浅谈医院档案管理的体会

(包头医学院第二附属医院 档案室，内蒙古 包头 014030)
摘 要：针对医院发展的新特点、新情况、新任务，分析 了医院档案管理中存在的问题，指出医院的档案管理工作应寻找新的途径，以适应医院的发 展，自觉地服务于医院的医疗、教学、科研工作，切实增强档案管理工作的创新意识，提高 创新能力，进而推动医院档案工作的开展。
关键词：医院；档案管理；体会
中图分类号：G275  文献标识码：A  文章编号：1007—6921(2009)04—0152—01

档案记载了一个单位历史发展的过程，它从不同的角度全面客观的反映各个不同历史时期、 不同背景条件下的重大事件、重要人物、重要工作等，是历史的见证。医疗卫生事业是国民 经济的一部分，受国民经济发展的制约。改革开放促进了国民经济的不断发展，同样使作为 服务窗口的医院不断受到冲击，它给医院建设带来了新的生机，赋予了新的内容，而作为医 院管理重要组成部分的档案工作也面临着新的考验。在改革开放的新形势下，医院的档案工 作如何面对医院发展的新特点、新情况、新任务，寻找新途径适应医院发展的需要，自觉地 服务于医院的医疗、教学、科研工作，是我们档案工作者目前急需解决的新问题。下面就医 院档案管理谈一下体会。
1 医院档案管理中存在的问题
1.1 档案管理意识淡薄医院的中心工作是医疗，在医院管理中重

视医疗工作轻视档案管理工作的现状较为普遍。医院中仍有许多领导同志认识不到档案工作 的重要性，认为档案管理工作可有可无。
1.2 档案管理制度不健全，检查督促考核不落实

在医院管理中，一般 都按照卫生管理部门要 求制定了适用于本院的、较为健全的管理制度和各级各类人员工作职责，而涉及档案管理的 制度、职责较少，没有相关的制度和检查考核措施。在医院目标管理考核方案中，一般也没 有将档案管理纳入目标考核。
1.3 档案专业人员素质参差不齐

目前我国档案专业人员队伍在专业素质、理论水平、文化 程度等方面参差不齐。表现为档案专业出身人员较少，专业知识老化，知识面较窄，现代科 学知识贫乏，外语水平不高，高层次的档案专业人才较少，这些情况已不适应新形势下的档 案事业发展。
1.4 对医院档案内容界定不清，管理范围不明

档案的范围已由当初的 文书档案、会计档案 、声像档案、科研档案、基建档案、设备档案、病历档案、人事档案等发展到今天的养老保 险档案、住房公积金档案、实物档案、计算机磁盘档案、计算机数据档案等等。由于对纳入 档案管理的内容没有明确的要求，各医院根据自己的理解和实践在进行管理，使许多应该纳 入管理的档案没有纳入管理。
1.5 未将档案管理与医疗业务建设同步规划、同步发展

在医院近期和 远期规划中，一般对 医院规模、医疗设备、技术水平、人员结构等都作了比较详尽的规则。而对档案管理、档案 设备投入等考虑较少，造成档案管理水平不能与医疗业务同步发展，档案管理水平滞后。随 着科学技术的进步，计算机及网络技术在医院管理中的广泛运用，医院管理手段不断进步。 而运用计算机网络技术管理档案的少，基本还停留在手工收集、检索，信息量小，不利于档 案的收集、利用和开发。
2 转变观念，提高档案管理人员素质

首先，档案管理人员要解放思想，改变过去“等、靠、要”的传统工作模式，打破过去看堆 守摊、重管轻用的陈旧管理方式。由封闭式管理向开放式管理转变，由被动管理向主动管理 转变，把档案工作同医院的社会效益和经济效益联系起来，在主动服务、跟踪服务和开发利 用上狠下工夫，适应外部环境和内部变革的需要。只有档案管理人员的思想素质跟上时代的 节拍，开拓进取，才能保证档案工作在医院改革中发挥应有的作用。其次，档案管理人员在 日常工作中要刻苦学习专业知识，苦练基本功，掌握现代化管理技术才能适应档案管理现代 化的要求。重视人才培养，提高人员素质。档案管理人员素质直接影响档案管理水平。要将 档案人员培养纳入医院人才培养计划，通过专业培训、知识更新、进修学习等，提高业务水 平，建立档案管理人才梯队，适应档案业务发展，推动档案管理水平的提高。
3 坚持抓基础设施建设

医院领导要十分重视档案工作，将“强化基础设施建设，改善档案办公及保管条件”作为档 案管理工作的重点，并纳入医院发展规划。加大投入，添置空调、密集架、复印机、扫描仪 等必要设备，配备和完善档案室基础设备，建设标准化的档案库房。做到了人员到位、设备 到位、资金到位。在文书、会计、基建、设备、声像和科研等各种档案管理上全面采用电脑 管理，编制各种门类档案的分类大纲，采用专业软件，对各种档案进行分类、组卷和编目、 编号，极大提高工作效率，方便档案的管理和利用。进一步落实库房“八防”措施，改善办 公及保管保护条件，提高档案部门各项功能，更加有效地为医院发展提供服务。
4 重视档案信息的开发利用

由于电子计算机和网络技术等各种现代通信手段在医院开始广泛运用，随之产生了大量的电 子文件。虽然电子档案管理目前还处在摸索和起步阶段，但医院档案工作应当走在时代的前 列，应以电子档案为新的起点，夯实医院档案工作的基础，切实认清电子文件与纸质文件等 载体的异同，充分考虑环境、设备、技术、人员及电子文件的特点等综合条件，来制定技术 方案，确定管理模式，并采取有效措施，实现电子文件归档与纸质文件制发同步。

档案工作人员要充分挖掘档案中潜在的内容信息，适时把相关的信息转化成编研成果，直接 为医院的中心工作任务服务。①要把编研工作列入医院工作计划，不仅要落实档案信息 开发的专题汇编数据，还要检查编研成果的利用情况和利用效果，作为考核档案管理水平、 开发利用成效的主要依据。②医院的分管领导要重视和支持本部门档案编研工作，把编 研工作摆在重要位置，作为单位的一项工作抓好，真正落到实处，确实克服编研工作只是档 案人员个人行为的倾向。③医院档案室在制订年度工作计划时，必须结合医院的发展规 划及当前的工作重点，全面衡量、多方论证、认真筛选，制定一个科学的、行之有效的档案 编研、信息开发计划及各时期的编研规划。④利用电子计算机管理档案信息的收集、传 递、开发利用的主要功能。将档案工作内容按文书、科研、基建、仪器设备、声像、会计等 分门别类地输入计算机，使其真正达到检索快捷、方便、高效。这样既节约了人力资源，也 避免了人工检索出现的失误。
5 结束语

总之，在现代社会信息化快节奏的今天，对档案管理的要求越来越高，为适应发展迅速的形 势，应切实提高档案管理水平。概括起来，领导重视是档案管理工作的关键；硬件建设是档 案管理工作的基础；人才建设是档案管理工作的保证；制度建设是档案管理的根本；开发利 用是档案管理工作的目的。为使医院档案管理工作能更好地为医疗卫生改革和医院事业发展 服务，必须重视医院档案管理人员的培养，力争实现医院档案管理规范化、标准化、科学化 、现代化。
［参考文献］
［1］ 章文，田小琼.浅谈医院档案管理的思路［J］.医学信息，2008，21(6)：854. 
［2］ 范则圣.试论医院档案管理［J］.实用全科医学，2007，5(3).
［3］ 梁怡.做好医院档案管理工作的体会［J］.现代医院，2007，7(4)：146.

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