等相关的文字和声像资料；

（四）市场营销类

特指在对旅游资源、旅游景区、景点等进行宣传推介活动过程中产生的系列档案资料，包括景区、景点宣传手册、旅游节会活动、旅游宣传推介活动、旅游线路、旅游宣传推介计划、总结、旅游商品的研发、宣传、推广等方面的资料；

（五）项目建设类

特指在围绕完善旅游功能而兴建、改扩建的项目相关的系列档案资料，包括项目内容、选址、规划、立项、投资、招投标、审批等与项目建设相关的资料。

（六）旅游统计类

特指旅游管理部门、A级景区、星级星际饭店、旅行社、旅投公司等旅游接待及人次、旅游投入、旅游消费、旅游资源调查、旅游建设等工作中形成的统计报表及分析材料等。

二、旅游档案的特点分析

（一）开放性。首先，旅游档案是记录一个地区旅游发展变革的轨迹，总体反映一个地区旅游发展的进程和成果，可以对外开放；其次，旅游就是为了让游客感受不同地区的历史文化、民俗风情，无论从管理、安全执法、市场营销还是项目建设和旅游商品等方面，都实实在在地呈现在游客面前，相当于旅游档案的立体再现。

（二）综合性。旅游档案包括“吃、住、行、游、购、娱、商、养、学”等多个方面，范围广，种类多，为了让游客充分了解这些方面的信息，旅游档案的价值在此刻就显得尤为重要。旅游档案能为游客更全面、更系统、更直观地介绍一个地区的旅游发展情况，因此它具有较强的综合性。

（三）动态性。旅游在不同的时间、不同的历史背景下所发展的重点和方向各有所侧重，在旅游资源的发现与推广过程中，又会经历一个漫长的考察与发现保护过程，因此不同时间段的游客接受到旅游信息就会有所不同。

三、旅游档案的收集与管理

从目前的现状来看，旅游档案管理还普遍存在混乱无序、档案管理人员不稳定，专业知识少，旅游档案的开发利用范围窄、利用率低，旅游档案知识产权的保护处于盲目阶段等问题，如何加强旅游档案的收集与管理是当前旅游档案管理需要解决的首要问题。

（一）强化档案意识，树立旅游档案观念。正确认识旅游档案管理工作的重要性，旅游档案是一种旅游信息资源，但因为旅游业起步晚，旅游档案管理方法和收集范围还比较有限，旅游档案意识还比较薄弱。为确保旅游档案收集齐全、规范，涉旅单位和人员要进一步强化旅游档案意识，牢固树立抓好旅游档案工作是目前乃至今后旅游工作的重点任务，主动做好生产过程中的旅游档案资料收集、整理、归档工作。

（二）健全组织机构，全面收集各类档案资料。旅游档案涉及的单位多、范围广，单靠一个科室、一个人根本无法及时、有效、完整地收集到各个方面的旅游档案资料，还需要多方的努力和配合。旅游系统内应单独成立旅游档案管理机构，由旅游行政部门分管领导为组长，具体档案管理人员为副组长，各业务科室负责人为成员组成，各业务科室负责做好职责范围内的档案资料的收集、整理工作，并核实归档资料的真实性和完整性。具体旅游档案管理人员强与各业务科室的沟通联系，确定收集范围、归档时间，并及时对各业务科室上报的旅游档案资料予以汇总、造册、归档。

（三）强化保障措施，加强旅游档案管理。完善归档、借阅、销毁等相关的旅游档案管理制度，对照旅游档案收集管理的规范和要求，对相关资料进行自查和逐项审核，及时完善和修正相关资料。加大旅游档案管理人员培训力度，着力提升管理水平和服务能力。运用信息化手段做好旅游档案的数字化工作，做好纸质檔案、电子档案双保险。建设旅游档案管理专用库房，并定期对纸质旅游档案进行防虫、防潮、防霉处理。

四、旅游档案的开发与利用

（一）健全旅游档案资源体系。着眼于满足旅游档案多元化的开发和利用需求，不断充实和丰富旅游档案内容，拓展旅游档案服务功能，对旅游生产经营活动中产生的系列资料进行系统地整理、归档、编目及管理，充分挖掘出旅游档案的资源效益、社会文化效益和经济文化价值，既重视为党政机关和党政领导服务，又能为基层群众和市场主体服务。

（二）加强旅游档案横向联系。由于旅游资源分布广且形式、内容多样，加强旅游行政部门、经营部门、经营项目、地区之间的横向联系，可以发挥各地区、部门旅游档案的优势，实现旅游资源的优化整合，扩大旅游档案信息资源的服务范围，进一步完善旅游档案服务功能，大力推进旅游档案事业发展。可以在旅游系统内部建立一个旅游档案协作中心或旅游档案信息资源网络，加强各部门、地区的协作，提高旅游档案管理水平，实现旅游档案的综合性开发利用。

（三）实现旅游档案管理数字化。为了提高旅游档案的利用效率，确保使用者能快速、准确地查阅和使用相关资料，实现旅游档案的数字化十分必要。鼓励有条件的单位、企业建立旅游档案信息资源开发中心和网络资源中心，并选派高素质的领导班子成员分管负责，切实加强对旅游档案信息资源开发利用的组织领导。同时，旅游档案管理人员在编制目录、索引等传统检索工具的同时，还要围绕旅游行业管理工作及重点任务，分析利用者的档案需求嘻嘻，积极探索利用的途径，编制出大量适合旅游行业发展的档案编研资料，以不断满足使用者对旅游档案利用的客观需求。

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