档案法颁布20周年征文-依法治档推进档案信息化建设

   今年是《中华人民共和国档案法》颁布20周年，从新中国建立到现在，经过多年的发展，档案工作迸发了新的活力。从过去单纯的文件收发整理到在档案法框架内依法行政、主动拓展服务，并引入了信息化管理，档案工作越来越被人们所重视，其作用也愈加明显。

一、档案工作的新发展

档案工作包含了档案事业管理和档案资源管理两个职能不同而又密切联系的两个方面。随着政府和社会各界对档案事业的重视以及现代信息技术的发展，档案事业管理和档案资源管理都发生了令人瞩目的变化。

档案事业管理包括档案管理以及档案科研、教育、宣传、法制、外事等工作，需要对档案事业的方方面面进行统筹规划、组织协调、业务指导和执法监督。如今，各级政府的档案行政管理部门，积极调动各档案专、兼职人员，开展包括讲座、研讨会、培训班等各种形式的活动，提高档案工作人员的业务素质，并通过社会宣传，提高社会各界人士的档案意识及档案的法制意识，促进了档案事业的长足发展，让其在社会运行中发挥越来越大的作用。

档案资源管理是对各种形态的档案进行具体的技术性管理，分为档案实体管理和档案信息管理。档案实体管理即是档案人员接触最多的也是档案工作最基础的收集（归档）、整理、鉴定、保管、统计、调卷提供查阅等。档案信息管理是指对档案内容信息进行分析、检索、编研、编目、数字化储存、上网、提供信息查阅和咨询服务。目前的档案实体发生了明显的变化，从最初简单的纸质文件的处理发展到纸质文件和电子文件并重，电子文件又分为文本文件、图像、图形、影像、声音文件和超媒体文件等，丰富了档案实体。同时，采用了现代信息管理技术，借助计算机硬件以及各种档案软件，大大方便了档案人员的档案工作，并且为档案的信息管理变革提供了基础。在加强档案信息管理的同时，推动了档案的实体管理，检验档案管理的各个环节，如档案的整理立卷、编目、鉴定等，加强了档案实体管理和信息管理的联系和互动。

目前，全国许多单位推行了档案信息化建设，在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。它使档案管理模式发生转变，从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为中心，从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化和社会化。

二、档案工作的新要求

社会对信息的需求逐渐向多元化发展，需要的信息范围更广泛，更系统，及时且有针对性。面对这样的要求，在档案信息化建设的过程中，档案工作人员的工作理念、档案部门的职能地位等方面也要紧随社会发展的要求而变化。

首先，档案人员需要改变传统的工作理念，从过去疲于对各种文件催收的被动工作中解脱出来，不能满足于把文件归档好这个阶段，要逐渐具备信息意识、参与意识、效益意识、服务意识和竞争意识。

其次，加强档案信息化的基本建设。《档案法实施办法》中规定“根据需要和可能配备适应档案现代化管理需要的技术设备”。档案部门在档案保管中需要采用先进的技术和手段来取代落后的管理技术和手段，以满足社会各方面建设对档案工作的要求。档案信息化的基础设施建设主要包括三个方面：网络环境建设（内网、政务网、外网）、硬件基础设施建设（网络设备、服务器、存储设备、安全设备等）和系统软件建设。

再次，为保障档案信息化建设的健康发展，要从管理性、业务性和技术性三个方面进行档案信息化的标准规范建设。认真学习并严格按照国家档案行政管理部门统一制定的电子文档管理规则，对电子文档进行规范性的处理。

最后，建设适应档案信息化发展的复合型人才队伍。档案工作应当打破专业的限制，合理运用哲学、社会学、统计学、计算机科学等方面的知识，加强档案工作的自身建设，所以今后要以档案专业人才、计算机专业人才为基础，将统计等人才纳入档案工作队伍中来，为档案事业的长足发展注入新鲜血液。对已有的档案工作人员要为其培训创造良好的条件，定期举办培训班对档案管理人员进行专业培训，改善档案人员的知识结构和学历结构，提高其综合业务能力。

另外，还要注意信息化建设中电子文件归档及管理的安全和法律问题，在完善的法律法规保障下，依法治档，解决档案信息化中遇到的新问题。

三、档案的信息利用和开发

1、档案信息的利用

根据《档案法》规定，中国人民共和国公民和组织持有合法证明可以对已开放的档案进行利用。这里的利用即是对已开放的档案进行查阅、复制和摘抄。

在档案信息利用时，要注意尊重公民的隐私权和保证涉及不能公开的文件不得泄漏。像在日常的工作中，会碰到有毕业多年的学生来查其失去联系的其他校友的家庭联系方式等情况，作为档案工作人员应当尊重当事人的隐私权。

信息化建设可以让使用者通过互联网对所感兴趣的内容进行查询，可以不受时间地点的限制，节约了利用者的时间和精力，减少了不必要的麻烦，大大方便了信息的查阅，促进档案的利用。

2、档案信息的开发

根据国家《保密法》、《档案法》规定，结合工作实际情况，可以对除了涉及国家、学校秘密的，或涉及个人隐私、未经鉴定、不宜开放以外的档案进行开发和利用。要进行档案信息资源的开发，首先需采集有用的信息进行储存，对信息内容编辑加工，建立数据库，然后以数据库为基础，可以按照人物、专题、时间、重大事件等进行编研，为学校、企业等中心工作服务，如对地方名人档案进行开发，对为社会或学科等方面有过杰出贡献的人著书立传，在高校档案工作中，也可以以学校校庆等重大事件为契机，围绕校庆，从学校历史、教师风貌等方面进行档案信息的整理编辑，既可以编辑校庆书目，进行专题展览，也可以在网上发布编研成果，让更多的人可以了解档案成果。档案编研是体现档案部门综合实力和水平的一个重要方面，也是扩大档案部门影响的一个重要途径。档案的开发利用促进了档案馆内部互动和馆内外互动。以丰富的馆藏为基础，已开发利用为目的，形成馆内的馆藏和利用互动，馆藏促进利用，利用完善馆藏；将档案的开发利用放在社会管理系统中去研究，综合各种因素进行分析，使档案利用工作适应社会需要，这样以馆内服务馆外，馆外的社会各界可以促进馆内档案工作的发展。如南京大学档案馆利用自身资源，成功举办了“南京大学‘两弹一星’功臣校友纪念展”、“纪念520运动六十周年”等展览活动，引起了校内校外广泛关注，校内领导和校外企业政府机关投入了大量的资金，有效地促进了档案工作的发展，形成了良性循环。

     对形成的档案信息进行统计汇总，并且利用数据挖掘技术对档案馆藏、利用方面的数据进行分析探索，来辅助档案的日常工作，促进其发展。

在档案信息化建设的过程，档案工作人员应当继续深入地宣传、贯彻、执行《档案法》及其实施办法，它是我们做好档案工作搞好档案信息化的重要保障和法律依据，档案工作人员也应当运用法律予以我们的武器，自觉维护自己的合法权益，争取各方面的经费人员的支持，使档案信息化工作步入法制化。

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